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让你工作效率倍升的9个技巧

怎样才能让你快速达提升工作效率与质量,减少加班时间?本文作者古尔浪洼整理了9个技巧,希望能帮到你!看了之后,明天上班就能用到。

原文转自公众号古尔浪洼的方寸江湖(ID: xllx01)

看很多人抱怨,工作时间长,事情多,手忙脚乱,每天加班累成狗。

我信,但却不同情你。

如果真听我说真话,那我只能说:你逊毙了!那一定不是老板的错,99.9%是因为你没有抓住重点,或者目标不清楚,所以才导致工作变得过于复杂,效率低下,时间不够用。

怎样才能你快速达提升工作效率与质量,减少加班时间?我整理了9个技巧,希望能帮得到你!

█  1.  做前明确目标与要求,避免重复作业,减少出错机会

90%的人之所以在一件事情上花了过多的时间,并非是他的能力不济,而是,他不知道自己应该做到什么程度?为什么要做到这样的程度,而不是多点或者少点?做到这个程度对自己的意义是什么?

这也就意味着他其实没有了解自己的目标是什么。所以,常见的悲剧是,他要么做多了,浪费精力,要么做少了,达不到要求,重复再来,浪费更多的时间和精力。

因此,在做一件事情前,一定要先搞清楚目标与要求。具体怎么做呢?我认为,至少得搞清楚四点:

我现在的工作必须做出哪些改变?

我应该从哪个地方开始?

我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?

有哪些工具与资源可以利用?

如果不足够了解自己做的事情,可以寻求上司的建议,但必须搞清楚以上四点,这样可以大幅减少不必要的错误尝试,容易增加成功的机会。

█  2. 学会拒绝,不让别人额外的要求扰乱自己的工作进度

拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况,你必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应让别人的额外要求,让自己陷入忙乱的局面。

拒绝实际上不是表达愿意或者不愿意的态度的问题,而是回答“行”与“不行”的问题,其实是一种沟通与对话的过程。

说“不行”需要勇气,但并非就代表你不热情,或者你不值得求助。与说“行”一样,“不行”也是在与对方沟通解决问题,是让对方了解你实际的工作情况,而不要在你忙得四脚朝天的时候,无缘无故的一再找上你,请求你的帮忙。

█  3. 主动与上司沟通,排定工作项目的优先级,减轻自己的负担

如果你手边的工作还没有做完,上司又丢新工作给你,该怎么办?我认为,怎么办都行,但你绝对不应该抱怨。很多时候,不是上司想要压垮你,而是他可能对你的情况不足够了解,或者他可能不记得之前已经交待你的工作有多少了。

所以,你应该主动与上司沟通。上司其实是经常需要被提醒的。

凡事必有先后。会做事的人,事先都会衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益,必须优先处理。然后列出手中有哪些工作正在进行,需要哪些支援才能在期限内完成。

如果上司没有做这些事情的话,那么你来做。你完全可以问上司:“我在X天或内必须先完成哪三个目标?”或是直接告诉他:“我已经先排定x天内优先完成这三个项目,您看行吗?”

记住,无论何时,一项工作开展前,一定要把短期内自己有能力且应该先完成的项目明确下来。这样不仅可以减少自己的工作负担,更可以提醒老板,让他了解你的实际工作量。

在这里要特别提醒一点,讨论的过程中必须时时站在上司的立场思考,体谅他所面临的压力。你该做的是协助上司解决问题,而不是把问题推给上司。当然,更不应该自己默默承受问题。

█  4. 报告时要有自己的观点,但不要堆积太多信息

多数人在向上司或是老板报告时,总担心信息不够。其实恰恰相反,太多的信息反会让你的报告变得没有重点。所以,一定先要自己理清条理,一二三四五来报告。不要给上司太多没必要的信息。

另外,在报告的过程中,你要有心理准备,因为上司可能会打断你,或者他可能得在中途接个电话,或是提出一些问题,你必须在中段的时候能快速接上,或你必须花时间说明与讨论。

