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高效能工作方法的基本原则

高效能的工作方法必须具有两个基本原则:一个是工作方法是个性化的;另一个是工作方法取决于总体环境和条件。

工作方法是个性化的

许多书和研讨班与“工作方法”这个主题不下关,主要原因在于他们把错误的事情进行了一般化概括,或者说采用了错误的概括方式。这是我在观察了大量不同层级、不同行业的管理者之后得出的结论。

工作方法是一个极为个性化的东西。我们把它叫做“个人”工作方法并不是没有原因的。即使两个人都能做到有条理、系统化地工作,但这两个人的工作方法不会完全相同。因此,这个世界上就存在很多种不同的工作方法工作体系。在我看来,大多数关于工作方法的研讨班都存在一个严重问题:它们向每个人都传授同样的工作方法,而这种做法的前提假设是:同一种方法可以适用于每一个人,至少可以适用于大部分人以及大多数情况。结果,研讨班的内容不是传授如何进行系统化的工作,而是传授一种所谓的“普遍适用”的特殊体系。这是一个严重的错误。

我想说明的是,我们可以为那些对有效管理感兴趣的人总结有条理工作的基本要求,还可以总结能够用工作方法来解决的问题。但是,个性化的工作方法和技巧以及这两者的结合是无法概括的。所有高效员工在工作时都很有条理,但他们各自都有自己的方法,并且能够用自己独特的方式把工作方法和技巧结合起来。

工作方法取决于总体环境和条件

除了个人偏好外,“最好的”工作方法还取决于一系列环境因素和客观条件。而这些环境和条件,又是由个人所处的具体状况决定的。这些因素和条件包括:

●个人的职业:一线的销售工作和常规的办公室工作相比,在工作方法方面对人们有不同的要求;制造工厂的管理和研究机构的管理有很大差异;市场工作和会计工作所要求的工作方法也有很大不同。

●组织中的职位:管理者是否有下属以及下属的多寡,会对工作方法产生相当大的影响;管理者处于组织中的高层、中层还是基层也会对其产生影响。

●年龄:没有人会在47岁时还采用27岁时的工作方法,而这不仅仅是因为年龄和职位的变化。随着年龄的变化,工作的速度和节奏、生理和心理状况也会发生变化,从而对工作方法产生影响。

●出差:如果一个人的工作要求其经常出差,那么,与那些整天待在办公室里的人相比,他就需要采用不同的工作方式。

●基本工作条件:配备秘书的人所采用的工作方式一定会区别于没有秘书的人;配有专门秘书的人与那些和他人共用秘书的人相比,工作起来也会不同;配有几个秘书甚至还配有助手的人,则会采用另外一种工作方式。

●组织:与职能型组织相比,矩阵型组织在工作方法、体系和规定上,都提出了不同的要求。以前,网络组织曾备受追捧,但是,近年来这股热潮退潮很快,因为如果想让这类组织发挥功用,它对员工的要求几乎可以说是对超人的要求。

●上司:每个上司都是不同的。当遇到一个头脑糊涂、行事混乱的上司时,人们只有两种选择:要么与上司一样糊涂混乱,然后很可能一事无成;要么高度自律,逐渐把上司引导到正确的方向上来。另一方面,如果遇到一位工作到位、有条理的上司,那么,下属就可以并且应该采取一种完全不同的方式来工作了。

●行业:在航空公司与在时装店内工作,做事方法是有很大不同的;保险公司所用的工作方法则与食品生产企业、出版社及电视台也不尽相同。

除此之外,个人工作方法还取决于我们以前的管理者和我们在此过程中形成的工作习惯。因此,作为一个重视有效性的管理者,我们必须定期地问自己:我希望沿用从以前上司那里学到的工作方法吗?我希望保持以前形成的工作习惯吗?

综上所述,鉴于个人情况的多样性,向每个人推荐或教授同一种工作方法是不明智的,这样只会导致低效率。在这种情况下,工作方法不但不能发挥促进作用,反而会成为个人发展的障碍,影响个人绩效的提升。

摘自《管理成就生活》,弗雷德蒙德.马利克(Fredmund Malik)/著

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