快好知 kuaihz订阅看过栏目大字版

 

 

做时间的主人

做时间的主人

小宁华为的一个中层管理者。两年以前,他还只是一个标准的理工科学生,生活没有规律,房间乱七八糟。然而士别两载,不仅房间整理得有条不紊,而且自己也从一个普通技术员晋升为中层管理者。

之所以自己的身上发生了这么大的变化,小宁认为完全是因为刚到华为时接受的那次培训,培训主题是“时间管理”,是它完全改变了一个人的行为法则。在小宁厚厚的笔记本上,写着培训时候学到的界定“时间管理”的两大误区。

解决问题的前提,是界定问题。华为时间管理培训的第一部分,就是让受训者清楚地了解时间管理的两大误区。

误区一:工作缺乏计划

华为的时间管理培训指出,大量的时间浪费来源于工作缺乏计划,比如:没有考虑工作的可并行性,结果使并行的工作以串行的形式进行;没有考虑工作的后续性,结果工作做了一半,就发现有外部因素限制只能搁置;没有考虑对工作方法的选择,结果长期用低效率高好事的方法工作。

误区二:不会适时说“不”

小宁的笔记里,有句话非常醒目——时间管理当中最有用的词是“不”。

华为人认为,人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝,这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新任为了表现自己,往往把来自于各方的请托都一一不假思索地接受下来,但这不是一种明智的行为。

量力而行地说“不”,对已对人都是一种负责。首先,自己不能胜任请托的工作,不仅徒费时间,还会对自己其他工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是效果无法达标,都会打乱请托人的时间安排,结果“双输”。

所以华为一向强调,接受别人的请托,不要急于说“是”,而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作,如果不能,那要具体与请托人协调,在必要的时刻,要敢于说“不”。

此外,小宁还详细地记录了掌握“时间管理”的四宝。虽然有道“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”,但如果没有切实可行的解决方案,困境还是不会改变。华为对于时间管理的四宝分别是:

法宝一:以SMART为导向的华为目标原则

华为的时间管理培训指出,目标原则不单单是有目标,而且是要让目标达到SMART标准。这里SMART标准是指:

具体的(Specific)。这是指目标必须是清晰的,可产性行为导向的。比如,目标“我要成为一个优秀的华为人”不是一个具体的目标,但目标“我要获得今年华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。

可衡量的(Measurable)。这是指目标必须用指标量化表达,比如上面那个目标就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。

可达到的(Attainable)。有两层意思,一是目标应该在能力范围内,二是目标应该有一定的难度。小宁说,一般人在这一点上往往只注意前者,其实后者也相当重要,目标经常达不到的确会让人沮丧,但同时得注意,太容易达到的目标也会让人失去斗志。

相关的(Relevant)。指与现实生活相关,而不是简单的“白日梦”。

基于时间的(Time-based)。指目标必须确定完成的日期。在这一点上,华为的时间管理培训指出,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”,以便进行工作进度的监控。

法宝二:关注第二象限的华为四象限原则

根据重要性和紧迫性,我们可以把所有的事件分为四类,它们分别是:

第一类是“重要且紧迫”的事件,例如:处理危机,完成有期限压力的工作等。

第二类是“重要但不紧迫”的事件,例如:防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。

第三类是“不重要但紧迫”的事件,例如:不速之客、某些电话、会议、信件。

第四类是“不重要且不紧迫”的事件,更直接地来说是“浪费时间”的事件,例如:阅读令人上瘾的无聊小说,收看毫无价值的电视节目等。

华为时间管理培训指出,第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式,但在第一象限和第二象限的处理上,人们却往往不那么明知——很多人更关注与第一象限的事件,这样会使人长期处于高压力的工作状态下,经常忙于收拾残局和处理危机,往往容易使人精疲力竭,长此以往既不利于个人也不利于工作。

小宁没进华为之前,以及在华为的初期,也是一个关注与第一象限事件的人。那时候感觉很糟,天天加班,而且工作质量也不尽如人意,后来通过华为的培训,他及时地转换了关注的方向,发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的,第二象限的扩大会是第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足,效果都会比较好,人也就更有自信了。

法宝三:赶跑时间第一大盗的华为韵律原则

日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会收到一次打扰,每小时大约7次,或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%。其中的80%(约3小时)地打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的事件损失约为5.5小时,距8小时工作制算,这占了工作时间的68.7%。

华为也明显认识到这一点,在小宁笔记本的页头,赫然用红笔写道“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题,华为提出了自己的时间管理法则——“韵律原则”,它包括两个方面的内容:一是保持自己的韵律,具体的方法包括:对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断,要多用打扰性不强的沟通方式,如电子邮件,要适当的与上司沟通减少来自上司的干扰等;二是要与别人的韵律相协调,具体的方法包括:不要唐突地拜访对方,了解对方的行为习惯等。

法宝四:执行于流程优化的华为精简原则

“崔西定律”是指:“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个执行步骤,则此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程。”

小宁就是标准的“崔西定律”拥护者,无论对于个人工作的流量,还是部门工作流量,他都是能省就省,“我现在最大的爱好之一就是分析工作流程的网络图,每一次能去掉一个多余的工作环节,就少了一个工作延误的可能,这里意味着大量时间的接生。这两年来,就去掉了各种多余的工作环节达70个,粗略评估了一下,这里省下的事件高达3000多个小时,也就是120多天啊。”小宁翻开一张又一张的工作流程图,自豪而意味深长地说。

“不能管理时间,便什么都不能管理。”这是现代管理大师彼得·德鲁克的名言,追求自我突破的华为人不但听懂了而且做到了。

搜索建议:做时间的主人  主人  主人词条  时间  时间词条  做时间的主人词条  
效率

 时间管理:高效时间管理的10个方...

人们重视生命、乐于理财、却疏于时间管理。有了目标管理,还需要“时间管理”的技巧,把所有的目标分清轻重很您,尽快地逐一实现,提高生命的效率。一、时间是什么时间是生...(展开)

效率

 经理人如何提升自己的效率

经理人如何提升自己的效率  NLP导读:高效的经理人并不在于亲自做多少事,而是在遇到问题时能做出正确的决策,多与下属沟通,调动其积极性。  做经理人是件很费力的...(展开)