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怎样用番茄工作法提高效率(一)

清姝在前面提到画格子的方法来提高效率,主要的原理就是番茄工作法。可是很多人都不太清楚番茄工作法啊,其实我很想让大家去看这本书的,但是很多人表示不容易找到,或者没有耐心去看完整本书,那么清姝这次来系统介绍一下。

优点

番茄工作法

在清姝看来,番茄工作法最大的优点就是简单,不需要太复杂的工具就能做到。

它的核心包括两部分,评估和制定工作所需时间以及在工作中专注不被打断

评估与制定工作所需时间

拖延症已经成为社会的普遍现象了,相信看到我这篇文章的你们都是拖延症患者,只是程度轻重不同。拖延症患者总是在临近deadline的时候不可避免的焦虑,甚至在工作还没开始的时候就已经焦虑了,“下周就要交报告了,两天过去了我还什么都没做。”

番茄工作法的好处之一就是缓解时间生成阶段焦虑的。当番茄工作法运用熟练之后,我们接到任务可以迅速判断出完成所需时间,然后将任务拆分成番茄钟,在将番茄钟合理安排到计划当中。

学会专注

我们工作中总是被各种打断,这些打断造成我们不能专注做事情,致使工作效率低下。而番茄工作法的优点就是减少打断。我们每次工作,从散漫状态进入到专注状态总是需要5-10分钟时间,一旦专注状态被打断,重新进入有需要相同的时间。番茄工作法就是要我们意识到一旦开始一个番茄钟,在番茄钟时间内如果遇到打断,我们只是记录下来不去处理,这样专注状态还可以继续保持,而不会影响工作效率。

工具与方法

番茄工作法

工作方法1:弄清某项任务所需时间

简单地说,一个番茄时间共 30 分钟,包括 25 分钟的工作时间和 5 分钟的休息时间。在 每一天的开始,从 ACTIVITY INVENTORY (活动清单)中选出你今天要完成的任务,优先考 虑它们,并把它们记在 TO DO TODAY (当日清单)工作计划表中。

2:开启第一个番茄时间

在一个番茄时间内,你不可以被打断,这 25 分钟意味着纯粹的工作。一个番茄时间也 不能被分划:不存在半个番茄时间或一刻钟的番茄时间这样的事情。番茄工作法中,时间的 最小单元是一个番茄时间。( 规则:一个番茄时间是不可分割的)如果番茄时间被某人或某 事强制打断,那么这个番茄时间就相当于白费了,应该重新开始这个番茄时间,就当这个番 茄时间从来没有开始过。然后你就要尽快地开始新的番茄时间。

番茄计时器响起的时候,就表示你必须停止手中的工作,即使你还没有完成这项任务, 你觉得你能在休息的几分钟内就能完成它,你也不能继续工作。

3:休息

这 3 到 5 分钟的时间能使你的大脑断开与工作联系。让大脑可以消化你在以上 25 分钟 内所学的东西,也给了你充分的时间可以做一些有益身心的事,能帮助你在下一个番茄时间 内更好地学习。

这几分钟的休息时间里,脑子里不要再去想任何有关你工作事情因为在这休息时间里, 你需要让大脑消化一下,为下一个番茄时间做好充分的准备,而做以上那些事会阻碍大脑恢复活力、休息时间里就不需要任何工作,一旦休息结束,再重新开始一个番茄

4:每四个番茄时间

每完成四个番茄钟,休息15-30分钟。这 15 到 30 分钟的休息时间里,是时候清理一下你的办公桌,去散个步,喝一杯咖啡, 做几个深呼吸。重要的是 不要去做复杂的事情,否则大脑将不能消化你刚刚所学的,会导致你不能以最好的状态去应 对下一个番茄时间的工作。在这段休息时间里,也不要再去回忆上个番茄时间里做的事情。每四个番茄时间过后,停止你的工作,进行一次较长时间的休息,大约 15 到 30 分钟。

5:完成一项任务

完成任务后要把任务从清单上划掉,当然完成任务的时候可能会没有用满一个番茄钟,这时两种选择

1复习当前回学,或者检查一下工作,进行一下回顾进行提高

2如果没有复习的必要,做废掉当前番茄

6:记录档案

在每天的结束时,把已经完成的任务记录在档案中,记录你完成每个任务所用的番茄时间数,这样就简单地显示出你在每项任务上所下的工夫。以下的几项可作为参考:日期、开始时间、任务的类型、任务描述、完成 任务所用的番茄数,还有简要备注,写明获得的成果、进步的空间、遇到的问题等。

7:改进

记录档案的过程可以帮助番茄工作者有效地进行自我审查和评估,有利于使用者对如何改进工作方针做出正确抉择。可以弄清楚每个阶 段的工作是不是都有效,如果去掉其中某个阶段是不是还能得到一样的结果。

减少被打断次数

打断分成内部打断和外部打断

1:内部打断

内部打断是只我们因为个人原因而引起的打断,比如想吃东西、想走走,想给家里打个电话问问孩子的情况等等。内部打断一般都是由于精神涣散造成的,而且很浪费时间。这时我们需要做

1记录下这个内部打断

2忘掉这次打断,继续做现在正在做的番茄钟。

当我们将内部的时候,问问自己,“这件事情很紧急吗?需要马上做吗?”往往这个打断信息都不是很紧急,晚几分钟几个小时几天在做都来得及的,那么花几秒钟的时候把这件事情记录下来就好了,多了就会影响到当前番茄钟的专注力。一旦打断记录下来后,大脑就会放轻松而不至于总想着这件事情,才能集中精神继续进行当前的番茄钟。

当然如果这件事情非常紧急,也要完成当前番茄钟,或者废除当前番茄钟,休息五分钟,在下一个然后用紧急的事情替代当前的计划

减少来自内部的打断,我们首先要做的是掌握打断的次数和打断的类型,重新审查这些打断,接受它们,或安排它们,或删除它们,都取决于这些打断

2:外部打断

外部打断是由外部因素引起的打断,比如有同事找你或者接到一个电话。内部因素与外部因素的区别在于,后者需要你与其他人发生作用:与别人沟通。这个时候要学会“保护番茄钟”

这时候快速记录事情,推迟事情,并写进日程表,询问打断你的人是否同意。你的同事或同学过来找你,你可以礼貌地跟他说你现在很忙。( 或者可以幽默地说你正躺在番茄 里。) 然后告诉他可以在 25 分钟后来找你,或几小时后,或明天,这决定于事情的重要程度。这些被你推掉的人们,之后得到了你很好的答复,不是被你拒之门外并忘得一干二净,久而久之,人们也就会尊重你的做 法,并愿意和你一起“保护你的番茄”。

3:将打断变成任务

每天抽出一个专用番茄时间(或更多)来安排这些打断。采用逆转机理来保护当前的番茄时间,让打断变成事件,要用适当多的番茄时间来安排它们。

成功地拖延打断,越迟越好,尽量减轻这些打断的紧急程度,增加这些打断的可控制性。

逐渐地减少专用番茄数,让安排这些打断的时间越短越好。

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