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领导爱看的年终总结是什么样?这里有一份清...

转眼又到年底,身边好多小伙伴都在写年终总结了!

平时工作一个比一个努力,可是面对几百 M 的 PPT 模板和大把的汇报材料,大脑还是一团乱麻……

我们采访了很多朋友,发现大家遇到的问题主要有以下 4 个点:

❶ 不知道自己做了什么,大脑一片空白;

❷ 找不到相关的素材来支撑内容;

❸ 汇报逻辑混乱,像在记流水账;

❹ 做了几十页 PPT,却被批评没重点;

……

受曹将老师幻灯片演示工作清单的启发,我也做了一张年终总结的工作清单:

PS:存完图别走开~文末领取 20 套独家精品年终总结 PPT 模板!

这张清单系统性地梳理了做年终总结的全流程,下面我来详细说说,究竟如何搞定年终总结

01:

明确总结汇报的目标

很多人心里想的目标,也许是:赶紧把稿子写完!!

不过我们的年终总结,领导可是会看的。所以一定要明确领导想在年终总结中看到什么东西,而绝不能是自嗨~

直属领导更想听你在工作中发现的问题和解决思路,而上级领导想知道你对未来工作的目标和具体措施。

也就是这些问题:今年你的 KPI 达标没有?在工作中遇到了什么问题?你是怎么解决的?你为公司挣了多少钱?你为明年下了多大目标?……

年终总结最重要的是呈现你完成目标、解决问题的能力,这才是职场中安身立命的核心。

除了领导关心的内容,我们的年终总结汇报还要注意很多要素:

汇报形式、汇报地点、汇报时限、汇报受众……都需要向领导询问清楚。

这些前提了解清楚以后,我们就准备正式开写了!

02:

第一步,准备初稿

❶ 收集素材

很多人觉得年终总结难写,可能是不知道自己该写什么,好像也没什么业绩值得写。

这时候,我们可以从以下 6 个维度梳理:

看着这 6 个维度,也想不出自己有哪些事情可以写?

当然,一份优秀的年终总结,不是临阵磨枪、拍拍脑袋就能写出来的。

我整理了以下几个搜集素材的渠道:

日常的积累和阶段性的总结,能够为我们的年终总结提供很多现成的数据和素材。

从时间维度来回顾,列完所有素材,马上就能知道自己这一年做了哪些事。

如果需要进行汇报演示,搜集时也要准备好相关的图片和多媒体素材!

虽然并不是所有的素材都会用到,但是前期的资料收集还是越多越好。先全面梳理,再围绕汇报目标来进行取舍。

❷ 明确框架

大部分职场人都知道,年终总结的框架无非是总结今年,展望明年。

遵从不重叠,不遗漏的 MECE 原则,我们可以构建一个逻辑严谨的框架:

这样的框架不仅帮你把繁琐的素材划分得有条有理,还可以让 BOSS 从宏观上立刻知道你做了什么,给人头脑清晰的印象,也有机会让他给你更大的发挥空间。

除此以外,你可以多从自身的职业特性出发,结合热点事件,进行内容上的创新。

❸ 填充文稿

接下来,我们把搜集到的素材填充到总结框架里。

① 年度工作总结

在描述工作完成情况之前,我们需要给今年的工作下一个整体的结论。

其次,汇报中要突出重点成果,把闪光点更大的工作拎出来在前面汇报。

接下来的日常工作汇报,可以按照项目模块来说:

各项工作的进展程度如何?完成了哪些项目?组织了哪些活动?业绩是否达标?……尽量将每项工作的完成情况用数字表达出来。

要着重介绍你采取的措施和最后取得的成果,同时分享你的经验,让你的汇报更有价值。

② 不足及改善

针对今年的工作,有哪些不足的地方?还面临着什么挑战?是哪些原因导致?……

汇报工作中的不足的时候,一定要诚恳。详细谈谈你会怎么改进现有的做法,提出建议,拥抱挑战背后的机遇。

不仅是针对个人工作,也可以对团队问题进行分析和建议,让领导看到你的格局和对公司利益的关切。

③ 工作展望

最后对自己所负责的业务制定可量化的目标,体系地做规划,列出关键事项。

别忘了向领导展现你对这个行业的了解,证明你定下的计划有理有据,赢得领导的信任并给予支持。

案例@小叮

03:

