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效率与时间成本 | 如何节约时间成本和提高工...

效率与时间成本 

——如何节约时间成本和提高工作效率?

作者:卡尔赫林

【效率与时间成本】无论做什么事情,都要考虑时间成本,也就是说:做某件事,需要花费多少时间?比如说:洗衣服,拿搓衣板用手洗,使用双缸洗衣机,或用全自动洗衣机,或付费让别人帮你洗——所耗费的时间成本,是不同的,也是递减的。

虽然,双缸洗衣机比搓衣板省力,但与全自动洗衣机相比,要消耗更多的时间成本。而你付费让别人帮你洗衣服,虽然需要支付费用,但却节约了你的时间成本,而你可以充分的利用原本用来“洗衣服”的时间,来创造更多的人生价值。

打个比方:同样是一个小时,你支付20元让别人帮你洗衣服,然后你利用这一个小时来工作赚了200元——扣除洗衣服需要支付的20元,你还剩180元的收入,这比你用一个小时亲自去洗衣服,要创造更多的人生价值。

为了节约时间成本,花点钱来提高效率和速度,还是比较合算的——比如说坐高铁,比普通火车要快许多,只是多花一点车票钱而已,但节约了大量的时间成本,相比之下还是很值的!或者,某些事情干脆就让别人做——雇保姆和找小时工来替你干活,让你自己从琐事中抽身出来享受生活,或创造更多的人生价值,这不是更好吗?

工作中,有很多事情都需要亲力亲为。古人云:工欲善其事,必先利其器。找到得心应手的工具,才能提高工作效率。自动化工业设备,以及人工智能机器人的运用,主要是为了降低和节约人的时间成本,更好的提高工作效率。如果硬件条件不允许,或生产和制造需要人工来完成,没有先进的机器设备可用,或人工智能替代不了人工,那么如何才能提高工作效率?

其实方法也简单,那就是在工作中通过多次实践,找到最行之有效的既解决问题,又提高效率的方法,和最可行的优化方案。由此规范操作动作,简化操作步骤,将简单又行之有效的方法,设为规定动作和操作规程,然后不断重复去做,就能提高工作效率。也就是:设置规定动作和操作规程,简化操作步骤,用最行之有效的方法来做事。

工作中还可以不断的改进,改进产品的加工工艺,以减少不必要的工序,会将几道工序融合在一起。或者改良设备,将设备维修和调试到最佳状态,也可以将现有设备加以改良和改造,增强设备的功能性,进而提高工作效率。需要人在岗位上,有责任意识和创新意识,才能够在原有的基础上进一步改进,化腐朽为神奇。

俗话说:熟能生巧。无论做什么事情,只要熟练掌握了操作的技能和技巧,把每一步骤都烂熟于心,让每一次的操作都能一步到位,就可以让工作效率变得更高更快。想要熟能生巧,关键还是要肯下苦功夫。在工作岗位上虚心学、用心干、肯钻研、多习练,扎扎实实不走过场,才能让工作技能越发熟练,效率不断地提高。

善于利用碎片化时间,合理分配和充分利用时间,也可以提高工作效率。在工作中,将一些事务加以“人工编程”,几件事情可以放在一起做,或者顺便就能做的,就可以编排在一起。还可以利用“等待的时间”来做事,比如说,要将电脑中的大量资料,拷贝到移动硬盘,需要等待两三分钟——那么你可以利用这两三分钟的时间,做点其他的事情,而不是只在那等待。

使用高配置和性能优良的电脑和手机,是提高工作效率的必备条件。硬件设备的性能,直接关系着工作效率。老旧的电脑,卡慢的手机,都是在一点点的谋害着你的时间。所以,电脑和手机,该换新就换新。如果公司提供的电脑,老旧卡慢,那么你可以自带一个高配置的笔记本电脑来办公。虽然电脑是你自己的,看似增加了办公成本,但提高工作效率后,还是节省了你的宝贵时间。

