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如何进行科学的时间管理?

惊风飘白日,时光如流水,转眼6月即逝,一年又过去了一半。大家是否还记得年初在笔记本中信誓旦旦地写下的2019年度计划吗?回顾上半年,是否已按照计划执行并完成了阶段性的目标任务,但实际上只有很少的人能按目标完成的。时间对每个人是最公平的,但因每个人对时间的管理和效率不一样,差距便越来越大。很多人觉得,年龄越大,事情越多,越焦虑,越无奈、也越无助,想改却有心无力。

结合前几天写了一篇《浅谈在制定公司工作行动计划中实施要点》,其中主要围绕应用“SMART”目标管理法进行解读以及如何实际应用,其中也谈到了时间限制的作用以及应用,但未能深入解读以及如何进行科学的时间管理,今天我在这里向大家浅谈下如何对时间进行有效管理,希望能给大家带来些启示并从中能有所收获。

时间管理也有其科学方法与原则如下:

一、第一重要性原则

这是时间管理领域最重要原则。前GE总裁迈克韦尔奇、管理大师彼得·德鲁克等众多管理界知名人士都非常重视、积极倡导并长期实践。

这个原则可以帮助你有效克服每日、每周或每月的行事混乱,以便能正确区分各类事项类型,决定各事项的优先顺序,是否可授权他人实施或时间调整。 

按照“第一重要性”的原则,所有事项分为四类:

1、重要且紧急:需要尽快处理,最优先。

2、重要不紧急:可暂缓,但要加以足够的重视,最应该偏重做的事。

3、紧急不重要:不太重要,但需要尽快处理,可考虑是否安排他人。

4、不重要且不紧急:不重要,且也不需要尽快处理,可考虑是否不做、委派他人、或推迟。

紧急

不紧急

Ⅰ 危机、急迫的问题、有期限压力的计划

Ⅱ防患于未然、改进产能、发觉新机会、规划、休闲

Ⅲ 不速之客、某些电话某些信件与报告、必要而不重要的问题、受欢迎的活动

Ⅳ繁琐的工作、某些信件、某些电话、浪费时间的事、有趣的活动

紧急之事通常不可推迟,马上要处理,但有时候却不一定重要

重要性与目标紧密关联,凡有价值、有利于实现目标的就是重要事情。普通人通常对燃眉之急立即采取行动,对当务之急却心存侥幸,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

确定优先次序的重要原则,每条都与理性、决心、勇气密切相关:

1、重将来而不重过去;

2、重视机会,不能只看到苦难;

3、选择自己的方向,而不盲从;

4、目标要高,要有新意,不能只求安全和方便。 

要集中精力,全神贯注于一项工作,首先要有足够的勇气,要敢于决定真正该做和真正先做的工作。只有这样,你才能成为时间和目标的主人,而不会成为他们的奴隶。

二、计划性与灵活性原则

我们常常感叹“计划赶不上变化”,从而对时间管理产生疑虑或不懈。科学的时间管理应该是计划性与灵活性的体现。

1、日常行动计划——约60%

2、突发性计划——约40%

在实际工作生活中,根据你自身工作特点和时间利用分布状况来对时间分配做出更合理的安排。

三、个人生理曲线与工作方式原则

每个人的精力在一天之内有一定的节奏性,决定了每人一天精力的高峰与低谷。有的属“早起型”,有的则是“晚睡型”。因此,有必要根据每人的生理曲线,来确定个人的工作方式特点,从而制定高效率的实践计划。

你的水平发挥取决于精力充沛与否,你需要了解自己的工作绩效曲线来制定时间计划。尽量将精力高峰时间安排做重要的事情,并注意在低谷时间安排适当休息。

四、日干扰曲线与工作方式原则

在前面个人时间利用记录中,你可能已经意识到了在许多工作时段,存在着被同事、公司、下属或其他人反复打断和中途干扰的情况,从而直接影响到工作效率。

除了掌握一些对抗干扰的技巧方法如学会断然拒绝术、适当的肢体语言等等外,最现实的一种方法就是反向工作。即尊重同事、公司、下属或其他人的工作习惯,尽量把主要的重要的事项安排在干扰最少的时段。

五、帕雷托时间原则

意大利经济学家帕雷托(Pareto 1843—1923),提出在一个团队或一群人中,少部分人较大部分人创造出更多价值。即“80:20”原则。

在实践中,我们经常看到:

1、20%的客户带来80%的销售额;80%的客户带来20%的销售额

2、20%的员工产生80%的业绩;80%的员工产生20%的业绩

3、20%的业务带来80%的利润;80%的业务带来20%的利润

时间管理中:20%的工作时间产生80%的成效;80%的工作时间产生20%的成效

六、结论

1、优先解决少数重要事项,然后解决占多数的次要事项。

2、尽量安排个人效率高峰时间段来处理少数重点事项。

3、尽量安排受干扰最少的时段来处理少数重点事项。

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