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你不忙,你只是时间不够

你有没有这样的感觉?每天睁开眼睛,都像在伊拉克打仗一样,炮火纷飞。你的项目,仿佛每天都在上演“泰坦尼克号”。你的客户,你的老板,你的同事,你的合作伙伴,你的员工轮番出问题,以至于你挂了电话回微信,微信没回完又接电话。终于在半夜2点匍匐上床,但还没睡几个小时,第二天的战争又开始了!

如果有人跟你说:去读个书吧。你说:你真有时间,我都忙疯了!他说:讨论一下明年的计划吧。你说:明年?等我活过明天再说吧。他说:停一停,停一停,让灵魂跟上你的脚步。你说:算了吧,我先跟上时代的脚步,让灵魂飞一会儿。

这就是典型的“救火队员”型的创业者、管理者。始终都在和时间赛跑,在忙碌、焦虑,和一种时不我待的历史责任感中不断前行。

但这样真的好吗?当然不。

你之所以这么忙,甚至忙到焦虑,是因为你一直在处理“重要紧急”的事情。重要,所以不能不做;紧急,所以必须现在做。迫在眉睫、兵临城下能不焦虑吗?解决这个问题的关键,是减少“重要紧急的事情。

怎么做?史蒂芬·柯维说,那你就需要《高效能人士七个习惯》中说的第三个习惯了:要事第一。

案例

美国某小镇有一个消防队。他们是真的“救火队员”,救的是“真火”。火光就是命令,火场就是战场,他们总是疲于奔命于各种“重要紧急”的火情。

他们有办法减少“重要紧急”事情——“救火”吗?有的人可能会想,救火不就是你们存在的意义吗?不救火,那还有你们何用?

这个消防队可不这么认为。为了让自己不必每天出生入死,他们决定,在救火之外,派专门的队员上街去检查救火设备、老化电路、易燃物和各种隐患,并逐项反应改进。

一开始工作量更大了,而且效果并不明显,但一段时间之后,大家发现这个小镇的火情真的减少了。而因此,消防队就有更多时间上街检查,然后火情进一步减少。最终,这个消防队的主要工作,变成了防火,而不是救火。

专注于重要(但还不紧急)的事情,在它慢慢变得紧急之前完成它,这就是“要事第一”。

时间管理矩阵

时间管理矩阵

史蒂芬以轻重为一维,缓急为另一维,构建了一个二维四象限图:时间管理矩阵。

在西方管理中,常会使用“二维四象限”分析工具。这个工具对于分析对立统一的概念非常有用,为了养成“要事第一”的习惯,针对四个象限,应该用不同的策略。

第一象限,重要,并且紧急

突如其来的公司的公关危机,下周就要提交的投标方案,追赶本月的销售指标,在重大行业论坛上的演讲文稿等等,这些都是重要,并且紧急的事情。

虽然这个象限的事情,是你的焦虑之源,但是对待它们你并没有什么讨巧的办法,只有立刻、马上动手完成,杀掉一个是一个

第二象限,重要,但不紧急

每周检查项目进度、风险控制点,招聘更好的人才、清除污水员工,常规性拜访客户,和合作伙伴座谈,结识真正的高手,拓展自己的人脉,一次真正的休息等等,这些都是重要,但不紧急的事情。

因为不紧急,他们常常往后排,再往后排,直到变成重要,并且紧急的事:污水员工逼走了几个优秀员工,客户因为疏于沟通而流失给了竞争对手,项目风险雨后春笋一样浮现,书到用时方恨少,车到山前发现没学过套路。

要事第一,其实就是指:把时间尽量优先花在第二象限。

第三象限,紧急,但不重要

电脑上经常跳出来的新邮件,手机嘟嘟嘟的各种通知,各种可参加、可不参加的会议、论坛、活动:哎,你有空也来吧。

这些事情也许是紧急的事情,但很多并不重要。试着关掉邮件、关掉电脑、关掉手机。对于“哎,你有空也来吧”这样的活动,你应该一律没空。别编理由,温柔而坚定地说:谢谢啊,我就不去了。

为什么没有时间做第二象限的事?就是因为第三象限的事做太多了。

第四象限,不重要,也不紧急

各种无关紧要的事情,比如在公司里面叽里呱啦地八卦、在家里稀里哗啦地追剧,都应该戒掉。除非你认为这些对你是“真正的休息”,但别休息上瘾了。

小结

要事第一,就是主动干掉一切“不重要、也不紧急”的事,拒绝大部分“紧急,但不重要”的事,直到小于15%,这样你就可以把65%—80%的时间花在“重要,但不紧急”的事上,并因此,把焦虑之源,“重要,并且紧急”的事情,减少到20%—25%,达到“忙,但不焦虑”的“要事第一”的境界。

这时候,你也可以像比尔·盖茨一样得瑟地说:我不忙,我只是时间不够。

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