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检查Excel重复值还在用人工肉眼?教你点点鼠...

本文将涉及:1.条件格式——用法多样。可通过设置条件,标亮符合条件的单元格2.COUNTIF()——返回符合条件的记录个数

表哥有一位做财务工作的朋友,他的工作内容之一是登记报销单和发票。

他的公司每天业务量很大,通常每天手头的单据还没有录入完成,又来了一批新的单据。有时候如果没有做好记号,一张票可能会重复录入了两次。若是没有及时检查出来,很容易为今后造成隐患。为此,他十分苦恼。

查重很苦恼

有何办法,不必通过后期检查,而是在前期录入时,就可以及时发现是否有重复呢?

判断是否有重复

表哥的最初想法是利用数据库进行比对查重。而数据库需要随着新记录的输入而更新,解决了一个麻烦又造出了新的,并没有帮朋友减负。

这个问题一直到最近,表哥换了新公司之后,偶然发现了解决之道。

条件格式突出显示重复

想到至少有两种办法可以帮他实现查重的功能。

一是使用条件格式,二是使用公式。

方法一:条件格式中的突出显示重复

第1步:选中待查重整列。在"开始"菜单栏中,有一项"条件格式"功能按钮;选中弹出下拉菜单,选中"突出显示单元格规则";在右侧弹出菜单选择"重复值";

条件格式突出显示重复

第2步:保持默认设置——选择"重复",单击确定;

确认之后,如果确实有重复值,则会被标亮;

条件格式突出显示重复

如上图,序号2与序号8的报销凭证号有重复,说明录入有重,财务可据此再进一步查明是否需要被删除重复项目。

举一反三,除了报销凭证号码外,其他具备唯一性的列也可按照此法查重。

表哥Tips:

(1)多列查重时,注意要一列一列,进行设置。否则会被系统认为是多列之间进行检查,而不是某一列内进行检查;

(2)尽管此功能不会增加文件大小,但会影响到文件打开与计算速度,故不宜设置多列,仅选择具备关键字的列进行设置即可。

由于使用条件格式查重,每一条都要与其他进行比对。

若目前有N条记录,每次插入/删除/保存等操作都会进行查重运算,运算次数为N×N,且随着记录的增加,运算次数会呈指数增加,严重影响文件的运行速度。

(尤其在使用筛选时,仅3000条记录就能卡到哭)。

因此表哥建议将其改为公式与条件格式结合使用的办法。

具体思路如下:

第1步:加一列辅助列,使用公式判断是否重复

公式与条件格式标色结合查重

加辅助列G列,以单元格G2为例,公式为

G2=IF(COUNTIF(C:C,C2)>1,"重复","ok")

G2= IF(COUNTIF(C:C,C2)>=2,"重复","ok")

在实际操作中,无论是新输入或是以前的记录,但凡C列的号码有重复项,COUNTIF函数的结果至少等于2(公式一中所以使用大于1,是为了少写一个等号,表哥偷个懒哈)

第2步:设置条件格式,如果辅助列提示重复则标亮

选中单元格G2,进入条件格式设置如下:

条件格式特定文本标色

最后单击确认;

第3步:以G2单元格为首行,下拉填充,不但复制了公式,同时复制了条件格式。

之后每次输入时,检查辅助列是否被标红,就可知是否有重复项了。

表哥Tips:

由于公式的计算速度超过条件格式,因此使用公式代替条件格式判断,效率会高很多。

你学会了吗?

如果你觉得方法还不错,请分享给更多的人看到。

这是对表哥的肯定与鼓励,谢谢↖(^ω^)↗

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