功能规格说明书(Functional Specification) 是一个正式文档，它用来为软件开发者详细描述一个产品的潜在功能，表现以及与用户的交互性。当开发者写程序代码时，功能规格说明书是一个指导纲领和持续的参考书。(至少有一个主要产品开发团队使用一种“首先写用户手册”的方法。在产品存在以前，他们为字处理系统写下用户指导，然后声称用户指导就是功能说明。开发者面临的挑战就是创造一个符合用户指导中描述的产品)。典型的，应用程序和使用者之间会有一系列的交互窗口和对话，而该应用程序的功能规格说明书 会展示用户接口的虚拟面貌，并且描述每个用户可能采取的输入行为以及程序的回应行为。一个功能规格说明书可能也包括用户任务的正式描述，对其它产品的依赖 性以及使用标准。许多公司为开发者制定了指导准则，准则描述了任何产品功能规格说明书中应该包含的要点。
为了能够让功能规格说明书适合开发过程，以下是开发软件产品中典型的一系列步骤：
需求 这是产品规划者为了新产品或者是已存在产品的新版本的设计，从他们的市场知识和现有的及潜在的消费者那里得来的需求描述。
目标 产品设计者为满足需求，写下产品的目标。他们以一种更加专业的方式描述产品会是什么样的。目标可能描述结构，协议以及产品需要遵循的标准。可测量的目标是 指那些设定了一些准则，成品可以通过这些准则来判定的目标。可测量性可以是以消费者的满意度指数的形式，或者是以可用性和完成任务的时间的形式。目标必须 认识到时间和资源的限制。开发计划经常是目标的部分或必然结果。
功能说明 功能说明(经常是functional spec 或者仅仅是用spec来作为简称)是对目标的正式回应。它描述了产品必须支持的所有用户和程序接口的延伸。
设计变化要求 在开发过程中，认识到对功能规格说明书的变化是有必要的，正式的变化在设计变化要求中得到描述。
逻辑说明 程序的结构(比如，支持相似功能的代码模型的主要团队)，不同的代码模块和它们的关系，以及它们互相交流的数据参数可能在一个称为逻辑说明的正式文档中得 到描述。逻辑说明描述了内部接口，并且只是由开发者，测试者使用，然后，到了一定程度上，由服务产品并提供适合的相关代码的程序员使用。
用户文档 一般来说，所有的先前文档(除了逻辑说明)都可以作为为产品使用者准备的技术手册和在线信息(比如帮助页)的原材料。
测试计划 大部分的开发团队有一个正式的测试计划，它描述了将会检测写下的程序的测试情况。测试是在模块层次，组件层次以及与其他产品协作的系统层次进行的。这可以被认为是alpha测试。计划也可能允许beta测试。一些公司提供产品的早期版本给一组选定的消费者以便在“真实世界”的情况下测试。
