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一场高效的会议,什么样?

文/巴九灵(微信公众号:吴晓波频道)

年中到了,各种会议是不是接踵而来?早上开会,下午开会,晚上还要开会。一天就这么荒废了。

一次高效的会议让我们对过去的事情做出总结,并对未来的计划有所预见,同时还能让管理者了解整个团队的状态和工作进程,帮助我们更好地展开工作。

会议开着开着就跑了题、两三个小时还讨论不出所以然来,这在我们日常工作中常常遇到,甚至还有《欢乐颂》中安迪这样,“以自我为中心”的开会狂魔存在。

一场高效又有趣的会议,应该是怎么样的呢?

今天的M周刊,小巴就从高效会议的形式、加快会议决策这两个方面教你如何开一场高效的会议

No.1

高效会议的形式

一场高效的会议一定会明确设定好角色:主持人、参与者、决策者、旁观者、记录员,具体到每一个人身上。通过角色的设定,可以让每个人紧张起来。

而在这几个角色中,最重要的无疑就是会议主持人了,可以说,一个会议是否高效关键就看主持人会不会把控节奏。

在职场中,我们每个人都有可能成为这个会议主持者,先跟小巴学习一下几种形式的高效会议吧。

1:站着开会最高效

适用于15分钟内能搞定的、人数在5~10人的内部每日复盘会议

站着开会是最高效的,这真的不是段子。

已经有研究证明,坐着开会虽然舒适,但会让与会者忽略时间的流逝,拖慢会议效率,因而平均比站着开会多用34%的时间。

现在,“站会”在互联网公司已经非常常见了。

在站会中,一般只讨论三件事:

①昨天我完成了什么?

②今天我要去做什么?

③在工作过程中遇到了什么阻力?

小提示

①即使有成员迟到,也要准时开始;

开会时间愈早愈好,当做一天的开始;

③在记录团队工作状况的白板旁开会

④不要在会中做笔记,专心聆听。

2:时间限制不拖沓

适合1小时以内、人数在30人以上的周会、例行报告、工作进度报告等会议

开会时间已经到,却总是有人姗姗来迟;一开会动辄三四个小时,却没有实际的解决方案……

那么不妨试试时间限制的方法。

这要求会议组织者事先规范会议开始和结束的时间(比如规定会议时间从下午4点半到5点半),并在每个环节给出时间提示(每人最多发言3分钟)。

小提示

①每次开会,都拿出表来计时,强制控制时间;

②事先准备愈充分,时间就愈能节省下来;

③设置相应的惩罚措施,比如迟到发红包等。准时到达会议,是职场道德,也是对别人的尊重。

3:主管离场,鼓励发言

适合1小时~1天不等、10人以上、需提出多种提案等头脑风暴式会议

开会总是领导政令倡导,大家忙着揣测上意,不敢提意见,议题没经过充分讨论,最后“会而不议、议而不决、决而不行”。

“主管离场”的会议方法能有效解决这个问题。

开会初始的时候,主管宣布主要议题和希望达成的目标后,就立即离场。

中立的会议主持人接手讨论阶段,引导大家发言、激化讨论,并将最终意见归纳为可实行的提案后,再请主管进场。

主管只要做出判断,说明同意或否决的原因即可。

小提示

①多使用便利贴、白板等工具,让不善言辞的人也能“写”出意见,张贴公布;

②鼓励发表的基本规则:会议中谁说了什么,会后绝对保密;

③决策者议决后,与会者不得再有异议(意见必须在讨论阶段发表,不是决策后);

④不管讨论多激烈,双方多么僵持不下,决策者或会议的组织者,一定要做出一个可执行的决策,然后立即执行,并不断修正决定。

除此之外,还有很多非正式沟通也应该鼓励。比如,在阳台抽烟的时候聊一聊、问相邻座位的人一个简单的问题、午餐间的对话……这样的会面,效率远高于正式的会议

No.2

决策两大图表

会议低效的最终结果就是议而不决。因此我们要善于用图表来找出原因,做出决策。

比如最近小巴们刚开了选题会议,讨论“阅读量下降”的问题,以这次会议为例,我们提供了两种图表工具帮助会议有效落到实处。

1:鱼骨图分析原因

先拿出便利贴发给与会者,鼓励与会者针对主题“为什么阅读量下滑”写下想法。一张便利贴写下一个想法,但不记名。

步骤一:在白板或白纸上将每个人的想法张贴上去;

步骤二:邀请与会者将类似的便利贴群组归类;

步骤三:接着将每一组找出主题(变数)。

最后以“为什么阅读量下滑”的问题,结合各变数与原因成为鱼骨图:

①先将问题“为什么阅读量下滑”写在右端;

②从左端到右端画一条线,连接刚刚写下的问题“为什么阅读量下滑”,成为鱼骨;

③写下造成问题的变数,例如:选题、标题、写法,成为中骨;

④针对每个变数画出箭线,让与会者提出“为什么”的意见,一层一层分析下去,可以看出其中的症结,成为小鱼刺。

2:逻辑树状图与矩阵表制定决策

通过鱼骨图分析了“阅读量下降”的原因,接下来我们就“如何提高阅读量”做出决策方案。

逻辑树状图是麦肯锡工作法中重要的一种提高决策力的方法。它把金字塔原理用树状图的形式呈现出来,更加可视化,优点在于把真正内核的原因找出来,去芜存菁。

而矩阵图的原理就比较简单易懂,它包括三个步骤:评估、实施、对策。树状图与矩阵表的结合,就是会议的最终结果了。

步骤一:最左边写上会议目的“提高阅读量”;

步骤三:按照几个大主题将每个解决方案归类;

步骤三:当场投票评估,是否实施,并写上相应对策。

在职场中,组织开会、学会开会是我们必备的技能,不仅让我们的团队工作更加默契和高效,同时也是展现领导力的好机会。

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