在报告时间的问题上,建议你尽量短。如果你有30分钟的时间,建议你准备10分钟就能报告完毕,这样不仅可以避免超出时间,而且可以替老板省下更多的时间,更能显现出你的工作效率。

如果你希望得到上司的支持,必须清楚、直接、而且简明扼要。不要兜圈子,不要搞言外之意,否则老板会觉得你想偷懒,或想把责任推给老板。

█  5. 报告时想办法增加互动的机会,减少报告的内容与时间

PPT是报告利器,但也绝对是个坏东西,用不好,就变成了一份超长的流水账单。

真正成功的报告在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的报告内容而改变思维、决策、或是行动,而不是在那里点击播放又臭又长的幻灯片。

因此,报告的重点不在于你做了多精美的图表,而是沟通的质量。而且,你不能只是“报告”,更重要的是要引发双向对话,尝试影响对方。

因此,最好的报告方式,就是把上司、同事或听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引他们的注意力,更可以大幅减轻你的工作负担。

所以,报告的过程不应只有你一个人在说话,而是提出问题,并与听众尽量互动。

如果是幻灯片,在报告过程中要注意,每一次的报告都必须有一页的内容摘要,不是要列出报告的所有重点,而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。此外,一页只突出一个重点,这样才能让他们印象深刻,而且真正的去思考你所说的内容。

过多的信息,只会让听众感觉无聊,甚至记不得你说了些什么,等于是一次失败的报告。

█  6. 沟通中,邮件内容尽量精简,结尾能“拍马屁”,就尽量拍一下

工作中,我读到过很多人写给我的邮件。那些“能干”的人,往往会写很长的邮件,总是试图一个子解决很多的问题,而且,更要命的是,结尾永远是干巴巴的标准签名格式。

我认为,职场上,在工作的沟通中,这是绝对错误的做法。

工作中,谁都忙,想要提高解决问题的效率,应尽量写容易阅读、理解与回覆的信件。该怎么做呢?建议一份邮件文字尽量限制长度,大约是一张照片的大小的篇幅为佳。为什么?因为这样的大小可以一眼头头看到底,对方不需要滑动鼠标或拉动页面就能看完。

具体怎样写?建议你:

一封电子邮件只谈一个话题或主题

每封邮件的内容限制10句左右最佳

超过20个字换行。

结尾花一句称赞一下对方近期让你印象深刻的事。

为什么呢?为什么呢?为什么呢?因为这时候,其实就是需要你拍马屁的时候。就算你是个看“拍马屁”极其不顺眼的人,同事称赞一句你近期做的好的某件事,你内心也会开心吧?那么你回复邮件会不会快一点?能帮忙解决的问题,会不会尽量帮一下呢?这是人之常情啊。如果从一句“拍马屁”开始你能理解沟通和赞美的重要性,那么你也许会慢慢理解很多你眼里只会“拍马屁”的行为。

█  7.没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变

上司对于你的意见通常会有以下5种可能的回答:

完全同意:我会全力的支持你。

同意:不完全同意,但我相信你的判断。

不置可否:我不同意你的看法,原因是……

不同意:请照我的方法做。

完全不同意:我绝不允许有这样的想法,更不允许其他人有这样的想法。

会沟通,也就是那些善于察言观色,善于“拍马屁”的人,如果发现在沟通的过程中,上司的回答大部分是前三种情况,就表示这个上司是可以沟通的,所以往往会乘胜追击,往往也不吝赞美之词,以便获得上司的支持和认同,从而快速争取到机会和资源。

如果他发现上司或者高层回答多半属于最后两种的情况,就代表他是不容易沟通的人,不再你提出什么样的想法或意见,可能都会吃闭门羹。所以,他们往往会微信点头,赞美几句反对的上司,快速结束。为啥?另觅它法啊。为什么还会找话题称赞几给自己吃闭门羹的上司或者同事?拜托,工作不是只一次,机会也不会只有一次,也许他不同意,就是对你印象不好,也许印象好了下次还有机会呢?

