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改善工作效率的20个技术习惯

      有很多技术习惯可以提升你的工作效率,找到你所需要的技术习惯并坚持下去

《创业邦》 文/Gina Trapani

新的技术都宣称是为了使生活更轻松。但是有时候你会觉得技术并没有给自己带来轻松,特别是当你看到邮箱里躺着几百封新的电子邮件,当你面对损坏的电脑硬盘焦头烂额,或者在你离开办公室以后,突然想到忘记从公司电脑中拷贝一个重要的文件。

幸好,有许多的工具可以帮助你解决这些麻烦。接下来我们将告诉你,在工作中到底哪些高科技工具值得尝试,如何利用高科技手段来提高工作的效果和效率。

1.利用电脑远程办公

其实你完全可以通过免费的远程控制软件,轻松而无障碍的在家里办公,如LogMeIn或TightVNC(免费),你就能操作办公室里的电脑。在家里,你可以远程看到办公室电脑的全屏桌面,启动和关闭程序,阅读电子邮件,在电脑之间复制和粘贴文本文件,并访问你留在电脑上的任何文件。目前在iPhone手机上也开始内置一些远程管理软件,如远程控制软件Mocha VNC和离线浏览器Teleport.如果你不用去远程控制电脑,但你确实需要访问办公室或家中的电子文档,那么可以使用微软的文件同步工具FolderShare.这样,无论你在哪里工作,无论在哪里进行了更新,你的文件都将保持即时更新。

2.定时进行自动硬盘备份

备份你的重要文件和购买家庭保险一样关键。如果你喜欢摄影,不要想着每隔几个月用DVD盘刻录来保存照片,这是一种冒险行为,你可能将丢失所有重要的数码照片。你应该用软件来做这些事情。

首先,安装一套优秀的备份程序,你就不会碰上硬盘崩溃这样的倒霉事。或者现在你就可以用免费版的备份软件SyncBackSE,然后通过外部的FireWire驱动器、USB驱动器或网络驱动器设置定期的备份工作。

当然,光做本地备份是不够的。为了保护你的数据免受火灾、雷击、盗窃或其他灾害的影响,还要把数据备份到互联网上的远程服务器。Carbonite公司和Mozy公司就能在你工作的时候,自动通过网络上传和备份数据,这种服务的性价比合适,而且没有空间限制。

3.不用鼠标,工作更快捷有效

学习一些常用的快捷键方式,能让你更加顺畅的操作电脑,比如Ctrl+S是“保存”。一些免费软件如Launchy(适用于Windows系统 )或Quicksilver(适用于苹果系统)可以帮助你成为一个键盘高手。这样,手不离开键盘,你就可以启动程序,打开文件,甚至做一些高级的指令,如调整图像的大小和移动文件。你也可以指定一些组合键,还能利用软件自动打出一些常用的词组。

4.减肥、健身、省钱、记录行车里程

一些以自我改进为目的新的社会化网站可以帮助你监督饮食、锻炼、花费,通过这些指标把你带到正确的生活轨道上。

像FitDay和Weight Watchers这样的网站就可以指导你的健康饮食。如果Quicken或Microsoft Money这些软件升级太复杂,你可以通过个人金融网站Mint.com和Wesabe跟踪你的开支,还能生成支出与收入图表。 至于你的车,为了记录你汽油消耗情况,你可以通过Fuelly或MyMileMarker网站记录里程信息,这样可以计算出每升汽油所走的里程,避免不必要的支出。在这些网站输入你的个人信息,就可以得到个性化的建议和比较,社区里志同道合的人也会提供支持和建议。

5.每天清理你的收件箱

不要等收件箱开始超负荷工作时,才想起清理它,每天都要清理。“零邮件”的意义是,要及时处理电子邮件,不要等到混乱。在电子邮件客户端中创建三个文件夹,或是三个标签,分别为处理中、稍后处理、已存档。当你每天检查电子邮件时,对新邮件迅速做出决定,直到你把所有新邮件都从收件箱转出来,没用的邮件马上删除。如果在2分钟之内就可以进行回复的,赶紧回复;如果有些邮件有参考价值,或者需要采取后续行动的,处理后移到存档类。

