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高质量会议:3大步骤20个注意点,让会议更高...

《卓有成效的管理者》一书曾提到,会议运营管理,能体现一家公司的管理水平,凡是会议过多的公司,管理上一定出了问题。一场缺乏管理的会议,既浪费时间、人力和金钱,还毫无生产力。

成功高效会议的核心:会议不是一个讲问题的场所,而是一个明确责任和义务的场合。一个成功的会议,80%的工作是在会议前进行,只有20%在会中控制。本文,从会前、会中、会后三个节点,梳理了每个步骤需要准备的内容和注意事项。

一、会前准备。

1、确认会议主题。

明确会议的内容,只有明确了会议主题、核心内容,才能够确定有哪些核心人员需要参加,谁来主持,哪位高层“坐阵”。

2、收集会议所需资料。

会前准备详实的资料,用数据说话,避免假大空。比如,以周例会为例。各部门需要准备PPT或其他形式资料,来说明上周做了什么,公司最新动态是什么,各项目关键指标及达成情况如何,项目有什么困难,下周有什么行动举措。注意,行动举措必须是可执行的,必备要素是责任人是谁,什么时间完成(时间节点),以及具体行动事项是什么?

3、制定会议议程。

确定明确的发言顺序和发言时间,并在会议过程中严格遵守,以防止无限制地拖长会议。组织者注意会上控制每个人发言时间,及时提醒。

4、主要请必要的人。

会议规模,要尽量小,只邀请必要的人,把“多余的人”统统“赶出去”。

5、会议主持人事先了解各部门汇报内容。

做到心中有数。这样在会上,才能有针对性的进行总结、点评、究责、布置任务,下达决议等。

6、会议时间要明确。

会议通常有例行会议,有临时会议。例行会议,要把时间固定在每周几时几刻,这样,可以让大家形成习惯,从而能够提前安排好自己的工作,也不用每次都另行通知。临时会议,要做好提前通知。

二、会中。

1、通报上次会议决议完成情况。

每次同类型会议开始时,要先将上次会议决议的完成情况进行通报,避免大家开完会、制定了行动方案,却不执行的问题。如果出现有决议没有执行,要进行相关追责。让会议养成“提出问题—会中解决—追踪—解决”的闭环,否则会议开的就没有意义。

2、成功的会议,要各司其职。

一般来说,主持人、记录者、决策者都是几个常见的角色。

对于主持人来说,最重要的工作就是维持秩序。例如,发言按照什么顺序,每个人发言是否有时间限制,在哪些环节不要打断或评价他人的想法等等。随着会议的进行,跑题、陷入僵局、激烈的争吵,都是一场会议可能会出现的情况,主持人一定要表现出掌控力。

重点注意几点:意见基本一致时,立即终止大家的讨论,赶快进入下一话题;意见大同小异时,允许求同存异;很难一致时,下次再议;对于离题太远的发言,会议主持者可寻找时机予以引导、提醒,拉回正题。

记录者的工作主要分为两个部分,一个是记录当前会议讨论的内容和决定,会后形成会议纪录发给所有相关人。此外,在会议过程中往往会涉及到新的议题或新冒出来的待讨论事项,记录者也应该对这些内容进行归纳总结。

决策者,需要保证对于所有人来说,会议输出的结果是唯一的,确保会后大家行动目标一致。如果缺少决策,各方都会觉得自己更占理,自己的方案更优,最终要么僵持不下。

3、会中怎么避免“跑题”?

通常,会议会针对一些问题做讨论,讨论方式有两种,一种是开放式问题,比如这个问题是什么?该怎么办?另一种是封闭式问题,就是提出问题后,同时附带给出几个解决方案,看各方意见和态度,然后从中选出最优方案。或者,在封闭式问题基础上,即根据几个方案选项,再引出新的解决方式。对比起来,封闭式问题,因让大家会前准备了预案,所以,讨论的内容不会太偏离主题。

4、怎么防止“冷场”?

一旦发现有“冷场”迹象,立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少,意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。

5、“提问措辞”要朴实。

假设会上,主持人发问:“不知各位有何高见?”,就很容易把想说的人吓住。但如果改成“各位有什么想法呢?”朴实无华,效果反倒好一些。注意,措辞尽量平和,以人人平等的心态来引导,避免给人带高帽或贬低人的提问,否则效果不会好。

6、在讨论中要多“归纳提醒”。

归纳小结,是向大家报告会议进展的一种技巧,通常不要超过30秒。总结,不止针对一致的意见,如果有分歧意见,也可以进行归纳。以此,来提请与会者引起注意,否则,不同意见在讨论中会被忽视,如果等到会议结束时才提出来,会使提大家感到沮丧。

7、会中决议要注意可行性。

会议过程中,会议决议要找专人记录,会议决议一定要具体到责任人,在什么时间节点,要做什么动作。这样方便后期进行结果追踪。注意,会上确定决议的时候,就要考虑到这条决议是否有可执行性。如果执行不了或者没有条件执行,那宁可不定。

三、会议结束。

1、会议末尾,会议组织者,要再强调下此次会议主要讲了什么,下一步计划是什么,还需要解决什么问题,做哪些沟通准备。

2、每次会议结束后,做一个会议纪要,并及时、用邮件方式发给参会人员,确保会议确认事项的执行,也避免参会相关责任人以各种理由来推托责任。

四、注意事项:

1、不要让会议成为批评会。

2、不要让会议变成领导的独角戏,老板的“一言堂”。单个会议,要做到紧密“围绕议题”来展开,而不是跑题,变成老板训话。

3、会议一定要避免议而不决。是会议就一定要有决议,且所有的决议都要落到实处,谁做什么事,什么时候完成,达成什么样的效果。

4、 取消不必要的会议,从而提高会议的目的性。可选的办法有:寻找可替代途径,通过电话、邮件而非会议来沟通;会议合并或是偶尔取消一两次,将例会议程合并到急需时再开。

5、无会前充分准备不开会。会前准备,除了大家按议程模板各自准备外,还需要注意几点。

A. 决策人不能出席,则会议当即取消。这条建议,提前作为会议制度公示给大家,也算是对决策人一种时间制约,让其不能随意就不出席,而是在压力之下,尽量更合理安排自己的时间。

B. 会议规模不当、人员安排不当、无关人员参会。由于“沟通管道”会随着“与会人数”成几何级数增长,N个人会有N×(N-1)个单向沟通渠道,所以在决定与会人员时候,要首先问“××可以不来”,而不是“××也可以来”,达到精简规模的目的。

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