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学会这20个Excel技能,你能节省几十倍时间

我有个同事,有一天下班打电话给我:”你能不能帮我处理一个Excel数据?我弄了整整一下午,眼睛都花了。“

我去她的办公桌一看,原来是一个数据匹配问题——把各家网点的机构信息数据整合到一张表上。于是,我花了10秒钟帮她写了一个VLOOKUP公式,瞬间完成了所有数据的匹配。

原本10秒钟可以搞定的数据,她花了整整一下午。

这种情况,你是否也经历过?

为什么同样的报表,别人1分钟处理完,我却花了10分钟甚至数个小时?

为什么别人能又快又好地完成领导交办的数据,而我却常常加班做不完?

其实,这不是因为别人比你聪明,而是因为你没学会高效使用Excel的方法。

举几个例子,看看你是怎么操作的。

操作1:数据求和

对报表进行求和可以说是一个相当高频的操作了。

比如,下图是一个对报表进行求和汇总(按行、按列、总计)的常规操作

▲ 说明:数据求和的常规操作 

我们一般的操作步骤都是:编写求和公式(SUM),然后复制公式。

上述操作,我统计了一下大概用时——即便在熟练操作的情况下,也要耗费30秒左右的时间。

但是,事实上这一系列操作,你知道最快可以多长时间完成吗?答案可能令你吃惊——1秒,只需要1秒!

▲说明:1秒钟自动求和 

正确的操作姿势:

选中数据及要求和的空白区域,在键盘上同时按“ALT和等号键(ALT+=)”。

也就是说,这样一个简单的操作就帮你节省了29秒的时间,你的效率在这个操作中提升了30倍!

操作2:时间和日期的录入

有时,我们需要在报表单元格中记录当前的日期和时间。

正常操作,就是逐字录入当前的日期和时间,如:2017/12/25 9:30。

当然,这个简单的录入似乎并不会占用太多的时间。但是当你有大量数据行要记录,你还要每次确认准确的时间。你就会觉得这并不是件轻松的事情。

但,如果你掌握了快捷键录入,那么只要动一下手指头,就可以瞬间完成时间或日期的自动录入。不仅快速,而且精准。

▲ 说明:日期和时间的快速录入

正确的操作姿势:

录入日期:同时按Ctrl键和分号键(Ctrl+;)

录入时间:同时按Ctrl、Shift和分号键(Ctrl+Shift+;)

操作3:取消“合并单元格”的报表处理

在报表处理中,合并单元格非常常见,但同时也给数据汇总和计算带来麻烦。

图上报表,为了方便对数据进行透视或函数计算,需要将部门一列取消合并,并将“取消合并后的空格”全部填充为“对应的部门”,如上图右侧所示。

想想看,这个问题你会怎么解决?要花多少时间?

大多数人都会采取以下步骤:

1、从”销售一部“开始,逐个取消单元格合并(这一步需要点击10次鼠标);

2、复制”销售一部“,粘贴到下方空白单元格;

3、重复上一步,完成“销售二部”到“销售五部”的粘贴(同样的操作需要操作5次)。

如果有数十上百个合并单元格,那处理这样一个复杂的报表,按常规办法至少要花1个小时。

但是,如果你知道Excel中的定位功能,学会数据的批量填充,你也能在10秒钟完成处理。

以下是10秒处理法:

▲ 说明:带有合并单元格的报表快速处理

正确的操作姿势:

选中整个部门列,点击一次“合并单元格”按钮取消单元格合并,按F5定位空白单元格,在编辑栏输入:=B51,点击Ctrl+Enter键完成批量录入。

以上操作,不管报表多复杂,总用时不超过10秒。

操作4:数据的自动处理

▲ 说明:秒速完成复杂数据处理

最后给大家看一个数据处理的案例。如上GIF图所示,图中包含多个数据处理需求:

从混合文本中提取数值

从邮件地址中提取用户名

从身份证号中提取出生日期

给手机号中间添加连接符

文本位置的互换

补充公司名全称

……

以上任何一个处理需求对应到实际的工作场景中,当数据量变大时都是一项极为繁复耗时的工作。

如果你知道Excel的快速填充功能,以上任何一个处理需求,统统只要1秒就可以搞定。

在Excel中,这样的操作数不胜数。

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