6.归置各种线缆

当你的电脑周围布满线缆时,你要拿走笔记本,才能接上打印机,而且线缆都要可能找上好久才能理清。因为电源线、USB、扬声器等所用线缆看上去都差不多。我们可以给这些线缆贴上相对应的标签,这样就不会出现插错线缆,或是拨错线缆的情况。另外,你可以去购买一个线缆托盘,把所有的线缆都放进去,以后清洁灰尘时就方便多了。如果你不想让配件或是笔记本电脑的线缆掉落到桌子的后面,可以找一个线缆夹对它们进行固定。最后把你的工作站和其他外围设备接在一个单独的电源板或者UPS电源上,这样在不用的时候直接用一个开关就控制,而不需要拔下所有的电源线。

7.列出要做的事

如果把想所有的事情都有序无误地做下去,最好的办法就是写下来,做完一项就勾掉一项。你可以通过网络、电脑、智能电话或是手写的方式把这些记下来。PC World网站之前对一些线上任务管理网站做了一些测试,我们从很多的网站中挑选出了Remember the Milk(RTM)这个网站。该网站可以提供简单快捷的日常任务管理,无处不在的提醒。RTM还提供任务分类(比如工作和家庭)、文件附件存储、笔记、优先事项、标签、支付日提醒,甚至还有“密友接龙”(你可以把任务发给其他的RTM用户,比如你的伴侣或者助手)服务。RTM还能提供与火狐浏览器的扩展功能,把整个服务整合到你的Gmail邮箱,所以你也能制定电子邮件任务。当然,不管这个软件有多好,也不能取代用一只旧的圆珠笔在纸上勾掉已完成事件时的那种满足感。

8.用U盘或iPod代替笔记本电脑

下次旅行时,记得别携带沉重的笔记本电脑,因为你可以用U盘或是iPod来取代它。现在,很多便携式Windows软件都能在U盘或iPod上使用,例如MojoPac 和U3,你能在U盘上运行微软Outlook这样的应用程序以及保存文档。但前提是你需要一台主机,一旦这个条件具备了,你就可以把MojoPac软件装在亲戚的电脑上,或是咖啡馆的工作站上。

9.把摄像手机当作数字存储设备

现在,几乎所有的手机都内置了照相功能,足以替代数码相机。你可以用摄像手机和内存卡记录下你停车的地点,拍下一瓶爱人喜欢的美酒的标签,记录一件新商品的价格,以备回家上网查询。有一些新的网站如Qipit,提供的网络服务可以将你拍下的照片转变成PDF文档,同时识别你拍下的文字,并将转换后的PDF文档发送给你。

10.建立自己的价格比较系统

像RetailMeNot.com 或SearchAllDeals.com这样的商业交易搜索引擎,或是类似于BeatThat这样的社交网站都能在你购买之前帮忙寻找找到合适的价格。而PriceProtectr.com和类似的服务还可以帮助你节省金钱,因为这些网站可以监控超过130个网站的价格信息,如果你在你购买以后就降价了,那么店主可能就应该补偿你,但是知道什么时候价格下降了就需要技巧。你可以登陆RefundPlease.com来使用Amozon.com的30天价格保证系统或者使用免费的价格监控软件来获知你所买的商品是否降价的消息。而像Farecast 和Orbitz这样的旅游网站也能提供比价系统服务。

11.用Gmail来管理多个电子邮箱

有必要把多个邮箱当作一个邮箱来管理。Google提供免费的、基于网络的Gmail服务,它不仅是一个电子邮件主机,也是一个电子邮件客户端。利用Gmail邮箱中内置的Mail Fetcher功能,你最多可以从5个其他的使用POP3标准的邮箱账号中收取邮件。设置完成后,你就能通过一个Gmail账户接收其他邮箱的邮件。你也可以安装Gmail的Compose插件,通过非Gmail账户发送邮件。

12.不要忘记重要的日子

你可能每年都在最后一刻才想起妈妈的生日,然后手忙脚乱的给妈妈买花。不妨为此设立一个邮件提醒。Google日程管理就能帮助你,在预定的事件即将来临时,它会发送短信(如“下午3点去取干洗的衣服”),或是邮件来提醒你(“要安排去做一次美容了”)。许多网络日常管理服务都支持通过邮件提醒。

