（一）每账期催缴记录：电话、微信、短信，尤其是对物业有较大意见或是有质量问题业主需重点留存好催费记录;
（二）交款通知单派发照片，可从打印到派送阶段各拍摄几张留以备用;
（三）扣费通知存档及派发至宣传栏后拍照留存;
（四）催缴通知书发送记录，包括快递回单和张贴至门上图片;
（五）律师函发送记录。
二、物业管理费诉讼时效是多久？
物业管理费纠纷诉讼时效是三年，自权利人知道或者应当知道权利受到损害以及义务人之日起计算。法律另有规定的，依照其规定。但是，自权利受到损害之日起超过二十年的，人民法院不予保护，有特殊情况的，人民法院可以根据权利人的申请决定延长。
根据《物业管理条例》第五条 国务院建设行政主管部门负责全国物业管理活动的监督管理工作。县级以上地方人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内物业管理活动的监督管理工作。
第四十八条 县级以上地方人民政府房地产行政主管部门应当及时处理业主、业主委员会、物业使用人和物业服务企业在物业管理活动中的投诉。
四、物业费违约金上限是多少？
这个要根据签订的物业服务合同来看,一般情况签订的违约金都是千分之三。
《中华人民共和国民法典》第584条规定：当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给对方造成损失的，损失赔偿额应当相当于因违约所造成的损失，包括合同履行后可以获得的利益，但不得超过违反合同一方订立合同时预见到或者应当预见到的因违反合同可能造成的损失。
物业费的最高上限是签订合同总金额的千分之三，如果要对物业公司进行投诉，就找当地的房屋主管部门。如果要进行民事诉讼的，就需要去人民法院申请诉讼。
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