除了使用高配置的办公设备之外,将工作中所使用的文件资料,无论是纸质的,还是电子版的,都有序整理分类存档,也便于翻找和查阅,也能够很大幅度的提高工作效率。再有,将办公桌收拾的干净整洁和简洁有序,也有助于工作效率的提升。虽然在办公桌上,可以摆放一些私人物品和个性化装饰,但不要摆放太多的装饰品和玩具,因为这些东西可以在工作中,时不时的分散你的注意力,让你无法聚精会神的投入工作,从而导致工作效率降低。

工作场合,要专心专注,干好自己的事情,不要东张西望和左顾右盼。如果身边时常有人走过,你都会探头观望——哪怕每次只瞟一两眼,而次数多了,你的注意力就会随之分散,工作效率也会相对下降。所以,工作期间要心无旁骛,不要总是分散注意力,也不要总想着玩儿。如果你在工作中,总想着打手机游戏,想着自己已经打到哪一关了,下一关会有啥呢?如果这样,就无法踏实的进行工作。所以,在工作期间切勿分心,不要想其他的事情,不要总想着玩儿。

在生活,或者在家庭中,难免会有琐事纠缠,遭遇一些矛盾和纠纷,或发生口角,从而让你产生一些不良情绪,或者心情很不好。无论如何,你都不要将这些不良情绪和不好心情,带到工作中。只要开始工作,你就要专心致志,暂时忘掉自己的烦恼。不要带着烦恼做工作,不要把不良情绪带到工作上,否则不仅会降低你的工作效率,影响你的工作状态。甚至,因你内心有不良情绪作祟,让自己出现了不当的言行举止,而干扰和影响到他人。所以,任何时候都不要把生活中的不良情绪带到工作上。

工作效率的高低,取决于人的工作状态。工作状态由两部分组成:人的身体状况和体力体能;人的心态和态度。保持良好的工作状态,首先需要有好的身体,也就是体能达标和精力充沛。如果身体状况不好,整天病怏怏的,一点精气神都没有,那么想要提高工作效率是很难的。所以,需要人有健康的身体才能胜任工作

有健康身体和强健体魄,才能够更好的胜任工作,足额或超额完成每天的工作量,努力实现既定目标。想要拥有健康的身体,需要注意饮食起居,工作生活要劳逸结合。合理膳食荤素搭配,注重饮食营养。每天参加体育健身,以增强身体的灵活性和耐力。每晚保证充足睡眠,不要熬夜。注意好以上几点之外,还要及时的,采取有效方法疏解工作压力。

疏解工作压力,可以有效的方式方法,来自我调节。工作之余多参加体育健身,健身是疏解工作压力的有效途径。或者,闲暇之时多听音乐,喝茶或咖啡,而看电影和逛街也可以舒缓工作压力。或者饲养宠物,空闲之时逗狗、撸猫、喂鱼,都可以调剂身心和疏缓压力。还可以将一些没来得及休的零散假期,都归置在一起,给自己放个小长假,出去旅游几天,更可以放松身心,让身体恢复活力。

除了以上所列举的这些之外,女士可以到正规机构,做SPA和水疗,既能养护身体又能缓解压力。不去做SPA,在家泡个花瓣澡也好,闻着香薰泡着花瓣澡也是蛮惬意(但一次的时间不宜过长,并且过敏体质勿用)。而男士可以去泡个温泉澡,也可以放松身心。而做面膜,是男女通用的方式,对舒缓压力也有效。以前,我最喜欢的方式,就是躺在家中的长椅上,听着音乐自己做面膜。

想要拥有良好的工作状态,除了要有健康身体来做支撑之外,主要还是取决于人的心态,以及对待工作的态度。在工作中要发扬主人翁精神,建立使命感,树立责任感,以积极的心态和火一般的热情来全身心的扑在工作上,扎根在岗位上,才能够不断发光发热,在工作中创造出优良成绩和良好业绩。切忌心浮气躁和消极怠工,或者这山望着那山高和身在曹营心在汉。