13.不要忘记重要的密码

网络浏览器可以保存你的常用网站的用户名和密码,但是除了网站所需的密码,你肯定还有很多其他密码需要记住,如Wi-Fi无线网络的名称和密码、电脑登陆密码、手机上的PIN码和其他一些安全提问和答案等。不要把它们写在便条上然后贴在屏幕上,最保险的做法就是对密码数据库进行加密。另外,你还可以使KeePass这样的免费密码管理工具进行加密。

14.对私人文件进行加密

每人都有一、两个私密文件,不愿意让盗贼、孩子、竞争对手、同事或是其他偶然使用电脑的人看见。不管你是想对秘密的商业计划或者是个人照片进行加密,免费的跨平台软件 TrueCrypt都是一款不错的加密软件,它不需要生成任何文件即可在硬盘上建立虚拟磁盘。只有掌握密码的人才能打开并读写文件。对于其他人,它看起来是一个十分普通、混乱的文件夹。TrueCrypt可以保证硬盘上的单个文件或者整个硬盘的安全。

15.流媒体内容传输

为了享受数字音乐和视频带来的愉悦,你没有必要在起居室的电视上安装一个机顶盒。如果你拥有一个游戏控制器或者TiVo,你就可以通过电脑向这些设备传输流媒体内容,而且不用购买Apple TV或是机顶盒。

16.控制在线电视节目和音乐

忘记有线电视吧,现在互联网有很多免费的电视节目。如果你觉得不想在视频网站上观看在线电视节目,登陆Hulu、Joost、Comcast""s Fancastt这样的网站就可以看到你喜欢的电视节目,也可以从Pandora、Deezer或者Slacker网站免费下载音乐到电脑上播放。

17.用火狐的关键字登录收藏站点

一天当中,你也许要访问同一个网站好几次,或是使用同一个搜索引擎好几次。如何能快速打开这些页面呢?使用火狐浏览器的关键字书签功能,就能把你立即导航到你收藏的网站上,而不用再用手输入那一长串的链接地址,或者花时间来寻找正确的搜索框。

另外,你还可以把这个技术用到跟搜索无关的一些网页上,比如用一些组合关键词打开新的Gmail邮箱。一旦你设定了关键词,火狐浏览器就成为了一个强大的、定制的命令行。

18.监视和扩展你的Wi-Fi无线网络

通过开源的路由器固件升级,就能扩展路由器的信号,监视带宽和使用进度。而免费的DD-WRT和Tomato固件都能提高类似的高级特性,可用来管理你的无线网络,包括带宽监控、提升服务质量,甚至通过对路由器进行超频来扩展信号。

你是否想通过一些低科技的手段,就能把Wi-Fi路由器的信号覆盖到屋顶,或是地下室呢?现在,很多网站都表示,对路由器的天线做一些改变,就能做到。

19.熟练掌握搜索技术

掌握高级的搜索技术,就能帮助你从Google数百万的搜索结果中更快的找到结果。在引号框里面输入短语和固有名称,就会得到很多匹配的结果,还可以利用“+”和“-”两个符号来指定特别的意义,尤其是当有一些词语拥有不止一个含义时,还可以利用文件类型(Filetype)等搜索技巧来搜索。你甚至还能把冰箱里面所有食物都输入到搜索栏中,得出的结果就是帮助你指出今天晚上该做什么菜。

20.节省打印开支

你在家庭打印机上的花的钱已经够多了,因此要养成节省打印纸和墨盒的好习惯。要想减少打印开支,可以在打印前预览一下,可以将一些章节和范围压缩成更少的页面来打印,或者只打印你文档中需要的页面。把你的打印机设成最低质量模式,还可以使用双面打印,或者将很多页集中在一页打印(比如当你打印PPT文档时)。

Gina Trapani 是Lifehacker.com网站的主编,著有《升级你的生活:Lifehacker指南让你工作更有智慧,更快,更好》(Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better)一书。

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