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谁的一天不是24小时,为什么别人干的事儿就比你多?
292期
沙龙主题
如何进行有效的时间管理?
主讲嘉宾
冯南石:北京师范大学管理学博士,15年500强工作经历,10余年管理经验。潜心于现代企业管理的研究,并实践于团队建设与管理、高效执行力体系建设、领导力艺术及沟通训练等领域。
沙龙时间
5月20日19:00-22:00
沙龙地点
广州市天河路533号新快报社6楼605(太平洋电脑城斜对面新快报社内)
■主持人语
高效起来,从摆脱手机的束缚开始吧!
时间的珍贵连三岁小孩都知道,要珍惜时间的道理我们也懂得许多。我们伟大的鲁迅先生就说过,浪费别人的时间等于是谋财害命,浪费自己的时间等于是慢性自杀。特别是都市人,每天在工作和生活的高压下,更加不敢懈怠。但是,没有在既定的时间完成预期的工作,或者无法实现原定计划就不是浪费时间了吗?低效的工作生活同样也是在浪费生命!
其实,正如冯老师所说,要让自己的时间变得高效,首先要找出自己的时间黑洞。往往梳理后会发现,主次不清、目标不明、三心二意是通病,往往在一些小事中时间就不经意地溜走了。
回想一下,这种场景是不是经常发生:在做一件事情时,电话来了,接完了电话,顺便去回复下微信,不经意间又刷一遍朋友圈,再评论一下。就这样,十几分钟、半个小时甚至更久的时间就过去了,而之前手头的事情又耽搁了。
把控自己的时间,高效起来,不如就从小事做起,简单地先从摆脱手机的束缚开始!具体的时间,就专注地去做一件事情,别让手机见缝插针。(骆智冕)
作为企业管理者,你是否疲于应付业务应酬,却没时间陪伴家人或干些感兴趣的“私事”?作为企业员工,你是否经常焦头烂额,却又抱怨“时间不够用”?
时间这东西,一天就24小时。既没法开源也不能节流,也不能“今天多用明天少用”。如何进行时间管理?北京师范大学管理学博士、前华为中兴咨询顾问冯南石在本期的新快报管理沙龙上指出,“时间管理”本质上源于“个人管理”,更准确地说,是“精力管理”。
■新快报记者 余世鹏
企业时间管理:做好分工,有效赋能
冯南石指出,效率的提升源于社会分工与自由协作。
他列举了《国富论》开篇的“造针”例子。大头针生产共有18个工序,在没有分工情况下,每个人负责多个生产环节,每天最多生产不会超过20根针。但如果在培训基础上,每个人只负责一道工序,如甲专门负责拉铁丝,乙专门负责弄直,丙负责磨平等,这么平均每天能够生产4800根针。这说明,专业化基础上的劳动分工,可成百倍地提高时间的生产效率。
其次,冯南石指出,效率提升带来企业利润的增加,企业主会在企业管理上投入更多。比如华为提倡的“减员增效”理念:在结构优化基础上,3个员工可获得以往4个人的工资水平,还能够创造出5个人的绩效。
随着管理实践的深入,多数企业管理者意识到了“授权”的重要性。但是,冯南石指出,如果下属没掌握到必要的能力就给予授权,最后的错误还得由授权者埋单,反而得不偿失。
某公司客服部门接到主要客户投诉,最初是部门领导亲自处理,但随着业务拓展,投诉数量增加后领导就忙不过来了。“领导一天也只有24小时。”冯南石说到,授权分两步。首先是领导让下属小王在一旁看自己处理投诉全过程;其次,第二次让小王上手处理,但领导者一边给予必要的指导。第三次,领导就可以全身而退,让小王直接处理投诉了。
让精力在“正确的事情”上有的放矢
作为中层员工,如果你整天疲于奔命,却成效甚微,甚至会怀疑“是不是我的努力还不够”?很可能是工作方向出了问题!
冯南石就此指出,“做正确的事”比“正确地做事”更重要。
比如,一家拥有大市场规模的企业,会面临千奇百怪的客户需求。如果分别满足,则企业资源成本太高,也因人力不够导致产品性能下降。冯南石建议,大部分需求表面上看不一样,但内涵却差别不大。这可对客户需求进行“精细化管理”,然后通过平台化定制满足需求,既可以提升稳定性和质量,也节约了成本。
多数人都知道“重要又紧急”的先处理,“不重要不紧急”的后处理。但冯南石指出,“重要又紧急”事情多由“重要但不紧急”事情发展而来。时间管理者要有全局思维,未雨绸缪之时,先把“重要但不紧急”事情处理好,就大大减少重要紧急事情的发生概率。
如“处理紧急邮件”这是“重要又紧急”的事情。但如果前期在“邮件分类管理”上做足功夫,则每天花在回复邮件的时间就大大减少。
做好“精力管理”有技巧
冯南石指出,时间管理本质就是个人精力管理。要通过时间的节制与取舍,把精力和产出匹配起来。
首先,要发掘自己的高效时间段,并加以高效利用,“事情一旦开始,就已经投入时间成本,要一以贯之把它做完。”
其次,冯南石指出,一次只干一件事情,“切忌眉毛胡子一把抓”。“人脑和CPU不一样,同类的事情应同时处理,如玩微信和发朋友圈,要么不分享,要么就集中分享。”
再次,要克服拖延症!冯南石根据研究成果指出,拖延症其实是一个心理学问题,本质是“畏难”!因此,要遵循“先难后易”顺序,“如果你每天早上必须做的第一件事是吃掉一只青蛙,那么你一整天都会感到满足,因为这已是你一天中要做的最糟糕的一件事情。”
还有,当工作被外来因素突然打断时,要从 “尾巴”上做好思路衔接。
比如你正在写一个重要的项目方案,领导突然来电要你去他办公室。“为了不让你思路中断,可以和领导说‘请先等两分钟,我把手头上文档保存好再过来’。保存的同时,你要快速整理下前后思路,以保证下一次拿起来时能够快速承接。”
■延伸
工作很累?其实这辈子可能你只干不到6年
以20岁工作60岁退出职场,一般有40年的工作时间需要合理分配。根据以下表格显示,除了吃饭睡觉工作交通外,剩下我们个人可支配的时间(包括真正的工作和生活),做40年中只有5.7年。
序号 项目 每天耗时 40年耗时 结余
1 睡眠 8小时 13.3年 26.7年
2 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5年
3 交通 1.5小时 2.5年 20年
4 会议 1小时 1.7年 18.3年
5 看视频 1小时 1.7年 16.6年
6 电话,上网,聊天 3小时 5年 11.6年
7 个人卫生 1.5小时 2.5年 9.1年
8 休假,白日梦,闹情绪,身体不适 2小时 3.4年 5.7年
