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事情那么多,教你四步完成每天最重要的事

做最重要的事情,让我们从吃掉今天的青蛙开始吧!

文/张永锡,选自《每天最重要的3件事》

很多刚刚接触时间管理的人,以为时间管理就是做事情快。只要做一件事情所需要的时间越来越少,同样时间内做完的事情就会越来越多,就等于跑赢了竞争对手,等同于胜利。但如果细细观察真正的“高手”一天的生活,你会发现他们既不需要做事比别人快,也不需要每天比别人做得多。

某次我受邀针对创业者进行时间管理培训。上课前,主持人做了个暖场,问参加的学员“为什么来上课”。

“作为创业者,一周7天,一天24小时不够用。”

“每天一进公司大门,就有超过3个人的工作量等我完成,恨不得生出三头六臂。”

“最无奈的是,常常整个公司的人忙碌一个月,却发现没有收获。”

“其实我昨天晚上加班,几乎一夜没睡,而且这种情况每星期都发生不止一次。”

听完大家来上课的原因,我缓缓说道:“对于创业者,辛劳加班或许的确无法避免,大家为此疲惫痛苦,但如果每天都清楚最重要的事,这种痛苦就能解决一半。”

如何完成每天最重要的事情,我推荐FAST原则,你可以通过F(吃青蛙)、A(列清单)、S(拆解任务)、T(训练时间感知能力),四个步骤。

如何完成最重要的事——FAST原则吃青蛙

F(Frog):先吃掉那只青蛙

青蛙”的概念是博恩·崔西(Brian Tracy)在《吃掉那只青蛙》这本著作中提出的,代表的是需要完成的工作。

高效的人并不是每天做很多小事,而是把时间花在最重要的几件事情上。所以,我们要勇敢地吃掉“最丑”的青蛙。同时,吃青蛙不能只靠生吞活剥,要有方法地吃,一口一口吃掉青蛙,进入高效的工作状态。

行动建议:

9:00排出今天最重要的三只青蛙,到了18:00青蛙都吃完了,这样无论今天还有哪些琐事没有完成,起码完成了三件重要的事。

你已经具备了高效能的基本分数,这样一来每天无论怎样都能保持效能了。

A(Action):列出行动清单

A是行动清单的意思。就是说,我们先把当天要做的事情列成清单,之后就专注地一项一项做完。

列行动清单时需要注意,除了最初找到的“青蛙”,其他的任务可以称作“蝌蚪”,就是我们所说的琐事或小任务,相对来说不是非常重要的事。蝌蚪意味着如果今天做不完可以适当舍弃。这份清单除了自己使用,还可以和团队共享,让队员互相了解彼此的进度。

行动建议:

每天早上花点儿时间,列出包含1~3只青蛙、5~7只蝌蚪的每日行动计划。

S(Slice):拆解青蛙

S是“Slice”的缩写,代表切成小片。有些青蛙,不是一口能吃完的,需要分成几天甚至几周才能吃完,那么就需要切成小片。

在你的人生中,是否有过这样的体验:一项工作庞大且重要,但恰恰因为其庞大且重要,所以总觉得还没有做好准备,明日复明日地踌躇满志却裹足不前。生死线临近时,我们惊呼一声,手忙脚乱,最终事情将将完成。这样的情形,可能出现在你写论文、考职业资格证、筹备婚礼或计划换个工作时,更可能在你的人生中屡次出现。

当你面对那些很有压力、复杂的高难度任务时,如果将它们切成小片,找到合适的下一步行动,执行起来就会顺畅得多。

行动建议:

面对复杂的“青蛙”时,我们可以用思维导图进行细分,理清楚脉络,并找出最关键的行动。

面对需要严谨思考的“青蛙”时,我们可以利用九宫格,在任意一张纸上画出需要完成的任务和步骤,架构起吃青蛙的正确顺序。九宫格的方式,可能很多人没有使用过,在书中有详细介绍。

T(Time):训练自己的时间感知能力

T代表“Time”,也就是时间。我们逐步训练,提升自己的时间感知能力,知道什么时候工作效率是更高的,也知道自己做一件事情要花费多长时间,我们的时间管理能力也会一步步得到提升。在每天吃青蛙的过程中,时间感知能力也可以帮助我们合理地制订并遵守日程。

我在《每天最重要的3件事》书里介绍了“番茄工作法”和“SWEET原则”两种工具,可以帮助我们做到井井有条,准时下班。

行动建议:

番茄工作法:给自己定一个闹钟,每工作25分钟,就休息5分钟。当你需要完成一个复杂的工作时,不要思考它需要花多长时间,只要想想你需要几颗番茄。

SWEET原则:如果你计划10:00开始工作,给自己设定一个9:40的闹钟,提醒自己该听下手头的事情,为接下来的任务做热身准备了。这个方法,能让我们减少迟到、拖延以及任何意外的突发状况,保证我们能够按照计划做事。

人类无法奢求时间永驻,更休想在奔腾的时间之河中逆行。不管我们有多快,生命中总有些事情来不及做,也总有些事情的错过令我们感到遗憾。

所以,在加快脚步的同时,先做最重要的事,或许是尽可能让重要的事情还来得及的最好保障。做最重要的事情,让我们从吃掉今天的青蛙开始吧!

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