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3张清单帮你搞定时间管理

在这个碎片化的时代,我们有大量的时间被他人占用了,而剩余的时间又很容易被自己浪费掉。面对忙碌的生活,总是感觉被时间赶着走,身心疲惫之时,却又想不起自己到底忙了些什么。于是大呼,时间都去哪儿了?

在时间管理方面,我看过了不少书籍,至今为止最受用的是这本纪元老师的《哪有没时间这回事》。书中用时间段管理时间的方法,解决了我很多实际的困扰。总结下来,主要的内容就是,运用3张清单找回被碎片占据的时间。

哪三张清单呢?既时间段清单、碎片清单和每日任务清单

清单这个概念在时间管理领域并不是一个陌生的概念,基本上每个工具都结合了清单的功能。只有通过把事情写下来的动作,才会让事情更加清晰,也可以让我们更加明确自己到底被哪些事情所纠缠。

1、时间段清单

以前我们一想到要做计划,就会想到按时间罗列事情,几点到几点干什么。可是事情计划得越完美,被破坏的几率反而就越大,因为有太多的不确定因素会促使计划没办法执行。而一旦前一个计划被破坏,后面的就没办法再按部就班。

其实这种情况多半是因为我们的计划太一厢情愿了,更合理的做法应该是把一天划分成几个时间段。每个时间段按照时间、地点、物品、环境、他人和身心状态来进行划分,把每天的日常事务放置在每个时间段里面来完成。

在列时间段清单之前,我们需要先把自己日常需要做的事物全部都写下来,就是那些每天都要做,或者每周要做两三次的事情。然后把他们分配到每个时间段里面去。

比如以我自己的早晨时间段为例,这个时候我在家里,环境很安静,家人都还没有起床,会是一个相对比较不被打扰的时间段,自己的精神状态也不错,在除去刷牙洗脸等一些列苏醒动作以外,我就可以利用这段时间来完成读书或者写作的事情。

这个时间段的划分方法需要设定一个界限,同时安排的事情不要太满,八分饱就好。另外为了方便我们切换状态,最好给自己设定一些仪式感,暗示自己到这个时候要做什么事情了。

2、碎片清单

除了可以固定时间段的任务,我们还要不停地接收新产生的一些零碎的想法。如果把这些事情都放在脑袋里面,就会像电脑打开着很多窗口一样,对内存是一种极大的损耗。

这个时候,我们需要建立一个碎片清单,把所有这些零零碎碎的事情放到里面,等到用到的时候去清单里面提取,而不是从大脑中提取。这样就可以解放大脑,让它去完成更多有创造性的工作。

记得刚开始实践番茄工作法时,自己总会在一个番茄钟内冒出很多想法,一会想起这个还没做,一会想到那个还没完成,总是静不下心来专注眼前的事情。后来我就尝试着把这些想法写下来,然后马上回到番茄钟当中来。说来也奇怪,写下来以后,好像就没那么焦虑了。

那碎片清单都可以记录哪些内容呢?

(碎片清单记录的内容)

其实关于信息、事情、想法你都可以记录下来。就当这个清单是个大口袋,把想到的事情都丢在里面。这个和其他时间管理理论里面的“收集箱”是一个道理。就是把所有未尽之事全都记下来,而且要及时记录。所以最好选择可以随身携带,随时记录的工具。

(碎片清单记录的原则)

现在市面上的清单软件有很多,比如“滴答清单”、“奇妙清单”等,又或者直接在云笔记里面建立清单也可以,当然我个人还是比较喜欢纸和笔的记录,因为有了这个书写的过程,大脑会暂时减轻对没完成这件事情的焦虑,进而更加专注当下的事情。

3、每日任务清单

碎片清单完成以后,我们要学会用碎片时间进行处理。认真地去思考每个事情要怎么去做。根据任务不同的情况来对它们进行处理。如果是决定不做的就直接删除掉,以后做的就过段时间再去考虑,而那些几分钟就可以完成的事情,那就立刻去完成它。

在每天开始的时候,或者在前一天晚上,从碎片清单中选取那些当天需要完成的事情,加入到每日任务清单里面。出现在每日任务清单上的事情不是简单的挪到任务条目,而是包括了对整件事情怎么做的思考,这样在真正去做的时候才会更加容易进入状态。

这里面有一个很关键的点,就是要建立对时间的感知能力。前几天在战隼老师的公众号上看到一篇关于怎么高效做家务的文章,里面就提到了,我们很多时候拖延不去做家务,其实是因为自己心里根本不知道这件事情会花费多长时间。比如如果你知道洗碗只要5分钟的时间,那可能发个呆的时间也就把碗洗了。

所以我们要学会记录自己时间的利用情况,大概清楚自己做某件事情需要花费多长时间,这样在有相应的空档的时候,就可以立刻完成一些该做的事情。

通过使用以上三个清单,我终于找到了对时间掌控的感觉。通过划分不同的时间段,找到了自己比较高效的时段,在自我成长和亲子共处上也慢慢找到了平衡之法。虽然有些事情仍然会产生拖延,但至少大概清楚如果要做我需要花费多少时间。面对不断出现的事情,也少了很多焦虑的心情,感受了从杂乱无章到井井有条的改变。

虽然每个人的具体情况不同,但是相信你总是能找到适合自己的那个点,只要不断探索,终究会找回被碎片占据的时间。

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