Excel的主要功能就是进行数据处理。其实，人类自古以来都有处理数据的需求，文明程度越高，需要处理的数据就越多越复杂，而且对处理的要求也越高，速度还必须越来越快。因此，我们不断改善所借助的工具来完成数据处理需求。当信息时代来临时，我们频繁地与数据打交道，Excel也就应运而生了。它作为数据处理的工具，拥有强大的计算、分析、传递和共享功能，可以帮助我们将繁杂的数据转化为信息。
一、Excel 数据记录与整理
孤立的数据包含的信息量太少，而过多的数据又难以理清头绪。制作成表格是数据管理的重要手段。
在一个Excel文件中可以存储许多独立的表格，我们可以把一些不同类型但是有关联的数据存储到一个Excel文件中，这样不仅可以方便整理数据，还可以方便我们查找和应用数据。后期还可以对具有相似表格框架，相同性质的数据进行合并汇总工作。
将数据存储到Excel后，使用其围绕表格制作与使用而开发的一系列功能(大到表格视图的精准控制，小到一个单元格格式的设置)，例如，我们需要查看或应用数据，可以利用Excel中提供的查找功能快速定位到需要查看的数据;可以使用条件格式功能快速标识出表格中具有指定特征的数据，而不必肉眼逐行识别;也可以使用数据有效性功能限制单元格中可以输入的内容范围;对于复杂的数据，还可以使用分级显示功能调整表格的阅读方式，既能查看明细数据，又可获得汇总数据。
二、Excel 数据加工与计算
在现代办公中对数据的要求不仅仅是存储和查看，很多时候是需要对现有的数据进行加工和计算。例如，每个月我们会核对当月的考勤情况、核算当月的工资、计算销售数据等。在Excel中主要应用公式和函数等功能来对数据进行计算。
三、Excel 数据统计与分析
要从大量的数据中获得有用的信息，仅仅依靠计算是不够的，还需要用户沿着某种思路运用对应的技巧和方法进行科学的分析，展示出需要的结果。
(1)排序、筛选、分类汇总是最简单、也是最常见的数据分析工具，使用它们能对表格中的数据做进一步的归类与统计。例如，对销售数据进行各方面的汇总，对销售业绩进行排序;根据不同条件对各销售业绩情况进行分析;根据不同条件对各商品的销售情况进行分析;根据分析结果对未来数据变化情况进行模拟，调整计划或进行决策等。
(2)部分函数也可用于数据分析的，例如，对商品分期付款决策分析。
(3)数据透视图表是分析数据的一大利器，只需几步操作便能灵活透视数据的不同特征，变换出各种类型的报表。
四、Excel 图形报表的制作
密密麻麻的数据展现在人眼前时，总是会让人觉得头晕眼花，所以，很多时候，我们在向别人展示或者分析数据的时候，为了使数据更加清晰，易懂，常常会借助图形来表示。
例如，想要表现一组数据的变化过程，用一条拆线或曲线;想要表现多个数据的占比情况，用多个不同大小的扇形来构成一个圆形;想比较一系列数据并关注其变化过程，用多个柱形图来表示。
五、Excel 信息传递和共享
在Excel 2016中，使用对象连接和嵌入功能可以将其他软件制作的图形插入到Excel的工作表中，其主要途经是通过【超链接】和插入对象功能。其链接对象可以是工作簿、工作表、图表、网页、图片、电子邮件地址或程序的链接、声音文件、视频文件等。
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虽然Excel自身的功能已经能够满足绝大部分用户的需求，但对小众用户的高数据计算和分析需求，Excel也没有忽视，它内置了VBA编程语言，允许用户可以定制Excel的功能，开发出适合自己的自动化解决方案。
同时，还可以使用宏语言将经常要执行的操作过程记录下来，并将此过程用一个快捷键保存起来。在下一次进行相同的操作时，只需按下所定义的宏功能的相应快捷键即可，而不必重复整个过程。
