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“过期”的职位说明书

  “玛丽,我真不知道你到底需要怎样的机械操作工?”高尔夫机械制造有限公司人力资源部经理约翰?安德森说道:“我已经为你送去了四个人给你面试,并且这四个人看上去都大致符合所需岗位说明书的要求,可是,你却将他们全部拒之于门外。”

  “符合岗位说明书的要求?”玛丽颇为惊讶地回答道:“可我所要找的却是那种一录用,就能够直接上手做事的人;而你送给我的人,都不能够胜任实际操作工作,并不是我所要找的人。再者,我根本就没瞧见你所说的什么岗位说明书。”

  闻听此言,约翰二话没说地为玛丽拿来岗位说明书的复印件。当他们将岗位说明书与现实所需岗位逐条加以对照时,才发现问题之所在:原来这些岗位说明书已经严重地脱离实际,也就是说,岗位说明书没有将实际工作中的变动写进去。例如,岗位说明书要求从业人员具备旧式钻探机的工作经验,而实际工作却已经采用了数控机床的最新技术。因此,工人们为了更有效率地使用新机器,必须得具备更多的数学知识。

  在听完玛丽描述机械操作工作所需的技能以及从业人员需要履行的职责后,约翰喜形于色地说道:“我想我们现在能够写出一份准确描述该项工作岗位说明书,并且使用这份岗位说明书作为指导,一定能够找到你所需要的合适人选。我坚信,只要我们的工作更加紧密地配合,上述那种不愉快的事情,决不会再发生了。”

  问题分析:

  首先,必须要认识到,虽然岗位说明书在上述案例中,不能非常准确无误地界定出招聘岗位所要求的职责与技能,但是,人力资源部经理约翰。安德森没有岗位说明书的帮助,就很难确定出所需岗位应该具备何种专业技能了。通过以上案例,可以发现这具有普遍规律性的人力资源管理问题,那就是岗位说明书所描述的岗位与实际工作当中的岗位并不是绝对同一的概念。

  尽管在当今二十一世纪,科技发展神速、工作岗位的内涵和要求变化如此之快,使得那些一成不变的岗位说明书,在实际工作当中起到的作用是如此的苍白,甚至于起到适得其反的作用。但是,除上述案例列举的要求人力资源部与用人单位亲密无间地协作外,持续不断地岗位分析工作也可以用来规避岗位说明书的负面影响外。

  众所周知,岗位分析作为人力资源管理的一项基础性工作,即使连用于编制岗位说明书的全套资料,也全都来源于通过科学的岗位分析所采集到的信息。根据现代科学管理理论,岗位分析就是指科学地规划出组织体系中的各个岗位在从业的过程中,应该履行哪些职责,具备哪些知识,需要何种技能的管理过程系统。

  如上述岗位分析的质界定义与量化案例观,岗位分析并不是一项一劳永逸的孤立人力资源管理的基础性工作,而是一个具有重复性行为而就高于原有行为的管理过程系统。最少要在如下三种情形中,必须要进行岗位分析这一人力资源管理工作

  第一种情形是在初创组织体系时,着手进行岗位分析便是企业的第一次岗位分析行为了。其次,企业新增工作岗位,要进行岗位分析。最后一种情形通常是,由于新技术、新方法、新工艺、新系统的使用,导致岗位工作内容的变动,也应进行岗位分析。而岗位分析的信息、资料通常被用来厘定工作规范或编制岗位说明书了。

一、岗位分析

  岗位分析是指对某工作进行完整的描述或说明,以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息,从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出了很大的代价,结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性,难以开展。那么如何制订岗位工作说明书呢?岗位分析要从以下八个要素开始着手进行分析,即(7W1H):

  WHO:谁从事此项工作,责任人是谁,对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。

  WHAT:在雇员要完成的工作任务当位中,哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢?

  WHOM:为谁做,即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户,也指企业内部的员工,包括与从事该工作的人有直接关系的人:直接上级、下级、同事、客户等。

  WHY:为什么做,即工作对从事该岗位工作者的意义所在。

  WHEN:工作任务应该被要求在什么时候完成呢?

