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《金字塔原理》5:天马行空?不,请用一句话...

文/杜豆豆

倾一生之力,读经典好书,写有厚度的文字,过有深度的人生。大家好,我是杜豆豆。欢迎订阅我解读的《金字塔原理》。

职场写作,奇思妙想不是重点

1:

职场写作,不是小说创作,奇思妙想不是重点。

我大女儿是个古灵精怪,喜欢写小说。她打小就有些语言天赋,很早就开口说话,没事儿就自言自语编故事。上小学时,她就会写剧本,有段时间还特别热衷写同人小说、玩COSPLAY。

不过,她倒是有自知之明,知道自己年龄小没什么阅历,所以始终都在创作虚构小说。偏偏我这个当妈的,想象力缺乏,对虚构小说不感兴趣,尤其心里还有些偏见,觉得这么大点儿的孩子能写出什么有深意的小说来?所以,很少去看她写的东西。

不过,说实话,她也不喜欢让我看,总觉得那是她的小秘密、小天地,生怕我知道了,打乱她的那点小自由。于是,我也就放任不管了,随她在自己的想象空间里任意驰骋。

这下,倒遂了她的愿。她可以放任地写,偶尔遇到打不开的结,才欣欣然跑来主动找我聊天,让我给她出主意。

于是,我就会摆出一副当妈的姿态说:“ 好吧,前面你写了什么,把大概情节告诉我吧。”

于是,女儿开始拉拉杂杂的讲,讲着讲着, 就陷到细节里去了。我只好赶紧让她打住,说的最多的一句话就是:“ 你把我绕糊涂了,用一句话说明白行吗?”

女儿一脸委屈:“我也想说明白,可我觉得一句话真的讲不明白呀。”

也是,小说创作,需要的是灵感的碰撞,细节和想象力往往比结论更重要。

但是,这种天马行空的表达,如果用在职场写作和沟通上,那可就糟了。

想想看,如果公司销售数据不好,领导让你写份调研报告,找出问题所在,提出解决办法。你左一个问题,右一个原因,说了半天也没讲到领导要的问题解决办法上,领导不拍桌子跟你急,那才怪呢!

如果你组织了一个会议,要讨论各部门的业绩考核问题。结果,开会时你东拉西扯,毫无重点,最后也还是没讨论出个结果来,不仅浪费自己时间,也浪费别人的时间。下次你再组织会议,别人是不是要考虑一下了呢?

胸中藏有大义,笔下自有乾坤。

讲明白一件事,除了分析能力,概括能力也同等重要。能把素材概括出最终结论,得到更高的思想,还怕做不出“深刻”文章吗?

今天,我们就来讲讲——如何用总结句概括你的思想

2:

能概括出各组思想,意味着你完成了思考。

金字塔结构是层次结构,每一层的思想,都是对下面一个层次思想精华的抽象、提炼和概括。

如果你用的是演绎推理,你只需用这组思想的最后结论做主体来写总结句。如果你用的是归纳,你需要在上一层的思想中说明该组思想之间的关系所代表的意义。

在表达时,常犯的错误是“缺乏思想”。

比如:“该公司应当确立3个目标。” “公司存在2个问题。” “我们建议进行5项改革。”这样的句子,并没有概括下一层次思想的精华,只是做了简单的归类。因此,也被称为“缺乏思想的句子”。

总结句缺乏思想,读者会觉得文章无味,没兴趣往下读,自然你想表达的主题,也就到不了读者那里了。

那么,正确的方法是什么呢?—— 将总结句具体明确出来。作者在书中讲了一段从收音机里听到的对话,很能说明问题。摘录如下:

例子:“缺乏思想”的句子

显然,这是个脱口秀节目。但作者坦言她没听懂。原因是听众听到的是个“缺乏思想”的句子——“有3个理由”。结果,听完第一个理由,就假定成对方的主要思想了,后面两个要点根本听不进去。于是,就有了乙那样的回答。但如果甲改成这样的说法:

“约翰·韦恩说他是最适合写塞缪尔·约翰逊传记的人,因为他和约翰逊属于同一类人。”

提炼出总结句后,相信乙的回答就会更对路了。

3:

总结句缺乏思想的提炼,还会掩盖思考的不完整,让我们错失进行逻辑思考的好机会。

有了逻辑思考,才能推动思维的发展,让我们得到了一个概括性的思想。进而,对这一概括性的思想进行思路的延展。比如,用演绎法对其作进一步评论,或用归纳法找出与之类似的思想(归纳法)。

举个例子来说吧。

例子:提炼概括

上面这个例子,很清晰地可以看出,未提炼概括时,你可能只意识到2个问题,但提炼概括后,你反而发现了4个问题。之后,你就可以进一步开拓思路,得出更好的解决方案了。

笔下有乾坤

4:

那么,该如何进行正确的概括呢?

