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支招 | 项目费用管理“七部曲”(下)

5.费用控制与执行

  责任单元应基于批准的费用计划(控制预算),进行横向和纵向分解,并形成内部控制的费用控制目标,即执行预算,作为下级活动的控制基准,主要通过以下几个方面进行实现:

1:

立项控制

  立项是指在项目列入工作计划和预算后,开始正式启动或正式实施的申请,是正式进入釆购活动的前提。

申报部门应在申报立项时,提供必要的论证本项目实施的必要性、技术经济比较和费用估算等有关的支持性文件。

  立项应提前申报,并作为合同签约的前提条件。

  立项审核部门应严格按照程序和管理要求进行审核,并按有关程序及公司授权权限申报批准。授权人应统筹考虑项目的必要性,合理性,科学性和经济性,并最终决定该项目是否立项/部分立项或推迟立项立项核准的金额为该项目最高承诺金额。如果釆购价格超过了立项额度,需按立项程序进行补充立项

2:

承诺与合同控制

  合同釆购和合同承诺应以批准的立项为前提条件。

  合同文件应做到技术要求明确、现场条件完整、合同条款周密并符合有关政策及程序,本着“合规、合法、公平、竞争”的原则,选择合适的釆购方式完成要约邀请、要约、承诺等工作。

  合同是项目管理的法律约束性文件,必须严格按照合同办事,做好合同计量、跟踪和统计工作,按照合同完成的进度和工程量/实际进展进行支付。若变更后合同金额超出预算,要补充立项并办理预算调整手续。加强合同管理,做好索赔和反索赔工作。

3:

变更控制

  在合同签订前应尽可能完善设计和合同文件,尽量减少或避免合同价格变更的发生。

  合同变更指示或请求应包括变更原因、条件、范围、合同价格影响。根据公司授权管理要求和有关程序,由相应的授权人员批准合同变更指示或请求或变更令。

  应对合同的变更情况进行评价,以便总结合同签订、执行的质量和状态,总结反馈经验和教训,改进合同变更管理工作。

4:

支付控制

  支付是费用控制的重要环节,必须严格按照本文件及有关程序执行。

  严格审查支付条件,包括费用预算计划的相符性、合同规定的相符性和支付手续的完整性。

6.项目费用分析考核

责任单元应定期编制发布费用控制报告或专题报告,说明项目费用计划执行情况,包括已支出的金额、与计划的偏差、超支部分的费用项目和金额,并预测可能引起超支的费用项目和金额,提出风险控制建议。

项目费用分析报告应真实、及时和力求准确,应能反映具体项目及总体费用管理的状况。

责任单元实际完成的费用应严格控制在项目预算目标金额之下,实际支出和预算的对比分析、偏差将作为每年和项目结束时对责任单元考核的重要指标。

同时釆取相应激励措施,激发计划执行的积极性,确保费用管理体系得以良好地运转。

7.项目费用计划的调整

在实施过程中,当发生重大的合同变更或市场变化造成原费用计划的不合理,责任单元提出申请,依据授权规定进行审批。

获得批准后,应进行调整相应层级的执行预算或控制预算或项目全周期费用。

(摘自201603《工程经济》陈宏玉的《全面预算体系下的核电项目费用管理研究》)

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