要以严谨扎实和认真的态度,来对待自己的工作。珍惜现有的工作,并要全情投入,做事手脚干净利落,不磨蹭、不拖沓、不拖延,不心不在焉和消极怠工。同一项工作,用不同的态度来对待,会获得不同的结果,而在积极与消极之间,两相对比相差悬殊。在工作中要充分调动自己的主观能动性,积极主动的去迎接各项工作和各种挑战。

在日常工作中,多鼓励自己,多激励自己,给予自己积极的心理暗示。或者,不定期的奖励一下自己——在取得一定成绩后,给自己买件小礼物,或请自己吃顿大餐,奖励和犒劳自己一下,也可以振奋精神,唤起自己的拼搏进取精神和竞争意识,更加投入的去工作,然后逐渐产生一个良性循环,维持一个良好的工作状态。

想要提高工作效率,除了调整好自己的心态和状态之外,还要优化工作和办公环境,让环境变得舒适,在办公室中运用清新明快的色调,或摆放几盆绿植,或准备一点咖啡、甜点和零食,在需要的时候补充能量,都有助于提高工作效率。在工作场合,还可以张贴一些带有积极心理暗示的标语,或者宣传画,给人以激励。

如果允许的话,可以在工作场合,偶尔播放一些轻松明快的,带有节奏感的音乐。伴着音乐工作,有助于激发人的灵感。但如果音乐过于舒缓,人的工作效率也可能会随之下降,为了避免这一点,可以播放一些军乐进行曲,节奏欢快的交响乐等。在播放音乐时,需要调控音量,音量不要过大,而在噪音工作效率反而下降。

虽然每天工作都很忙,但也不要一个劲儿的只顾赶工。最好每工作一到两个小时,就休息十分钟。放下手中的活儿,或从座位上站起来,活动一下,舒展四肢和筋骨。或者,小坐片刻,喝杯咖啡或饮料。哪怕玩一下转笔和指尖陀螺,都可以缓和一下紧张气氛。在工作中的片刻休息,有助于缓解疲劳和给自己加油打气,在休息片刻之后,工作效率也会随之提高。如果前一晚睡得有点晚,那么在午饭后可以小睡半小时左右。不要小看这午睡的半小时,午饭后休息一下,再睡一小觉,可以让整个下午精力充沛,工作状态良好。

除此之外,还有比较关键的一条,就是知道自己该干什么和要干什么。也就是说,做事要专心专注,比如想要在网络上查资料就专心查资料,不要被弹窗新闻所诱惑,而顺手翻看起明星的花边新闻。时间有限,需要专心工作,才能将时间充分地利用。而漫不经心的,不知道自己该干什么,不经意间就会把时间耗费掉。

想要提高工作效率,可以买本效率手册,工作日每天一页。把每一天要做的事情,都一条条的写出来,分清轻重缓急,然后尽快着手去做。区分主次,先做紧急和重要的事情,再做零散的和不太重要的事情。每做一件事情,就划线,或在序号上打个对勾。然后下午下班前,或每晚都认真核对:今天的事情都做完没有。

如果晚间翻看效率手册,发现今天要做的事没做完,宁可晚一点睡觉,也要把事情尽力完成,最好不要把今天该办完的事推给明天。但也别太勉强自己,如果实在完不成,也可以把事情留给明天去做,但切不可太过拖延。效率手册,也可作为备忘录使用。哪天需要去哪或做什么,都可预先写在当日的页面,每天写字和翻看就避免遗忘。同时,使用效率手册,也可以逐渐养成每天按照日程安排,来做事的习惯。每天有目的有条理的来做事,而不是漫无目的的混混霍霍,不知道自己该干什么。

工作中,要量化目标,每天完成的量有多少,都要有所计划。如果目标比较远大,或者总量多、量很大,可以把目标分割,量化分工,每天定量完成——每天完成一点,每天进步一点点,伴随时间和工作量的累积,再大的工程也能完工,再难啃的硬骨头也能啃完。做事情要有愚公移山的精神,坚持不懈、锲而不舍、持之以恒。精诚所至金石为开,只有坚持不懈,才能取得最后的胜利!

