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如何进入高效会议模式

如何进入高效会议模式

  一、主题要聚焦。

  一次会议,最好就只有一个主题。这样可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题。会议议程上没有的话题,在开会的过程中可能会涉及到,但是如果不是很重要,那就必须放一放,集中精力讨论问题,减少会议时间

  二、人员要相关。

  参加会议的人员,要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的部门,派人参加。参加会议的人员,一定要有决策权。

  三、事先要通报。

  会前必须做好充分的准备。要想会议高效,事先告知很重要。会议应至少提前一天告知,包括会议议题、会议议程、会议起止时间、需提供的有关资料、发言次序等,让与会人员作好准备,开会时积极发言,各抒己见,迅速做出决策,提高会议效率。

  四、程序要准确。

  会议会议议题部门主持,他要把这个会议的背景、要做什么事情从头到尾叙述一遍,然后当场征询大家意见,要求各个部门就讨论的议题发表观点,公司领导高屋建瓴,当场决策,统一协调指挥。会议要遵守会议程序,严格遵守会议纪律,会议期间原则上不允许外出,如有特殊情况,必须向主持人写书面字条说明 原因。

  会议主持人在最后一定要告诉大家结论,接下来的工作应该怎么做。如果领导觉得信息不全面,那么就下次会议再来拍板,但必须保证时间节点。会议要形成执行时间表,某个时间段大家要做什么,工作的结果如何汇总,什么时间再来开会碰头。这样分工明确,效率也会很高。

  五、时间要紧凑。

  要事先规定会议时间,一般的会议不要超过一小时,较长的会议要分阶段进行,每阶段发言人的时间要规划和控制好,有必要时安排中场休息。合理控制发言时间,原则上每人发言每次不得超过5分钟。

  六、记录要完整。

  会议记录一定要完整、规范。会议组织部门从签到、讨论记录,到会议决议、表决情况,都要进行详细记录,以备查。所有会议的记录和形成的决议,要汇总整理成标准的《会议记录》经分管领导审核后,交由人力资源部存档,监察部对会议形成的决议负责督办。

  七、纪要下发要及时。

  会议召开后应在会后一天内下发会议纪要,会议纪要做到完成目标的时间、要求、方法、执行人四落实。要及时贯彻会议精神,增强会议时效性,发挥会议的作用。

  八、决策执行要检查。

  会议决策情况要跟踪检查,在会后的几天里,分管领导要检查分管部门对会议决议的贯彻落实方案。

  其次是监察部定期检查落实。对会议的贯彻,制定及各节点,每个节点都要进行检查。

  九、及时做好总结。

  决策完成期限要进行及时的总结,做到好的表扬,错的处罚,确保会议有效性的贯彻落实。按照PDCA的原则,总结经验和教训。对典型经验或教训,要认真解剖,制定纠正和预防措施,争取不让企业犯相同的错误。

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