第二步,自我审查

撰写初稿的时候,尽可能多地填充素材,完成大致内容以后,我们再去校对、修改和润色。

先完成,再完美。

框架-初稿-终稿,这个过程是先用一个简单方案解决 80% 的问题,再慢慢通过自我审查解决剩下 20%。

比如:

是否有足够的信息量?

是否把亮点内容前置?

是否有严密的逻辑结构?

是否有图片或数据支撑?

是否容易理解?

有没有错别字、病句?

等等……

切忌:一开始追求完美,费时耗力,最后不了了之。

04:

第三步,视觉呈现

解决完内容逻辑层面的核心问题,接下来需要在呈现形式上下点功夫。

如果你是提交年终总结的 Word 文稿,那么看第一小点就足够。PPT 汇报的内容,我会从第二点开始讲~

❶ 讲稿排版

交 Word 基本上是不需要进行现场汇报的,重点就在于逻辑梳理和排版。

那么排版 Word 软件的操作知识点,主要有以下几个:

对于一份报告而言,正文的内容肯定是最重要的。但如果因为排版不合格,影响领导的评价,就太可惜了!

需要强调的是,千万不能是像流水账一样的长篇小说,而要是一个有系统性的报告,文字清晰明朗,也要有表格、图表作为辅助。

另外,我们制作表格时需要注意:

① 必须整齐;

② 阅读容易;

③ 必要时下突出重点信息。

❷ PPT 美化

制作 PPT,之前明确的框架可以直接作为 PPT 的目录,接下来一个项目一个页面,不需要太长的篇幅~

PPT 不用太过花哨,以简洁大气为主,美化时我们需要注意这 4 点:

① 告别死板的「年终总结」标题

除了干巴巴的「2019 年度工作总结」,我们还可以为报告起一个独特名字,更有新意。

② 选择排版类型,文字精炼

PPT 内容的排版可以分成这 2 种:详细阅读版、适当阐述版

A.如果你只需要上交年终总结 PPT,不用当众汇报,可以选择详细阅读版 PPT:

把文稿详细内容放在页面上,让领导通过直接阅读就能了解你一年的工作情况。

但千万不能字多到丑!注意要精炼文字,分行换段。

B.如果你需要当众汇报年终总结,那么就选择做适当阐述版 PPT:

听众既能通过 PPT 内容更好地理解,也能保留一定的神秘感,让她们集中精力来听汇报。

做这种类型的 PPT,每个页面不需要大段描述和太多修饰词,保留最核心的内容或是框架就可以。

③ 突出数据,美化图表

能用图就尽量不要用文字,其实很多文字和数据我们都可以用图和表的形式展现。

现代职场中的报告 = infographic,你在这一年里做了什么,效果怎么样,都需要依靠数据+图表的形式表现出来。

所以年终总结 PPT 里的数据展示,要有引导,有重点,有总结

想深入学习年终总结的图表数据如何展示,戳右侧链接复习:图表都用不好,你还怎么做年终总结

图表案例@小叮

④ 设计用心的结尾页

05:

第四步,演示准备

大部分人可能交完材料就 OK 了,如果你还要上台汇报的话,我整理了一份演示清单,可以一一对照检查:

年终总结,是一次展现自我能力和自我价值的机会,同时也能审视到自身的不足,把之前的经历化为经验,持续进步。

领导满意了,年终奖不会少,升职加薪也就是下一步的事儿~

搞清楚年终总结从 0 到 1 的每一步,对自己的工作负责,才是职场人该有的心态。

最后,我们再来回顾一下整个流程:

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