毕业季一结束，成千上万的学生离开校园，走向职场。你准备好进入职场了吗?晓晓专门为职场新人开了一门必修课，讲了这些你初入职场应该知道的事情。欢迎转发给朋友圈或者发给刚毕业的朋友。
电子邮件是现代工作场所中最常用的办公工具。它突破了时间和空间的限制，可以实现方便的通知和信息交换。但是如何利用它来使交流适当而高效是非常讲究的。今天，晓晓将为你带来这个职场新人必修课的第一课，让它成为你初入职场时的得力助手。
好的邮件应该是什么样子的?
收件人和抄送收件人应选择恰当，主题明确，简明扼要，重点突出，要求明确，签名恰当，附件正确，格式工整美观。
怎么写邮件?
电子邮件由收件人(抄送/秘密送达)+主题+邮件正文+附件+发件人签名组成。
收件人/抄送
职场新人最常犯的错误有:
1.把大量与邮件涉及事项无关的人放入收件人，制造大量垃圾邮件，对大家的工作造成骚扰;
我见过同事只需要开一个涉及跨部门沟通的会议，除了参会人员，还要发给公司所有领导。参与者回复时，选择全部回复，邮箱里一次有十几封邮件;最后领导不知所措，群发邮件给全公司，要求邮件不要发给无关人员。
2.把那些必须回复邮件内容的人放在CC列表里，别人会忽略，对工作有负面影响。
3.在公司内部交流时，公司外部的人会被添加到抄送列表中。
比如在和公司同事沟通项目进展的时候，觉得这个信息要和合伙人同步，就把公司外的人加到了CC列表里。也许你的邮件内容没有问题，但是谁能保证别人回复的内容适合外人知道呢?与外界沟通时，一定要保证信息接口的唯一性，杜绝内部沟通与外部沟通混为一谈的情况。
正确的答案应该是:
收件人和抄送人都是与所涉事项相关的人。收件人选择直接方，即需要知道或回复邮件内容，而抄送人只是让他知道，不需要对方回复，即使邮件被对方忽略，也不会有任何影响。
当邮件内容涉及重要事项，你认为有必要让你的直属上级知道时，可以给你的直属上级发一份。除非有上级领导参与或直接上级授权，否则严禁超派。
主题。
邮件主题通常的格式是:涉及的主要事项+收件人需要做出的回复动作，如“请回复某项目的合作计划”、“请审核某渠道的合作协议”等。
在同一封邮件中，要求主题是单一的，并讨论一个案例。尤其禁止在一封电子邮件中放入几个不相关的东西。
如果邮件中涉及的内容紧急或特别重要，需要收件人优先关注，也可以在主题中用具体形容词进行强调，如“[紧急]某项目付款申请，请回复”、“最新修订的[重要]业务管理规范，请阅读”
最忌讳的:
1)无话题:一封无脑的邮件会让人直接怀疑你的专业性和工作态度。
2)上传附件的文件名默认直接作为邮件主题，没有明确的收件人回复动作要求:这很容易被收件人忽略，可能会因未及时回复而影响工作。
3)话题很多，同一封邮件包含很多不相关的话题。
文字。
正文要求简洁，有逻辑，有重点，要求明确。
写正文的时候，不仅要从自己专业判断的角度提供最重要的信息，还要站在接受者的角度思考。他收到邮件并回复时需要知道哪些信息?你需要在邮件正文里提供他提前做决定时需要知道的背景信息。
邮件正文要采用金字塔结构(强烈推荐《金塔原理》这本书，对你职场公文写作会很有帮助)，即结论第一，下面是对结论的层层讲解，最后需要回复。
所以邮件正文会先说明邮件是关于什么的，收件人需要做出什么回应;然后提供背景信息、情况描述、响应时间要求等。，最后请求响应。
如果收件人需要在这个话题上做出不同的决定，可以在正文中逐一列出，让收件人坐好，快速回复。
对于文本中特别重要并且需要收件人特别注意的信息，可以用粗体或其他颜色和字体进行强调。
文本写作中最常见的问题是:
1.正文中的主要信息缺失，无法为收件人提供决策或回应的参考依据，需要收件人反复沟通了解情况，极大影响工作效率。
2.正文信息丰富，包含大量无关或不相关的信息，没有逻辑和重点，给收件人造成过多信息的负担，影响收件人的快速反应。
我们来看一个例子。这是一封发给公司法律事务部和主管领导的电子邮件，申请批准并盖章合作协议:
女士们先生们:
附件是要和A公司签订的版权合作协议，使用的是之前已经法务审核过的协议模板，对方没有修改。请回复并盖章。
以下是合作内容和份额比例:1。合作内容:甲方提供节目内容运营平台，乙方提供节目内容资源，双方合作向授权平台注册用户提供节目内容。B.乙方授权甲方享有节目内容资源的信息网络传播权，即通过授权平台以无线方式向公众提供节目内容。C.双方共同推进上述业务，分享合作内容的利益。2.分成比例:双方以甲方提供的结算数据报告为结算依据。扣除40%的经营者代理费和坏账后(具体比例以实际结算单为准)，剩余的信息费收入按以下比例分成:甲乙双方按[5]:[5]的比例分摊，即甲方享受[50]%，乙方享受[50]%。
请回复。
谢谢!
