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如何写进度报告

当你的上司要求你写一份进度报告,你可能觉得很痛苦。进度报告也许看起来像是渺小的工作,但在跟你的主管和其他职员沟通项目细节时却很有帮助。提供这个信息能让你的上司在协助项目人员配置、预算需要、支持和指导上提供帮助。

步骤

1:研究你在进度报告中需要覆盖的业务方面。这包括正在进行的项目的所有详情;你会需要从里到外了解,这样你才能呈现给你的主管看。如果需要,从下属、同事、承包商和分包商那儿收集报告。

2:组成你的目的陈述。这应该包括项目的简短描述。你不需要写地太过罗嗦,因为你的主管应该对于你正在进行的项目有所了解,他们可能没有很多时间来阅读整份进度报告。在这个开头陈述上,解释你为什么在这个时候写进度报告。

3:在报告主体中解释有什么工作已经完成了。你在这里可以更详细点,这样你的上司能够在其它需要的方面用到这个信息。归纳出这些任务是怎样的,这样能帮助达成最终目标,解释哪个阶段有哪些任务。论述你是如何利用预算,具体说明什么地方需要预算,什么地方不需要。

4:考虑你在进行这个项目时碰到的问题。这可以包括人员、时间局限、瓶颈问题以及法律事项。列出这些,也写出你如何纠正问题或者打算如何纠正问题。如果你在某些事情上需要帮助,就在这里说明。

5:写下仍在进行中的活动。提供这些活动的预计完成时间,概括出你预料的潜在问题。在报告中注明你是否相信项目会按期完成。

6:创建一个电子表格,详细写明你已经完成了项目的哪些部分,以及你仍然在进行的部分。尽可能给出详情;包括日期和实际的及预计成本。既然你的上司可能不会有很多时间阅读进度报告,提供一个表格来总结可能会有帮助。这是可选的,但如果你的上司时间有限或者他更愿意看到图标的表示,而不是文字,那么就太有帮助了。

7:总结你的进度报告。这一部分要短而简洁,只写出必要的细节,也就是关于你已经完成的以及仍然在进行的。快速回顾所有问题或你对于项目的忧虑,写出你对解决问题的建议。

小提示

尝试评断你的主管的风格。她可能对某种报告的类型更偏爱。有些可能想要看到更到列表和分项信息;有些会喜欢越简短越好。而有些则可能喜欢尽可能多的信息,不管需要多少页来写完。

在进度总结部分要明确,但尽量不要太过罗嗦。

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