概括各组思想时,你的表达方式可以是行动性语句,即告诉读者做什么事,也可以是描述性语句,即告诉读者关于某些事的情况。

当你要概括行动思想时,比如介绍采取的行动、行为、步骤、流程,你应说明采取行动后取得的“结果”。

当你要概括描述性思想时,比如介绍背景、信息,你应说明这些思想具有的共同点的含义。

接下来,分别解析一下行动性语句和描述性语句的运用。

第一个,行动性语句。

如果要采用行动性语句做为总结句,这里有3个步骤,能够帮助你理顺思路、轻松表达:

(1)在将各行动(步骤、流程等)联系起来之前,先用明确的语句描述各行动(步骤、流程等)。

(2)找出明显的因果关系组合,尽量将每一组中的行动、步骤控制在5个以下。

(3)直接从这些行动、步骤、流程,总结、概括行动的结果、目标。

5:

先看第一步,总结句要使用明确的词汇、语句。

我们来看这样的一个例子:

例子:措辞含糊的表达

在这个表中,左边的表达是措辞含糊的,经过修改后,右边的表达就更易懂而且具体了。这种结果明确化的方法,不仅能让读者一目了然,而且还会促使作者进一步深入思考。

那么,针对上表中的第二条,你可能会根据工作经验,得出这样的考虑:

例子:明确表达

这样的思路已经很清晰了,但也还是有问题,因为这些步骤还不能直接让公司收到账款。那如果上述两步骤被施行,会得到什么结果呢?也许是追收逾期账款的机制。

由此,你可能经过更深入的思考,会加上一个后续机制:“要求销售部门不再想长期未付款的客户发货。”这就是明确表达对指导思维的实际意义。

6:

第二步,区分行动步骤的层次,该怎么做呢?

继续上例子:一家咨询公司受聘为一家企业培训其员工的战略规划能力。这家咨询公司建议执行6项任务,这6项任务又要求公司制定5个目标,实现这5个目标以后,可以取得三大利益。简化后的报告如下表:

例子:简化后的步骤

经过你的修改和思考,你可以将这一报告进一步简化成:

例子:进一步简化后的报告要点

然后得到这样一个金字塔结构:

例子:从报告到金字塔结构

于是,你的思路理清了:根据行动的结果和目标,而不是行动的类别,你正确组织和理顺了行动

例子:从金字塔到行动性描述

第三步,直接概括行动的结果。

在某一行动的所有步骤都理顺后,最后这一关,你需要注意的是:

(1)该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠,完全穷尽无遗漏。

(2) 总结概括性的语句,必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果,且措辞必须明确、具体。

(3)先用明确的语句表述各行动、步骤、流程等,然后区分不同的抽象层次,再直接从各行动、步骤、流程等总结、概括出结果。

7:

第二个,我们说说描述性语句的运用。

描述性语句的关键点,是找出各结论之间的共性。

如何做呢?也分三步:

首先第一步,找出将这些思想联系在一起的站构上的共性。

如果这些语句符合这样的要求,就说明这一组思想具有某种共性:(1)针对同一类主语。(2)针对同一类谓语(动作或对象)。(3)具有同一类隐含的思想

其次第二步,寻找这些思想间更密切的联系。

比如,下面这个例子,是对一个信息系统提出的5点意见:

例子:对一个信息系统提出的5点意见

经过分析,你会发现,上面的意见可以分为两组:(1)认为有关信息不存在(2、3、5)。(2)认为有关信息存在,但不充分(1、4)。

于是,你得出的概括性思想就会是这样的:

例子:概括性思想

最后第三步,完成归纳提炼,概括出主题思想

比如,下面这个例子:

例子:销售方案的改善

按照找共性的方式,你可以将其合并成3个句子:

例子:找共性,进行合并

最终,你就可以顺利完成提炼:

例子:提炼

8:

《诗》云:如切如磋,如琢如磨。

玉不琢,成不了器。做文章,也是一样。

你不能只是简单地把一堆观点罗列出来,就自以为读者能洞察你所想表达的含义。每一组思想,都隐含一个能够呈现本质的精华总结。

学会提炼思想,学会用精句点睛,你的文章就会得以升华。

天马行空?不,请用一句话讲明白。

天马行空?不,请用一句话讲明白

好了,今天就为你讲解到这里。倾一生之力,读经典好书,写有厚度的文字,过有深度的人生。我是杜豆豆,感谢您的订阅。下次我们继续解读《金字塔原理》,欢迎持续关注。

(未完待续)

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