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有效的监督,带来满意的工作绩效!

分粥的故事

有一个分粥的故事,说的是有7个人一起居住,他们每天都须面对同一个问题:怎样将一锅粥平均分配?

他们尝试通过制度来解决这个问题,想出了以下方法:大家选举一个品德高尚的人负责分粥。开始时,这个德高望重的人还能公平地分粥,但没多久,他却开始为自己及拍他马屁的人徇私。大家于是要求换人,但换来换去,负责分粥的人碗里的粥仍是最多的。

没办法,只好采取了另一个方法:大家轮流分粥,一星期每人负责一天。但他们马上就发现,每人在一星期中都只有负责分粥那一天才吃得饱,其余6天都要挨饿。于是大家对新方法仍然不满意。

最后,大家想出了一个方法:7人轮流值日分粥,每人一天,但这次分粥者要最后才可领粥。令人惊异的是,在这制度下,无论谁来分粥,7个碗里的粥都一样多!因为分粥者明白,如果7碗粥并非一样大,他无疑只能领到最小的一碗﹙因为他要最迟领粥﹚。

同样是7个人,不同的分配制度,就会有不同的风气。所以一个单位如果有不好的工作风气,一定是机制问题。只有机制健全了,才能使各项工作按部就班地进行。分粥的故事告诉我们规定的重要性。但有了规定,要是不能严格地执行也不妙,规定也起不到应有的效果。只有令出必行,才能收到应有的效果。

洛克忠告

英国教育家洛克提出了洛克忠告,指没有有效的监督,就不会有满意的工作绩效。明智的管理者会利用监督这把利剑,促使员工们既心有紧迫感,又满怀热情地投入到工作中去。规定应该少定,一旦定下之后,便得严格遵守。令出必行才能保证成功。

在管理中,把事情程序化、制度化,让各职能部门有章可循,员工按部就班,可以提高管理效率。要做到这些,制定各种各样的规定就不可避免。

俗话说:没有规矩,不成方圆。如何制定规定,从而使企业能以最好的状态运转,是每个管理者都不能忽视的问题。过多的规定会使员工们无所适从,规定应该少定。少定规定会给员工们以较大的个人发展空间,在工作中充分发挥积极性和创造性,从而提高企业的产出效率。但是,规定要是不能严格得到执行,那就会比没有规定还差。适当的规定,然后严格的得到执行是成功的保证。

企业管理制度是企业员工在企业生产经营活动中共同须遵守的规定和准则的总称,企业管理制度的表现形式或组成包括企业组织机构设计、职能部门划分及职能分工、岗位工作说明,专业管理制度、工作或流程、管理表单等管理制度类文件。

阖闾立信

春秋时期,有一次孙武去见吴王阖闾,与他谈论带兵打仗之事。吴王见他说得头头是道,心想我得看看他说的实效如何。于是吴王要求孙武替他训练宫女。孙武答应了,并挑选了一百个宫女,让吴王的两个宠姬担任队长,有板有眼地操练了起来。

孙武先将列队训练的要领清清楚楚地讲了一遍,但正式喊口令时,这些女人笑成了一团,乱作一堆,谁也不听他的。孙武再次讲解了要领,并要两个队长以身作则。但他一喊口令,宫女们还是满不在乎,两个当队长的宠姬更是笑弯了腰。孙武严厉地说道:"这里是演武场,不是王宫。你们现在是军人,不是宫女。我的口令就是军令,不是玩笑。你们不按口令训练,这就是公然违反军法,理当斩首!"说完,便叫武士将两个宠姬杀了。

场上顿时肃静,宫女们吓得谁也不敢出声,当孙武再喊口令时,她们步调整齐,动作划一,真正成了训练有素的军人。孙武派人请吴王来检阅,吴王正为失去两个宠姬而惋惜,再没有心思来看宫女训练,只是派人告诉孙武:"先生的带兵之道我已领教,由你指挥的军队一定纪律严明,能打胜仗。"孙武没有说什么废话,而是从立信出发,换得了军纪森严、令出必行的效果。

人天生是懒惰的

麦格雷戈的“X理论”以及泰勒的“经济人”假设认为,人天生是懒惰的,没有责任心,只为了自己的经济利益而劳动,甚至不愿意工作。在这种理论的影响下,管理者在制定管理制度时,也只会考虑到以怎样的方法强迫员工进行劳动。所以,在工业经济初期,管理制度是强制性的“硬”要求,严格规定员工在日常工作中应该做什么,不该做什么,甚至对员工完成某项工作的动作都有要求。这种程序化的管理制度完全没有对员工的关心,只是一味地以提高生产效率为目的,员工迫于自身利益的考虑也只能服从这种强制制度

随着时代的发展和周围环境的改变,员工渐渐会反抗过于苛刻的制度,争取自己的权利。相应地,管理者在一定程度上修改的制度,出现了“软化”的趋势。正如“人际关系之父”罗伯特·欧文提出的改善工作条件、制定童工法、缩短工作时间等管理方法,都是前所未见的。可以明显地看到,这些措施的提出,已经不再把人当作“经济人”,而是一种“社会人”来看待了。此时的管理制度已经开始对人本身有了关心和思考。

从员工来看,管理制度就是一只无形的手,约束他们的行为,若有违反便会受到处罚;但另一方面,员工对这种约束制度并不是特别抵触,制度中也有对人际关系的关注和对劳动环境的改善。从管理者的角度而言,管理制度对员工的约束不能过紧,否则会如强制制度那样压榨员工,使员工心存不满。

此时的管理者不再把人和机器等同,管理制度也不会像机器的使用说明书那样严格教条了。可以说,现在的这种约束制度在管理制度上还是有一定的软化的,但无论从力度还是范围的角度看,都有一种“杯水车薪”的感觉。

管理制度的重要性

企业因为生存和发展需要而制定这些系统性、专业性相统一的规定和准则,就是要求员工在职务行为中按照企业经营、生产、管理相关的规范与规则来统一行动、工作,如果没有统一的规范性的企业管理制度,企业就不可能在企业管理制度体系正常运行下,实现企业的发展战略。

一个具体的专业性的企业管理制度一般是由一些与此专业或职能方面的规范性的标准、流程或程序、规则性的控制、检查、奖惩等因素组合而成的,在很多场合或环境里,规则=规范+程序。从一个具体的企业管理制度的内涵及其表现形式来讲:企业管理制度主要由编制企业管理制度的目的、编制依据、适用范围、管理制度的实施程序、管理制度的编制形成过程、管理制度与其他制度之间的关系等因素组成的。

规范实施企业管理制度是需要规范性的环境或条件的:

第一,编制的制度是规范的,符合企业管理科学原理和企业行为涉及到的每一个事物的发展规律或规则的;

第二,实施规范性的制度全过程是规范的,而且是全员的整体职务行为或工作程序是规范的;只有这样,企业管理制度体系的整体运作才有可能是规范的,否则将导致管理制度的实施结果呈现不规范的状态。

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