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采购职、权、利的误区

  采购工作长期以来都是让人充满想象的,讲到采购大家自然就会联想到拿回扣,被供应商请吃、请喝、请玩。不吃白不吃,不拿白不拿,采购一直被认为是“肥缺”。这种错误的采购认识直接体现在采购的职、权、利上。职,职能;权,权力;利,利益。

分析:采购的职权(职能和权力)

  典型的分权采购管理模式:财务部门负责价格审核,(很多财务人员连产品是怎么制造出来的都不知道,更不要说对产品成本构成上的了解了,怎么能承担审核价格如此重要的责任呢?)品保部拥有绝对的质量管理权,采购部只负责下单数量的分配。这种分权模式下的采购管理最典型的现象就是:各自为政,各占山头,各得其所。

  大家经常说采购拿回扣,我发现很多公司的品保部、仓库、生产部、安装部、财务部也都在拿回扣。而且有些部门不仅拿回扣,还用“采购拿回扣”的说法转移对他自己拿回扣的注意力。我分析过100家左右存在这些现象的企业,有一个共同的特点就是分权模式下的采购管理。也有大量实践表明分权模式下的采购管理,不可避免地会有严重的效率损失。

  当然,分权模式的采购管理,的确也有好处。最大的好处是对于一个采购管理制度非常不健全的企业来说,分权有助于降低制度不健全带来的风险,但一定是规模非常小的企业。因为企业小,所有事情老板都能盯住员工做,加上分权能相互制约,集体腐败很难发生。

  但随着企业越做越大,人也越来越多,人管人、人治人就越来越难。有些企业要么集体腐败,要么集体对抗、集体消耗,经营风险不可避免,分权模式下的流程效率也非常低。慢慢地,企业会发现建立完善、简易(简单、容易执行)的采购管理系统非常重要,既能减少漏洞,又能控制采购系统的运行成本。

  针对有一定规模的企业,我建议:“集权采购,分权管理”。这样可以提高流程效率,更重要的是整合资源,还有利于监督控制腐败,并且也容易规范采购作业。我们为企业设计规划的采购管理系统,强调完善、简易的同时,也强调“让采购人员的权力来源于工作标准,而不是职务”。

  采购职权,也就是采购职能和权力的科学规划和安排是非常重要的。实践证明它也是能创造价值的。我强调利用采购与人事匹配的点金术,把采购的人与事进行科学组合。因为采购人与事组合的方式不同,会导致采购组织系统的功能不同,竞争力与战斗力也会有所不同。就象石墨和钻石,都是由碳原子组成,且分子量一样,仅仅因为碳原子的结构方式不同,造成了功能的不同。那么,你愿意成为“石墨采购系统”?还是“钻石采购系统”?

分析:采购的利(利益)

  认为采购是“肥缺”的观念,可以说根深蒂固。我记得有一个著名民营企业的人力资源经理亲口告诉我:“采购,不就是买东西的人吗!本身又不是什么技术性的岗位,给高工资干什么?给500块就行了,反正公司发完工资供应商会再发一遍。奖金,也不要给,反正过年过节,供应商会给。”

  如此重要的采购部门,竟然被人力资源经理理解成纯粹买东西的部门,采购管理能得到发展吗?采购部门没有充足的人力资源,也没有合理的工资待遇,更没有丰厚的年终奖金,如何才能更好地为股东创造价值,创造利润?

分析:采购的用人观念

  案例1:(场景:讨论会 人物:企业负责人甲、乙、丙)

    甲:咱们公司马上要招聘一个采购员,大家说说,要优先考虑什么?

    乙:我认为采购很容易腐败,所以最重要的是品德,然后再考虑他的能力。

    丙:没错,没有能力可以送去参加培训,但是人的道德不是能培养的。

    甲:你们俩看看,这几张照片,咱们选谁?

    (照片有长的尖嘴猴腮的,有长的很精明能干的,有长的很老实巴交的)

    乙、丙(异口同声):当然是这个(指着长的很老实巴结的那张照片)

  很多企业对采购充满“想象”后,在选择采购人员方面采取了极端的方式。案例中的面试官明显对长得尖嘴猴腮和精明能干的应聘者,抱有怀疑和不信任,但对长得很老实的人却富有好感。

  案例2:(场景:俩人在喝酒。推心置腹地谈话。甲长得老实巴交)

    乙:哥们儿,你在你们公司干了很长时间了吧?

    甲:是啊,17年了!

    乙:你干这么多年采购,我想问你一个问题。

    甲:什么问题?

    乙:你拿过回扣没有?

    甲:你看我的手机,爱立信398,多少年了,电池坏了后面还要绑一个绳。你看我的衬衣,25元买的,白衬衣穿了很多年都变成黑的了,再看我的皮鞋,皮鞋的底快掉了,我上班的时候还骑自行车,骑到关键的时候还掉链子……

    乙(打断他):得了得了,你直接告诉我没有拿就完了嘛!

    甲(笑):嘿嘿,拿的不多。

    乙:到底拿多少?

    甲:不多,大概200万还是有的。

    乙:瞠目结舌。

  案例中这位长得老实巴交的采购员一定会给大家留下深刻地印象。他长得很老实,但却干着和相貌不相符的事情。我并不说长得老实的人,就一定会有问题,我想要说明的是很多企业总喜欢把长得老实和人的道德挂钩,期望通过招聘长得老实的人,来降低采购管理风险。结果是长得老实的人,不一定都老实,使采购管理蕴藏更大的风险。

  企业在对采购人员的用人观念上,非常清楚地表明:

  很多企业采购管理水平还停留在经验采购管理阶段,没有发展到科学采购管理阶段,更不要说上升到文化采购管理阶段。

  科学采购管理最大的特点是用制度管人,而不是人管人。通过建立完善、简易的采购管理系统 ,“让采购人员的权力来源于工作标准,而不是职务。”

  我一直坚持的理念是“官不在专,而在管;兵不贵多,而在精。”一切的管理系统都强调简易、务实。

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