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干货|大学毕业后,我如何从职场小白迅速成...

禾公子的第六篇夜谈

大四开学后没多久,我便着手做简历、买职业装、查找招聘信息,然后去面试。很幸运,我面试了三家公司,通过了两家,经过对比与权衡,我选择了其中一家外企HR助理的工作

经过一个月的培训,我到岗了。我的直属上司是一位年轻帅气的男主管,分管HR工作中培训的部分,而我的经理和其他分管主管则在另一座城市。

我刚工作时,我的主管总是反复给我强调“职业化”三个字,我明白他的用意,一个刚刚大学毕业的小白,很多时候都还带着孩子气,只不过工作中是不需要孩子气的。

不多说,本文干货较多,不浪费篇幅了。

一、运用GTD管理自己的to do list

所谓GTD,即get things done(将事情做完)的缩写。

很多职场小白都会端着一副学生般认真的态度,将上司交代的事情记下来,然后去做。可很少有人会有“跟踪事情发展”的意识。也就是说,你要随时知道你要做的事情发展到哪一步了,不能在你上司问起的时候,支支吾吾地说“我把文件给了某某……后来……她没再回复我……”

还有很多时候,你甚至会漏掉很多要做的事。这时候你需要用GTD来管理自己的to do list.

我是这样做的,我们公司内部的在线交流工具是skype,每天早晨我会提前十分钟到达公司,先在纸上写一下我一天需要做的哪些主要工作,最好再按照重要程度排一下先后顺序,然后把这些用Skype发给我的主管。是的,即使他的格子间就在我隔壁,我也需要把我的工作落实在文字上,而不是口头跟他汇报。

每天我们下班后,我会推迟十分钟离开公司,把早晨发给主管的那些事情的进度回复给他的Skype,哪些已经做完,哪些因为特殊原因不必做了,哪些因为某某原因停在了哪一步,后续怎么办……这些用简洁的文字发给他,千万别啰嗦,简洁,简洁,一定要简洁,但一定要把话说清楚。

二、玩转你的办公软件

我在之前的一篇文章中对不少大学生朋友提出了一条“课余时间练好办公软件”的建议,参见《致大学时的自己——给你的几点建议》

工作之后你会发现你的办公软件运用能力简直烂急了。还好我下班之后的时间还是比较宽裕的,亡羊补牢为时未晚,赶紧练起来比懊悔要强得多。

我的工作需要用到Excel里面的lookup来做每个月的考勤表,需要用数据透视来做满勤奖,需要用PPT来开发一些培训课程,以及word文档来写一些报告和总结。

所幸我的上司都比较nice,我的主管更是耐心,我的经理也在每次见到我的时候教我很多东西。下了班回到家搜索视频跟着学,并且复制一份工作中常用的表格存在自己的电脑里,拿来练手。

而运用PPT开发培训课程,则需要很多创意,面对一张张纸质文件和教材,你如何用PPT配上精美的图片把这些枯燥的文字显示得有趣,要点明确。除了脑洞开的要大,还要熟练掌握PPT的各项制作技巧。

小白同学可以上锐普论坛看看,查找资源。

三、为你的上司节约时间

我觉得我是一个比较善于总结的人,经过一段时间工作磨合,我发现我的男主管是个有耐心且相对感性的人,而我的女经理则是个理性冷静善于分析的人。所以我在提交工作资料给他们的时候,我会做两份,一份word做的详细的文字资料给我的主管,另一份用Excel做的数据表给我的经理。

而他们都很赞赏我的工作,注意,这不是拍马屁,这是帮助你的上司节约时间,这一点很重要,因为他们处在一个更重要的位置,而他们的时间往往更珍贵且没有富余。

当有一些问题或者工作中的困惑需要向上司请教,我会先思考一下这些问题,哪些是我可以通过查资料自我解答的,哪些是我实在不懂,需要请教上司的,千万别芝麻绿豆的事情都要问。我一般会在午餐时间或者下班后,和上司一起出门的这段时间里把问题提出来。

别问我这么短的时间怎么解决问题,麦肯锡有一个30秒电梯理论,需要你在电梯内的30秒时间内把话说清楚,相比之下,我的时间简直宽裕得不要不要的。

四、杜绝“小朋友”心理

职场没有一些影视剧作品中表现得那样刀光剑影,也没有那么暗黑,只是身在其中,幼稚与孩子气还是不能要的,一些“小朋友”心理还是要坚决摒弃的。

我的工作需要我每个月出差,游走在我的常驻办公地和公司工厂之间,这是两座城市,有时候甚至还要跑去几千里之外的外地办事处。

有一次我和主管一起从北京回来,我拎着自己的电脑,拖着箱子,肩上还背着主管的电脑,他在打一个很重要的电话。这个场景被我们公司的总裁助理Q总看到了,他打趣我的主管:“人家说到底还是个孩子,跟着你东奔西跑也就罢了,还让她自己拿那么多东西,还要帮你拿,有没有点爱护小朋友的意识啊!”我的主管很严肃地说:“她不是小朋友,她很好,也很得力。”然后我们就因为这件事蹭了Q总一顿饭。

饭桌上Q总道出了请客的原委:他的助理,一个和我同期毕业同时进入公司的姑娘,在工作中还像个小孩子,委屈了会哭鼻子,出差需要Q总订票、订酒店,出行还要帮她拿行李。我听了差点一口水呛着,我主管问他,既然这样为何不换一个呢?Q总居然说,毕竟是个小姑娘,而且现在找工作也不容易,我觉得如果能让你的助理Janet有时间的时候教教她,她能改掉,那我还是可以接受的。

后来我也确实有时间的时候就和那姑娘交流,发现自己的三观被一次次刷新,再后来那姑娘辞了职,理由是不能适应工作强度。

我惊讶得下巴差点掉下来……一个坐上司车都需要上司亲自给开车门的姑娘,终于受不了职场的“摧残”,辞职了……职了……了……Orz

五、你最好懂一些职场礼仪

我在大学时期是有学过商务礼仪课程的,在刚进入公司参加为期一个月培训的时候,也再次系统学习了商务礼仪的知识。

事情多次证明,懂一些职场商务礼仪,会对工作有很多助益。

职场礼仪的内容有很多,例如电话礼仪,用餐礼仪,自我介绍与介绍他人的礼仪……在此不作多表,有时间可以去网络查看视频或文字教程。你只需要知道,这会让你显得很专业,很职业化,它们会让你以一个职业者的身份展示自己,而非一个刚毕业的毛头小孩子。

其实初入职场的要点还有很多,我不能一一列举,只希望你能做个有心的人,善于总结。

职场没有那么险恶,你只需要做好自己。

ps.本文只适用于大学刚毕业初入职场的小白们,不适用于职场大牛啊。

END

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