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如何提升工作效率不瞎忙?

如何安排自己一天的工作,这是一个看上去很简单但又很难回答的问题。我们每天忙忙碌碌,可当到了季度总结的时候会惊讶的发现似乎什么也没完成,这事儿很恐怖。特别对于刚刚工作1、2年的同学们,这个阶段的每一天每一季度都很重要

如何能够让自己不再「瞎忙」呢?这两年在自己团队中不断「尝试并调整」着一套方法,很多同学也确实由此得到了帮助,今天也来和大家分享一下。

在今天要聊到的这套方法中将涉及到到一套基本原则和两款应用,Omnifocus和Calendar 5。

基本原则:

确认一年或半年目标;

确保每件事可执行;

合理预估资源;

接下来我会沿着这个基本原则结合工具来展开讲解。

确认一年或半年目标

很多公司都有KPI,目的是指明工作方向并衔接大家的业务。很多同学一开始就将公司的KPI当做了自己的目标,这样是不对的。比如A同学的KPI是提升注册用户数和日活跃度;这显然不是A同学自己的个人目标。我们更需要的是利于自身职业规划的目标。

还是以A同学为例,季度考核中建议提升在项目评审中的表述能力和业务的全局了解。所以在新的季度中,我给他增加了表述能力和业务理解两个目标,同时我给他推荐了Omnifocus(下文中Omnifocus将简称为OF)。

在OF中常用到项目和上下文这两个重要概念。很多人会把上下文当关键词使用,而在日常使用中我觉得关键词的使用几率并不大。所以我更愿意将它作为个人目标的设定与管理。

我让A同学在自己的OF中将「业务理解」和「表述能力」作为自己半年目标设定在上下文中。在日常的事务中,涉及到这两点的事件加上相应的上下文。好处有两个:

当你发现今天有一件事情它会影响到自己「表述能力」的提升,应该花更多的精力将这一点做好;

有一个地方可以全局掌控,有多少事情会影响今年在这两点上的提升。

在新建事件的时候,你可以在事件的上下文中加上自己对应的目标,提醒自己需要多一些投入。

确保每件事情可执行

我观察了团队几位同学的工作计划和周报,发现他们在制定每个事件的时候会写得比较模糊。比如下面这样:

iOS 8设计规范梳理

大家最终的问题基本上都是延期、 方案缺损。原因在于上面这些是一系列事件,而没有拆分到最小可执行事件。想要确保一个需求得以完整有效的完成,事件必须拆分到最小。

OF有一个好处就是支持事件级别的无限扩展。所以我们在这个需求中将「iOS 8文档阅读」和「产出PPT」进行了展开细化。而书写PPT结构、找配图、书写重点等等事件才是在以天为单位的时间中的可执行项。

合理预估资源

每天有多少资源可以用工作,这是一定要搞清楚的事情。

我们按照一天8个小时的工作时间计算,去掉2个小时各项目沟通讨论,1个小时电话、吃东西、休息。一天有效的工作时间其实只有5个小时。

很多人预估时间按照一天8小时来计算,于是每天的工作无法完成,到最后像滚雪球一样越积越多。所以想要真正做到今日事今日毕,合理的预估资源安排工作非常重要。先花一周估算出每天的有效工作时间和日常事务所需的时间再来慢慢调整每天的工作安排。

工作安排上,有一个非常重要的流程就是「安排-检查-调整」。

前一天晚上:安排工作,尽量保证第二天可以全部完成。

当天早上:任务查看,确认当天要处理的事件和需要参加的会议。OF的预测功能非常好,在这里你会对每天需要参加的会议和需要处理的事件有整体了解。

当天下午3点:设置日历提醒,离下班还有3小时,看看剩下工作,及时调整。

当天下午6点:OF中查看今日是否全部完成,没有完成的再次调整。

日常工作中将强时效性事件归入日历,弱时效性的归入OF。

在手机上用Calendar 5管理自己的可支配时间。在这里可以快速明确自己这一天有哪些时间是空闲的,用于接收会议邀请或自行安排。Calendar 5的添加也非常简单,选择好时间段长按、填写,两步就搞定。

OK,对于日程安排,我的方式就是以上基本原则并借助Omnifocus和Calendar 5来管理。目前为止团队里一些设计师明显提升了自己的工作效率。最关键的是,大家知道每天做的这些事情是为了什么。

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