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怎样提高工作效率?高效率人士的方法论(干货)

你是否有过这样的经历:遇到问题迟迟无法下手,想做的事情常常没有进展,制定的计划也经常完不成。同样的时间,别人做了很多的事情,而自己却连日常的任务也完不成……

本期的话题,唐歌就来聊聊:怎样提高工作效率?高效率人士的方法论。

一 建立预先准备机制

我们要做的很多工作可以分为:做和想两个部分,有些工作一旦想好了思路,真正执行起来的时候就会很快。

很多人做事情之所以慢的原因之一就在于:执行的时候,既要一边想,还要一边做,另外还需要不时地寻找工作中所需要用到的资料。

有时候,做之前没想好,还需要不断回头调整执行的路径,浪费了大量的时间

整个过程就好像是一个厨师去做菜,事先没想好做什么菜,冥思苦想半天,终于想到了拿什么招待客人,结果却发现没有菜,也没有酱油了,然后,又出去买菜,打酱油,搞了半天,客人等的都不耐烦了,结果菜都还没有上。

解决盲目,瞎忙的方法之一就是:

① 提前预演需要执行的任务,制定方案

对事情做好事先的调查和了解,知道大致是怎么做的,避免到时候手忙脚乱。

早上花五分钟时间快速地整理下一天的工作思路,提前想好大概的对策,草稿,切记上来就做,没有计划。

想好完成需要做的工作,大概可以分成哪几个步骤,会遇到哪些困难,如何解决,需要哪些资源,哪些可以在空余的碎片时间提前准备起来。

② 要用的东西提前准备好一部分

提前准备工作中需要用到的资料。比如你是设计师,就可以在上班的路上思考设计的思路,上班前搜集好一些素材。这样,真正工作的时候直接开始专注于做的这个部分就可以了。

③ 和任务相关的人员做好提前的沟通

有时候,我们需要跟别人协同工作,在提升自己效率的同时,还需要跟同事做好沟通,明确双方一致的目标和路径。

上面的这些很多都可以在碎片时间,比如,上班路上,等车的时候,甚至是休息的时间抽空想一想。

这样,真正工作的时候,你就可以尽量直接专注于做的部分就可以了。因为大部分的思考,素材和资料的准备在之前就已经做好了。

每天下班前的十几分钟,好好想一想明天要干什么,可以提前准备一下。或者上班路上规划一下,最近要做什么事情。

二 制定计划 明确重心

根据每天的工作清单,任务清单,决定先做什么,后做什么,怎么做,需要什么资源,如何获取,如何分配。

做之前专门花时间想好行动的路径,这样做的时候才会高效,也减少了反复修改和调整行动的时间

划分轻重缓急,做好项目的顺序的安排。确定什么时间做什么,什么时候完成,计划和目标明确才不至于失去重点,把时间都花在一些不重要的事情上面。

三 善用清单 清空大脑

1 随时记录一些灵感和需要处理的事务,标记好重要和紧急的程度。

2 每天梳理清单。

把记录下来的,第二天,或者说以后要做的事情都归好类,分清轻重缓急,做好清单的整理。

3 整理每天,每周的代办清单。

把重要的事情记录到一些日常提醒的App当中,清空大脑的内存,减轻大脑的负担。比如:今日代办,明日代办,本周待办,本月待办。

利用好日程提醒类的APP, 提前提醒自己,避免遗忘和忙乱。

四 把握高效率时段做重要的事情

找出自己每天效率比较高的时间段,安排重要的事情。

一般来说,大多数人在上午九点到十一点的工作效率比较高,尽量把一些重要的事情优先安排在这个时间段。

下午一两点钟,有些人会感觉比较困,就可以安排一些琐事,整理和准备的工作。这个因人而异,可以根据每个人自身的状况进行调整。

低效率的时间可以安排一些整理,沟通的工作,当然,如果是非常重要的商业谈判除外。

五 回顾和总结,优化工作路径

学会"偷懒",不断寻找完成工作的捷径。

做好每天的周报,日报,月报总结,可以让自己认识到工作当中的不足,以及改进的空间。

每天总结完成了什么,没有完成什么,为什么没完成,如何改进,别人是怎么做的,哪些步骤可以加快提升,哪些步骤可以舍去或授权。

六 善于利用碎片时间

我们每个人每天都会有大量的碎片时间,尽管他们看起来很短,但是如果善于利用好他们叠加起来的效应,也是一笔宝贵的时间财富。

比如,各种等待的时间,等车,等客户的时间,可以根据工作的性质和自身的情况安排思考一些工作的大纲,准备工作中的需要用到的文件,素材等等短耗时的工作

七 排除干扰

暂停一些社交媒体的消息提醒,他们会不断地打断我们工作的状态,但对于一些重要的电话事先做好标记,以免错过。

应对意外事件的处理,先明确是否紧急重要,不紧急的等手上的事情处理完再说,频繁地切换工作状态会浪费大量的时间

八 对抗拖延症

对抗事务拖延的一个方法就是:立即让自己动起来,哪怕只是一个简单的开始,千万不要多想,因为一想,人的各种惰性,借口就会随之而来,让你不断地产生拖延地想法。

完成比完美更重要,先完成再完美,完美意味着花费着大量的时间。每个人的时间,精力有限,有时候不可能把一件事情做的完美无缺,在限额的时间内完成工作才是完成计划的关键。

九 平和心态,劳逸结合

好的心情可以提高我们工作中做事的效率,而紧张和焦虑会让我们头脑发热,思维混乱。

注重劳逸结合,每隔一段时间,可以深呼吸,做一些锻炼,冥想。听一听音乐,走一走,和同事聊聊天,让大脑保持清醒,让心情保持愉悦。

十 整洁有规律的工作环境

东西乱放,杂乱无章,找不到想要的东西,经常浪费大量的时间在找东西上面,导致无法专心工作

办公桌面,电脑文件,资料的整理要有规律,经常要用到的东西放在顺手和显眼的地方,方便自己快速地查找,节省时间

十一 学会授权或请人帮忙

专业的事情请专业的人士来做,有些事情自己来做,一来容易做错,也不容易做好,还会浪费大量的时间

同时,在工作中,我们还需要不断学习一些能够提升效率的工具,软件,从而加快工作的节奏。

总结

提升工作效率,我们需要建立预先准备机制,想好思路,准备好资料,提前做好沟通,制定好计划,明确重点。

同时,我们要善于利用清单,利用好一些日程提醒软件,避免遗忘和忙乱。把一些重要的任务安排在工作效率高的时间段,工作完成以后,也要做好定期总结,思考不足和提升的空间。

对于一些自己不会的东西,要学会授权或者请人帮忙,不断学习一些能够提高效率的工具和软件,让自己的成为一个高效率的人士。

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