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AAA红帽CEO的高效工作10秘诀

|领教导言|

      看到这篇文章时,我想起了去年杭州私人董事会年会上关于老板要不要职业化的论战,把自己逗乐了,回复“欢乐”与您一起重温当时的场景。谨以此文献给想更加逼自己的老板。

1. 在星期天晚上,就把下周计划好

吉姆一到星期天晚上,就会坐在家中检视公司的年度、各月的重要目标。他认为,虽然公司的长期目标不是紧急的事,但绝对很重要,若没做好规划,很容易一不小心,就为了紧急的事,而耽误了重要的事。所以,他是这么做的:

「我会先查看一周的行事历,先知道哪些时间被排定了会议,然后检视我想完成的工作,将这些事项填入我的待办清单中。」

关键是为一周的工作建立架构与原则,不然一忙,你就会忽略了去做那些重要、但不紧急的事。

2. 把时间空出来,留给重要工作

和别人有约、或是订下会议时间之前,先在行事历为自己保留一些时段,填上预定的工作项目,如:写新提案、检核行销素材等,以完成特定的工作。若是不这样做,你的时间很容易悄悄溜走、或被人打断,无法专心完成重要的工作。

3. 请遵守「真正」的待办清单(to do list)

你曾经列出一堆to do list,但根本没时间完成吗?吉姆也是,清单上的项目永远做不完,结果,to do list变成了愿望清单(wish list)。如果你一天要开6小时的会议,但你还规划八小时的工作,那这些工作能完成才真是见鬼了。

吉姆说:「用真正的时间来做分配,会强迫你排定优先顺序,让你专心。当你知道你只有30分钟做完一件事,你会更积极的防止分心。」

4. 将会议时间预设为30分钟

以1小时为单位的行事历软体,究竟是谁发明的?吉姆怒喊,这让人浪费了几百万个小时啊。他认为,大部分的讨论可以在30分钟内结束,甚至15分钟就可结束,特别是当大家都知道,老板只有15分钟可以开会的时候。

5. 不要一次做很多事(multitasking)

特别是在冗长的会议中,很容易想要做一些不用大脑的工作,像是清理电子邮件信箱?但这都会让你的会议变得没效率,就算你做的是不用脑的事,你还是分心了。他认为,不要去尝试一次做好两件事,一次真正做好一件事就够了。

6. 好好利用边缘时间(edge time)

「我最多的边缘时间,是平日开车上下班、还有在机场的时候。」吉姆是这样运用时间的,他载小孩去上学,然后在固定的时间送他们下车,接着他就在开车的时候,约莫是早上8点到8点半,按计画打电话给需要联络的人。

7. 追踪你的时间

当你开始追踪你的时间,你会惊觉自己花了多少时间在做没效率的事。你不用算得太准确,但是这些时间的记录,会给你改善的方向。吉姆说:「我最近才开始追踪我的时间,结果令我大开眼界,而且真的能让我专心。」

8. 用心经营午餐时光

你要吃1小时、30分钟、或是10分钟的午餐都行。但不管吃多久,你都要用心想想,这段时间对你产生了怎样的帮助。

因为你每天花1小时用餐,一周就用掉了5个小时,若能在午休时间,可以同时休息放松、顺便社交、建立企业文化,不是更有生产力吗?但前提是,你不能每天都跟相同的人一起吃午餐,建议规划一周两次,和不那么熟的人一起午餐、或是外出走走。

9. 全力经营家庭时光

吉姆承认自己是个工作狂,所以夜晚更要用心经营。「当我晚上离开工作回到家,就是家庭时间,我们像一家人一样晚餐,和孩子一起做作业,我把整个人关机。没有电话、不看email。」他说,他5点或5点半放心下班回家,专心陪伴孩子,然后在8到9点孩子入睡后,又切换成工作模式。

吉姆认为,如果不主动将时间空出来,一回家就会又想开始工作,果然是工作狂啊。他说:「不要只是人在那里,而是要和家人在一起。」

10. 让一天正确的开始

和许多成功的CEO一样,他早上起床的第一件事就是运动。不但能产生满满能量,也能帮助自己在接下来的12小时维持好心情。「我早起慢跑,回来阅读新闻让自己冷却一下,然后下楼和孩子们一起吃早餐。」吉姆建议,在一天的开始,就将自己设定在最有生产力的状态,那么,接下来的一整天也都会很有生产力。

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