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以项目总结为例,谈谈如何最大化自我提升的效率

项目总结的目的在于从总结中吸取经验和教训,从中发现项目进展过程中的不足,加以改进以不断提升自我。

混迹职场的我们应该都对“结果导向”这个词不陌生。用结果倒推执行,有个明晰的目标能够最大程度地避免在执行的过程中方向的迷失与动作的变形。殊途同归,真正的总结也是由回顾目标这一步切入而展开的。

项目总结为例,Allen通常喜欢把总结分五大步,分别是回顾目标、评估结果、分析原因、判断结论与总结经验。下面Allen一点一点地拆开讲这套总结框架…..

一、回顾目标

以Allen的上一份工作PR/广告为例,Allen在制定项目方案的时候,通常会由一个非常明确的目的的(如提高用户注册量),对效果有一个大概的预期估算(如100万新增用户)。

而我们做总结的时候,Allen认为第一时间要做的就是回顾当初制定的目标与预期是不是有问题的。Allen通常是从几个点去着手的:

目的与期望是否明确具体的(Specific);

目的与期望是否可衡量的(Measurable);

目的与期望是否有挑战但可实现(Achievable);

目的与期望是否相关、可控的(Related);

目的与期望的时限是否是合理的(Timed);

回顾目标,通过结合能调动的资源进行分析目标的设立是否合理是进行项目总结的第一步。

二、评估结果

活动的预估与实际的执行结果肯定会有所差异的,通过回顾目标,用设定的量化目标与实际的执行结果进行结果对比,找出该项目执行过程中的亮点和不足。以PR为例,Allen觉得评估指标可以是:

媒体发布的数量以及自媒体的打开数据,考核的媒体覆盖的广度。

媒体发布的位置(门户首页,频道首页,客户端首页等),考核的是影响力。

媒体类型的占比(报纸、门户、垂直、自媒体),考核的是媒体组合。

媒体的二次引用与及转载数量,考核的内容的深度。

把预估数据与实际数据一拉出来对比,即能找出项目执行过程中那些环节是有亮点和不足的,再通过数据深挖其原因。以便以后有矢地改善传播的策略。这是Allen做项目总结时的第二步。

三、分析原因

团队关起门来,开诚布公、坦诚相对;罗列出执行过程中做得好与不好的大小原因。再把大大小小的原因进行主观原因(自身做得不好,不到位的地方)、客观原因(不可抗因素)分拆,最后整合归类,区别对待。

归好类后,Allen要做的就是分析找出里面导致成功的关键原因,导致失败的根本原因,得出最好的杠杆解。(所谓的杠杆解就是在某处施加一个小的改变,就能让系统产生杠杆效果,让结果产生显著的变化的;也可以理解为根本解——指能够让整个项目实现彻底的、根本性的变化的关键点),最后形成相对客观的原因与结论;这是总结过程中第三步核心步骤。

四、判断结论是否可靠

即使是数据也有可能会骗人,结论推导出来了并不一定代表推导的结论是绝对正确的。所以进行到这一步的时候,Allen认为还是要对得出的结论进行更科学客观的判断,这里有四条原则是可供遵循:

总结的结论是否排除了偶发性因素?换句话说,我们所经历的这些事件、分析得到的原因是否具有普遍性?能否适用于大多数情况?还是仅仅是个例,或有一定偶然性?

总结的结论是指向人,还是指向事?

总结结论的得出,是否经过3次以上的连续追问“为什么”,涉及一些根本性的问题,还是仅停留于具体事件/操作层面?

以往是否有类似事件的总结结果,可以拿过来进行交叉验证的?

经得起这四条原则推敲的结论,Allen才会认为这是能让团队最大限度地避免被误导的正确结论。

五、总结经验

Allen认为做项目总结的目的是为了下一次项目行动提供参考与修正。在我们进行了前面的1234总结步骤后,再让团队成员从自身的角度出发聊聊他对这个项目总体下来得到的体会与体验,分享一下有那些值得我们反思的东西或者总结出来的规律,归档成案用以指导团队以后的行动计划:需要实施哪些新举措,需要继续哪些措施,叫停哪些项目。这是做项目总结根本目的和出发点。

最后,总结一下Allen的观点。我们在做一件事或做总结的时候既要知其然,也要知其所以然,只有这样自我提升的效率才会是最大化的。同时,做项目总结时得出的的结论一定要经得起推敲的,这样才会客观不失偏颇不被误导。

错误与大坑大多是相同的,回顾总结的根本目的不是为了找出谁的责任而是为了找出那些做不够的地方,得出经验与教训,减少以后重复犯错的机率,要知道总结本质是一种自我提升的学习机制。

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