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学习成功CEO的高效率法则

在组织里,职位愈高,会议、行程就愈多,日历排得满满满,工作又经常被电话打断。当忙碌成为常态,绝非好现象,因为你可能会每天穷于应付紧急事件,无暇将眼光从现在拉到未来,对经营者来说,这其实是个重大警讯。

日本知名出版人松浦弥太郎认为,时时刻刻与他人紧密相处、沟通,就像陷入信息与情绪的滚滚洪流中,身处洪流中久了,就会看不清自己的位置,迷失自己的方向。

日本星巴克(Starbucks)前任执行长岩田松雄也同意,认真工作固然重要,但从长远来看,暂时停下脚步,抽出时间来集中脑力思考,才是正确做法。

1.日本星巴克前执行长岩田松雄:至少3小时的独处时间

他认为,虽然每天都有许多零碎时间,但这通常只能用来「输入」信息;对于思考重要事情、写一篇好报告等需要「输出」的工作,至少需要3个小时。因此,在担任星巴克及美体小铺(The Body Shop)执行长期间,他会要求秘书每两周挪出3小时以上的完整时间,供他独处思考。

2.日产汽车执行长高恩(Carlos Ghosn):早晨8点前,不排任何工作 

雷诺及日产汽车执行长高恩(Carlos Ghosn)也会为了利用每天清晨思考,要求秘书不可在早上8点之前排定会议。

3.日本知名出版人松浦弥太郎:每10天留半天给自己

松浦弥太郎则是每10天留半天给自己,不见任何人。

他会一个人窝在办公室,进入「什么都不做」的状态,并且借机留意「最先浮现在脑海的念头」──无论是公事还是私事,那通常是自己心里最大的问题。松浦说,刻意腾出独处的时间,好好面对自己,把问题想个透彻,才能及早化解小麻烦,避免累积成大问题。

4.卡内基大中华区负责人黑幼龙:设定「封锁时间

有一次,黑幼龙要写一个复杂的提案。当时,他正要飞到上海去上课,便利用候机、搭机的时间写提案,连转机空档也不放过,等飞机降落时,他已经完成整个提案,效率之高使客户惊讶不已。

这个经验让黑幼龙决定,每当需要专心思考或写文章时,就在门上放个牌子,写着「封锁时间」,谢绝任何访客和电话。这个制度也推行到全公司,连主管也不能打扰桌上摆着「封锁时间」的同仁。

5.联强国际总裁杜书伍:利用睡前思考

睡前几小时,杜书伍一定会用来准备或思考白天无法做的事。

还是小业务时,他会利用睡前准备数据,隔天提供给客户;担任部门主管后,他会在睡前思考制度规画的细节;成为CEO后,晚上则是他思考经营策略的时间。公司发展稳定后,晚上就变成他用来写文章、做教育训练培养人才的时段。

他认为,多数人白天都很忙,只有当晚上独处时,才能进行长远的计划与思考,这正是培养竞争力的时刻。

6.亚马逊创办人贝佐斯(Jeff Bezos):每周空出2天学习和感谢

贝佐斯将每周二、四列为「主动出击日」(proactive day),在这两天,他刻意不排会议,也不处理e-mail,只用来「学习」与「感谢」。他会去购物中心购物,观察商店陈设,或观察自家网站是否有需要改进之处。

多数时候,贝佐斯都认为自家网站是最好的电子商务网站,但是每逢周二或周四专心观察时,他却能在亚马逊网站上发现平常被忽略的问题。趁着这两天,贝佐斯也会观察别家购物网站。

贝佐斯还会利用这两天向别人致谢。他认为,致谢是一件重要但不紧急的事,经常被忽略,所以更需要在独处时去做。 

如果工作与思考时间一直被打断,就像拿把利刃不断地切一块蛋糕,切得太多次,蛋糕就会面目全非。如果能保持生产过程不被干扰,便能一路将效率拉到最高,在短时间内产出最大成果,这就是「一口气工作法」,可以参照以下4个做法。

1.制造不受干扰的时间

你可以试着提早1小时上班,或提早吃午餐,再趁同事中午外出时专心工作。

2.搬到不受干扰的空间

事务繁忙时,可以去无人会议室或办公室安静的角落工作。

3.已经热身的工作就不要停

做了又停、停了又做,很难累积工作成果。当工作至「火力全开」之际,一定要坚定意志力,不要轻易中断。

4.非停不可,就做到一个段落再中断

如果必须离开位置,尽量不要更动桌上的数据摆设,以便回来时立即进入状况。

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