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浅谈如何提高管理效率

一、    管理效率才有质量

根据中国企业家调查系统调查,60%的企业管理者认为,企业经营管理是搞好企业的关键。管理是制约和决定企业效益的重要因素,管理水平的高低关键取决于管理效率的状况,较低的管理效率很难使企业较好的成长,较高的管理效率一般能使企业获得较好的效益和回报。而管理的目的就是为了提高效率和效益,取得最佳的劳动成果,所以说管理效率是企业的生命,只有提高管理效率,企业才能充满生机,才能在竞争中生存。在现实企业管理中,管理不可能完全没有效率,没有效率管理是不能长久存在的,这如同没有生命力的肌体必定死亡一样,企业管理的终极目标就是提高管理效率,从而达到高质量的管理水平。

二、没有效率管理是对企业资源的浪费

相对于管理工作的高效率而言,低效率管理造成的资源浪费是非常大的。丰田公司作为世界一流的管理型企业提出了管理7大浪费概念:

1. 管理要素不能得到有效利用的闲置浪费

所谓闲置,是指管理工作中的库存浪费,包括固定资产的闲置、职能的闲置或重叠、工作程式复杂化形成的重叠、人员的闲置以及资讯的闲置。

2.缺乏凝聚力的协调浪费         

所谓协调,就是指组织中的一切要素、工作或活动要和谐的配合,以便于组织的整体目标能够顺利实现。有了良好的协调,就会出现一加一大于二的协同效应。但是,如果在管理工作中由于工作进程、上级指示的贯彻、资讯传递以及业务流程等方面的协调不力,就会使整个组织缺乏团队意识、协调精神,在导致工作效率低下的同时也造成了极大的浪费。

3. “低效”造成的效率浪费

所谓低效,包括两层含义,其一是指工作的低效率或者无效率;其二是指错误的工作造成的负效率。低效率通常是由于管理者的低素质、方法不当或者固步自封的僵化思想造成的。

4. 无“理”造成的管理成本浪费

管理中,“理”具体指“目标、指标、预算、计划”,如果管理依“理”行事,企业就能很好的控制管理成本,减少浪费。但是,如果企业的预定指标不合理、计划编制无依据、计划执行不严肃、计划检查不认真、计划考核不到位、投入产出不匹配就会造成管理成本的隐性浪费。

5. 按个人意愿行事造成的无序浪费

职责不清、业务能力低下、有章不循、业务流程不明确等造成的无序也是一种浪费,尤其是有章不循造成的无序,更是一种极大浪费——因为管理者的有章不循不仅会造成无章无序的管理,而且会影响员工的积极性和创造性,甚至影响部门的整体工作效率和质量。这些无序出现的频率高了,就会造成工作混乱。

6. 缺乏责任心和主动精神的等待

管理工作中,等待上级的指示、等待下级的回报、等待顾客的回复以及等待生产现场的联系都是浪费的表现。其中,等待上级的指示是指上级不安排工作下级就坐等,上级不指示下级就不行动、上级不询问下级就不汇报、上级不检查下级就拖着办。等待下级的汇报是指不主动深入调查情况,掌握第一手资料,而是被动地听下级汇报,不核实就作决定;等待生产现场的联系是指职能部门不主动去为现场提供服务,而是坐等现场的联系,没有设身处地的去为现场着想,严重的影响了生产现场问题的及时解决。

7. 敷衍了事的应付浪费

所谓应付,就是工作虽然干了,但是不主动、不认真,敷衍了事,不追求最好的结果,从而缺乏实际效果。主要有应付基础工作和应付检查两种表现。无论哪一种应付,都会导致工作流程前松后紧,尤其是在涉及系统性和流程性工作时,如果前面不认真、则将对后续工作产生较大影响。例如,交货期确认不准确、不及时、就会导致生产制造系统出现额外加班浪费。这种浪费主要是由责任心不强和素质低下等造成的,它实际上是工作中的失职。这种浪费对组织的损害是隐性的,将逐步侵蚀组织的肌体,是一种慢性毒药。