但那些自尊心强,不喜欢“拍马屁”,或者瞧不起“拍马屁”的人,会以为自己的事情“正确”,乃至“正义”,往往会呛声上司,或者表达强烈的不满和不高兴。其实这种做法,才是真正的“幼稚”,往往会因为一个事件,一次接触,就留下不好的印象,从而失去下一次获得支持的机会。实际上,任何事情都不会只有你想的那一种解决方案,一定会有其它方案可以替代的。放心,不采取你认为对的方式和策略,地球塌不了,公司也不会倒闭的。

█  8.只要取得信任,不需要反覆的沟通,同样可争取到你要的资源

在公司里,争取预算成功与否并非仅是关于钱的问题,它更是人际关系与信任的问题。如果老板信任你可以真正解决问题,为公司创造利益,自然而然可以得到你要的预算。但是如果他对你没有足够的信任,即使公司有再多的盈余或者只是争取一小笔的预算,都很困难。

一个有沟通困难症的人,是很难被老板信任的。原因不是不信任他的业务能力,可能是不信任他调配资源的能力。想想看,平日就是茅坑里的石头,又臭又硬,遇事不是呛声,就是发怒,或者清高的动辄看不起同事,想让他给你一大笔预算,并你去调动很多部门,那几乎会是痴人说梦。想想看,预算和项目老板都这样处理了,你还想升职加薪,可能吗?

其实,任何时候,老板都希望将好的资源交于那些不仅能干,而且也会“拍马屁”的人,因为他们人缘好,会说话,会沟通,容易调动各种资源并进行整合。这些问题,往往是那些不屑于和看不起“拍马屁”的人所看不到,也意识不到的。

在这里,你不能只是看到钱的问题,也不是权的问题,更不是“拍马屁”的问题,如果你一直陷入“拍马屁”的认知与误解当中,情况对你其实永远是不利的。公司在任何时候,都需要面对严酷的经济压力,永远是希望可以用更少的钱,创造更多的利益和价值。

而老板对你的信任其实是来自于你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是让他感到最头痛的问题?

所以,你在争取预算的时候,说老板想听的话,担心老板担心的问题,是绝对正确的,如果以这个作为你的说服理由,是最有效的。那些瞧不起“拍马屁”的人的人,是不会想到这一层的,这也就是为什么老板总喜欢把那些项目和资源交给那些喜欢“拍马屁”的人,并给他们升职加薪的缘故。同样,这也是很多总觉得别人“拍马屁”的人无法理解的原因之一

█  9.专注工作本身,而不是绩效评估的名目

绩效评估本身立意良好,是为了让我们随时知道自己的工作绩效如何。但多数企业绩效评估被过度操作,名目过于繁杂,计算也过于复杂,结果使得上司根本没有足够的时间做深入的评估,最后沦为数字游戏。

公司真正的目标是扩大控制、减少成本,绩效评估的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。员工为了保住工作,就会想着该怎么让自己的成绩好看一些。

要有好的绩效,你的出发点是工作本身,而非绩效评估。在工作中,我们应该想的问题是:怎么才能把这件事情做好?加强自己哪方面的能力才能胜任新的工作?当工作顺利达标、有了具体的成果,自然会有好的评估结果。所以我们其实做得不必太多,只要做好以下两件事情足矣:

至少每个月要询问上司:“我做得如何?”

尽量提出具体的问题,例如“老板对于我所排定的进度是否有什么意见?”“我觉得流程这样调整一下会更顺畅,您认为还有地方要改进的吗?”

我们应该随时和上司沟通自己的工作表现,而不是只有在每年或每季度一次的绩效评估,这样我们可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解上司的期望。

至少每个月询问:“我之前的工作安排有没有必要调整?”

也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底所订下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标势必要做出调整,所以应该随时确认最优先的目标是哪些。

当你做到以上两件事情,便可以随时了解自己的工作绩效,以及确认自己是在处理应优先完成的事项,自然可以达成具体的成果与绩效。

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