关于申请审批的邮件，法务部和领导会关心哪些问题?
1)协议是标准模板还是逐案条款?如果是标准模板，对方修改过吗?2)合作内容是什么，合作方式是什么，比例是多少?
基于收件人的关注，电子邮件正文首先表明本协议使用的是经过法律部门审核的标准化模板，另一方没有对条款进行任何更改。现在需要所有相关人员审批盖章。
这有什么意义?一是法律事务不需要逐一审核条款，可以立即回复;第二，领导回复的时候也可以知道法律风险已经被法律人员掌握了，只需要看看合作经营条件是否合适。
虽然邮件附件中对合作内容、合作方式、分享比例等都有详细的条款和条件，但是从信息传递快捷方便的角度出发，提取了协议的核心条款，可以帮助领导节省时间，极大的方便他们查看，也很容易给领导留下好印象。
至于合作伙伴的背景和介绍这次合作的人，这些信息与主题的诉求关系不大，也不是领导们关注的焦点，邮件正文完全忽略。
附件。
这个地方最常见的错误是忘记上传附件或者上传附件不正确，特别容易出现版本错误，需要在发邮件前反复检查，避免出现这样的错误。
如果附件中涉及的内容直接关系到决策或收件人非常关心的内容或数据，那么就需要提取核心内容，并在正文中体现出来，这样收件人就可以一目了然地看到最重要的信息，而无需打开附件，大大节省了收件人的时间。
寄件人签名。
不发邮件是非常忌讳的，尤其是公司比较大或者你和收件人不熟的时候，不发邮件会让人心不在焉。或者有特殊紧急情况需要马上和你沟通，除了邮件没有其他渠道。
您可以在邮箱系统中设置签名，实现自动支付。签名一般包括姓名、职位(可省略)、公司名称、邮寄地址、手机、座机、邮箱、即时通讯账号。
邮件格式要点。
邮件格式相当于人的外表，至少整洁大方，让人会有兴趣了解你的内涵。最基本的要求是整齐美观:字体统一，字体大小相对一致，段落前左对齐均匀，段落间距一致，段落前留一个空行，不超过3种颜色，无荧光字体。
我最怕的是邮件大小忽大忽小，段落参差不齐，段落间距忽宽忽窄，或者使用了彩色字体。这样的邮件真的是火眼金睛，不能让人有兴趣看，更直接给人的印象是发件人邋遢不整洁。
需要自动换行，避免使用手动换行，用电脑邮箱收的时候可能很正常，但是用手机收的时候会断一个完整的句子。
发送电子邮件后纠正跟踪姿势。
发完邮件一切都会好吗?当然不是。
第一，如果邮件很重要，你需要通过电话或即时通讯工具发送邮件提醒收件人接收，并提醒他们需要的回复，以确保他们已经收到并知道他们需要做什么。系统自带的收据是没有用的，因为有些人即使收到也可能会不经意的忽略掉。这在重要的商务沟通中尤为重要。
其次，你需要积极跟进响应的进度，尤其是时间紧迫的问题。你必须积极跟进每个需要决策的人的反馈，提醒并督促他们确保在规定的时限内完成。
第三，如果有必要告知相关人员最新的进展情况，最好是在最后一封邮件的基础上全部回复，这样同一主题的活动进展情况就可以尽可能体现在一封邮件中。也方便查看关于此事历史的当前信息。
收到邮件后正确的处理姿势。
无论你是在收件人还是抄送，你都需要看邮件是否需要自己回复。不是每个人都会有意识地把需要回应的人放在接受者当中。
如有需要，尽快回复。即使暂时无法做出决定，也可以回复邮件已经收到，会尽快回复或者在一定时间之前回复。这会给人留下你对工作反应迅速的好印象。对于不能立即回复的，可以在邮件中添加一个星号，提醒自己及时处理。
是回复发件人还是大家，要看情况。如果您的回复操作与其他收件人相关，请回复所有人;如果没有联系，也没必要回复大家。
例如，运营商向所有合作伙伴发送电子邮件，让他们给出反馈。回复的时候是回复发件人还是回复所有人?当然，回复发件人就行了。有时候看到有的员工在提交信息的时候回复大家，也可能涉及到公司的重要信息，真是无语。