  WHERE:工作的地点、环境等。

  What qualificatiaons:从事这项工作的雇员应该具备哪些资质条件呢?

  HOW:如何从事或者要求如何从事此项工作,即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。

  岗位分析是一项复杂的系统工程,企业进行岗位分析,必须统筹规划,分阶段、按步骤地进行。进行岗位分析通常使用的方法有:问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察法等方法。有了岗位分析的结果以后,我们就可以着手制定岗位工作说明书了。

二、岗位工作说明书

  也称岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编制时,要注意文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好,避免形式化、书面化。

  另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异,但是大多数情况下,岗位说明书应该包括以下的主要内容:

  1.岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。

  2.岗位分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

  3.岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动内容的权限;执行的依据等。

  4.岗位工作责任:包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没有此项内容),要逐项列出任职者工作职责。

  5.岗位工作资格:即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

  岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料,加以整理、分析、判断所得出的结论,编写成的一种文件,是岗位分析的结果。此外,有必要注意的是,岗位工作说明书的内容,可依据岗位分析的目标加以调整,内容可繁可简。

  岗位工作说明书的外在形式,是根据一项工作编制一份书面材料,可用表格显示,也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务,提供原始资料和科学依据。

  岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。尔后,岗位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。实际中,当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况,更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工作信息的变动,都应该要求及时记录在案,并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的情况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信息收集,并对职位说明书做出相应的修改。

三、岗位说明书的填写

  岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后,应该用准确、简洁的语言,将上述的五大部份全部或主要部份加以表述,以便形成规范、准确、使用方便的管理文件。

  众所周知,不同的企业和组织都有各自特点和急需解决的问题。有的是为设计培训方案,提高员工的技术素质;有的是为了制定更切合实际的奖励制度,调动员工工作的积极性;还有的是为根据工作要求,改善工作环境、提高安全性。因此,这些企业和组织所要进行的岗位分析的侧重点就不一样。可一般来说,岗位分析主要包括两方面的内容:

  (一)岗位描述

  岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容:

  1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作

  2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。

  3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件,甚至工作的地理位置。

  4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外,应该说明企业和组织内以及附近的文化和生活设施。

  5、职业条件。由于人们常常根据职业条件来判断和解释职务描述中的其它内容,因而这部分内容特别重要。职业条件说明了工作的各方面特点:工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系,等等。

  (二)岗位要求

  岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、兴趣、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征,以此作为人员筛选、任用和调配的基础。

  岗位要求包括:有关工作程序和技术的要求、独立判断与思考能力、记忆力、注意力、知觉能力、警觉性、操作能力(速度、准确性和协调性)、工作态度和各种特殊能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判断的方法获得,也可以通过统计分析方式来确定。

  基于以上岗位分析的基础理论,是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职(岗)位说明书的描述,再加以细化分析,具体可从以下几个方面进行考虑:

  1、岗位基本信息

  岗位基本信息也称为工作标识。包括岗(职)位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。

  2、工作内容描述

  这是最主要的内容,此栏详细描述该职位所从事的具体的工作,应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作,包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。

  3、任职资格

  (1)教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行岗位分析时,经常有这样的情况:某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工,但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑,如果让一位新员工来工作,他最低应是什么学历,而不一定是当前在职员工的学历。

  (2)经验此项反应从事该职位之前,应具有的最起码的工作经验要求,一般包括两方面,一是专业经历要求,即相关的知识经验背景;另一个需要的是本组织内部的工作经历要求,尤其针对组织中的一些中、高层管理职位。

  (3)技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。

  (4)个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。

  (5)培训经历此栏反映从事该职位前,应进行的基本的专业培训,否则将不允许上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后,还必须经过哪些培训。

  (6)其它例如反映该岗位通常表现的工作特性,在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业中需要经常加班;建筑施工人员经常出差;一般管理人员则正常上下班等。

  4、责权范围

  (1)责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。

  (2)权力一定的工作岗位要承担一定的责任,必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。

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