三、提高管理效率的主要途径

1、制定合理的流程设计

企业流程管理主要是对企业内部改革,改变企业职能管理机构重叠、中间层次多、流程不闭环等,使每个流程可从头至尾由一个职能机构管理,做到机构不重叠、业务不重复,达到缩短流程周期、节约运作资本的作用。通过对企业流程图的执行,我们可以清楚的看到问题出现在哪个环节,并且可以通过对每个环节的时间控制大大缩短处理工作的时间,从而达到提高管理效率的目的。通过流程管理,可以加强制度建设,提升企业执行力,加强内部控制,建立和完善监督与评价体系,并且可以通过优化和不断完善使流程、组织结构、制度等各方面的管理工作更适合于公司不断发展的需要。流程管理较好的解决了管理要素不能得到有效利用的闲置浪费,使无序的管理变成有序的管理,通过抓住主要矛盾、整合企业资源发挥企业管理的最大效率

2、时间管理和目标管理

时间管理通俗的说就是最少的时间办最重要的事情,其中最主要的内容就是确定目标和制定计划,分清工作的轻重缓急。根据柏拉度80 /20定律:在日常工作中,有20%之事情可决定80%的成果,所以说工作设定优先次序,是提高管理工作效率的有效途径。设定优先次序,可将事情区分为五类,那就是必须做的事情马上做、应该做的事情努力做、量力而为的事情和可以委托事情选择去做、应该删除的工作坚决不做。这样就可以有效的解决前面所说的无“理”造成的管理成本浪费。同时强化员工的时间管理概念,树立时间大于金钱的观念,可以有效的避免员工天生的懒惰情绪,使积极的工作态度成为一种自然而然的工作习惯,而克服缺乏责任心和主动精神的等待这个人性弱点,从而达到提高管理效率的目的。

3、提高决策能力和完善评估系统

针对“低效”造成的效率浪费,主要是通过避免决策失误、避免执行过程中造成的重复工作,积累先进的工作经验来提高管理效率。我们在解决问题的六个步骤中,界定问题、分析原因、确定方案和决策、制定计划、执行计划、结果评估每一步都非常重要,都有自己独立的分析方法,合理运用这些管理方法是企业管理是否高效的一个重要标志。

4、加强职业化建设

职业化就是工作的标准化、制度化、规范化,它是提升企业核心竞争力的关键,也是高效管理的必要条件。要推动职业化的建设,就要拥有职业化的精神。它不只是单纯的专业知识和技能,还包括内在的精神动力。主要就是诚信、敬业、专业、负责等等。管理的职业化包括打造学习型组织,实行公平的内部选拔制度、科学的考核管理制度、有效的员工激励制度等,促使管理者和员工不断学习新知识,接受新思想,创新思维,提升自我能力,从而达到高效的工作。

5、加强内部有效沟通

有关研究表明:管理中70%的错误是由不善于沟通引起的。有效的沟通,可以使企业上下人际关系和谐,能及时发现和解决企业中存在的问题,从而顺利完成企业的工作任务,达到绩效目标。部门间的有效沟通,更能避免不合作、不信任、互相推诿的负面情况,从而提高管理的整体效率

6、塑造以人为本的企业文化凝聚员工队伍

在现代企业,管理逐渐以管“事”为中心转变为管“人”为中心,使企业发展的愿景和员工成长的愿景达到一致,是企业不断发展的内在源泉和不竭动力。只有将“一切为了人,一切关爱人,一切尊重人”的人本理念融入到企业管理思维当中去,感染员工自我审视,感召员工追求卓越,才能不断使员工提升实力,增添动力,迸发活力,推动企业持续创新发展。

管理是一门综合性的科学,内容广泛,不能以偏盖全。高效的管理既包括对人、财、物等硬资源的利用,也包括对制度、创新、文化等软资源的应用和开发,只有重视提高管理效率,确保管理质量,避免管理浪费,才能为企业持续的发展奠定坚实的基础。

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