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总觉得一天的时间却做不了多少事,应该如何...

以周为单位进行规划

在进行日程安排和事务规划时,不要按日来安排任务,尽量以周为单位进行规划时间。确定每周的工作重点,去分配任务到不同的时段中。

尽量列出下周能想到的所有工作任务,按80/20法则来划分任务的权重等级。估计出每个任务所需的大概时间

重要任务

常规的日常任务

突发紧急任务

各种琐事(标记出可以拒绝、拖延)

可以授权或分配给其它人的任务

一周是168小时,常规的工作时间是40小时,一般可以额外增加20-40小时工作时间。计算一下当前任务所需的工作时间,进行任务时间分配。

在进行日程安排时,优先以重要任务为主,不要把时间安排的过满,在留出三分之一的弹性时间来用应对意外。

每周结束时,需要对本周的日程安排做下回顾和总结,找出自己的不足,想出解决办法,并把这些方法应用到下周的日程安排中去。

留出不被打扰的整块时间

每天一定给自己留出几个固定的整块时间(半小时、1小时),原则上要求这几个整块时间,不能被干扰,包括网络、手机和人物的干扰,利用这几个整块时间来完成本周的重要任务

在这几个整块时间中集中注意力,一次一个任务,可以使用番茄工作法,只要你开始习惯这种工作方式,能在很短的时间内明显的提高你的工作效率。

最容易安排出来的整块时候是早起后的半小时到1小时以及到工作公司后的一个小时,在这个时间段,一定要远离社交媒体、新闻等网络干扰,手机电脑都要取消各种通知提醒,静音。

在上班过程中是否能安排出不被打扰的整块时间,要看具体的环境和工作习惯,比如以前我喜欢把手机留在办公桌上,拿着笔记本电脑找到空的会议室,工作1-2个小时。

不被打扰的整块时间越多,你的工作效率也就越高,在这个时段内,尽量只做重要任务,而不是突发的紧急任务

要是你一天中一个不被打扰的整块时间都安排不出来的,你的工作效率会很成问题,任务完成的质量也会比较差。

让你的同事们了解你的工作习惯,不要在整块时间内来打扰你。

优化好你的日常事务

每个人都有大量必须完成的日常工作存在,合理的优化和控制好日常事务是时间管理的基本要求。

列出你的日常事务,想办法去量化每个任务,比如标记出每个任务所需的资源、场景、人员、时间、步骤和完成质量。

看看这些日常任务,安排在一天中不同的时间段哪个更适合。是否可以进行优化或合并,在不降低质量的情况下,减少任务完成的步骤和时间

比如:

把某一类别的事务集中批量完成(批量打电话/发邮件)

通过模板、脚本等方式进行自动化或半自动执行。

EXCEL的公式和VBA编程的功能很强大

哪些任务可以授权或指派给别人

同事之间按一个统一的标准或方式进行协作或办公

拒绝跟你无关的工作

用新的软件或方式来节省时间

你可以开动一下大脑,从量化你的事务开始,用各种方法进行优化。

最后

这三个建议,都是可以反复的进行迭代和复盘的,只要找出自己的不足,几个月之后,工作效率很容易会提升几倍。

还可以去阅读以前写过的时间管理类文章,同时有帮助:

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