工作中,不要得失心太重,也不要太过心急。如果现在做的工作,距离理想中的目标很遥远,或者说未能达到预期目的,还未能达成心愿——此时,若是得失心重又太过心急的话,难免会感到失望落寞,由此唉声叹气,产生消极心理,让人顿觉疲乏无力和提不起劲儿,从而消极怠工致使效率降低;或者丧失信心和失去动力,心灰意冷中断坚持,一旦中途放弃,最终会导致半途而废。

工作中,要做好本职工作,勤恳踏实、认真用心、专心专注、刻苦钻研、扎实肯干、任劳任怨、甘于奉献、不计得失、精益求精……这样才能够把本职工作做好。在不断提高工作效率的同时,要注重完成的质量,要做到效率和质量双达标。不要为了图快,而求量不求质。既要有高效率,又要高质量完成,才是极好的。

作为管理者,想要提高员工工作效率,就要为员工提供良好工作环境。在工作中以身作则身体力行和做好榜样,对员工加以带动和激励。可以用语言、荣誉和物质来激励员工,设立奖惩制度赏罚分明。工作生活中多关怀员工,及时解除员工的后顾之忧,为员工排忧解难,才能让其干劲十足,全心全意和你一起干事业。

一个团队,需要提高工作效率,就需要团队成员之间,团结协作、齐心协力、共同奋斗,共享成果和荣誉。对团队里的每个人,要因才适用合理分配,让其能力和特长,发挥最大的作用。委派合适的人,到合适的岗位上,做最适合的工作。并建立岗位责任制,明确各岗位的职责权限,按照规定的工作标准进行考核及奖惩,加强监督管理。重要岗位,可以采取竞争上岗,让最有能力,最能胜任职位的人,来接替和取代能力差的人。

在团队成员之间,做好监督机制,让成员相互监督,或以先进带动后进,赏罚分明奖惩有据。或实行末尾淘汰制,辞掉工作不努力和业绩差的员工。但辞掉员工,不是上策,切不可轻易裁员。对待业绩差的员工,还是多采用“攻心战术”,找其深入交谈,对其加以鼓励和勉励,或者询问其生活情况,看其有无实际困难。然后,着手为员工解决困难,解除其后顾之忧。

在团队中,可以利用巧妙的方法,充分调动员工的工作积极性,培养员工的个人荣誉感和集体荣誉感。用物质刺激(金钱)和精神奖励(光荣榜),来激发员工更加努力的去工作。或将员工分组,再采取分组对照的方式,让组与组之间相互竞赛,从而激发员工的进取心——让员工与员工,班组与班组之间产生竞争,并对竞争优先和获胜者,给予足够的,或丰盛的精神和物质奖励,从而不断地调动员工的工作积极性。

最后,在补充一条。身为管理者,需要对下属加强监管,以防有人在工作中偷懒和消极怠工。虽然是加强监管,但也不要整天都盯在员工身上,或每时每刻都监督和监控着员工的工作。如果你在员工身边,总是对其严加监控的话——在你的严密监控之下,原本不想偷懒的员工,工作效率也会随之下降。对于员工来说,谁也不喜欢身后总有一双眼睛在盯着自己。管理者总盯着员工,就会让员工觉得心慌和不自在,而工作效率也会随之下降。所以,想要提高工作效率,要给员工一个宽松的办公环境,不要给员工制造不必要的压力。

以上,就是笔者对“如何节约时间成本和提高工作效率”的一点个人见解。仅供参考。

卡尔赫林2018年2月5日 12:35:16

(微信公众号 | 卡尔赫林,作者:卡尔赫林)

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