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如何制定有效的行动计划

在本文中:制定计划时间管理保持积极性确定目标

要制定一个行之有效的计划,首先自己内心要有清晰的意图、愿景或目标。计划的目的是为了让自己从眼下开始行动,从而实现最终目标。而用心设下的计划,加上有力的执行,即可让你实现任何目标

部分

1:制定计划

1:详细记录计划执行过程。每当完成了行动计划的某一部分时,就做好相应记录。根据计划的执行进程,使用不同标签来区分不同的阶段,不失为一个好方法。比如你可以把计划分成以下几个部分:

想法、杂项笔记

日程安排

月度计划

重大事件

研究调查

跟进

有关人员、联系人

2:搞清楚自己想做的事。不清楚自己想做的事情,就很难制定有效的计划。尽早明确自己想要达成的目标——最好是在项目开始之前。

例如,你正努力完成自己的硕士论文,基本上是篇幅很长的论文,大约四万字。论文包括引言,文献综述(提及你对其它同类研究的看法,以及所运用的方法),用具体例子来阐述将想法付诸实践的几个章节以及结论。这篇论文大约需要一年时间来完成。

3:计划要足够详细和现实可行。有了明确的目标仅仅是开始,这个项目的每一方面都应该具体可行。例如,计划的时间表、重大事项和最终结果都必须写得详细且可行。

规划一个长期项目时,要做到具体而现实。这是为了避免因为计划不周全而产生执行压力,诸如错过最后期限或不合理的长时间工作等。

例如,为了按时完成论文,如果每个月大约写5000字,这样一来在最后就有几个月时间来完善论文。而计划要足够现实可行,在这里的意思就是别期望自己每个月能写超过5000字。

假如其中三个月时间,你需要从事助教的工作,就要考虑到这段时间自己可能无法完成约15000字的论文内容,于是需要将这部分内容摊分到其它月份去完成。

4:设立可量化的里程碑。里程碑指的是着目标实现过程中的各个重要阶段。以最后阶段(也即目标的实现)为开始,然后逐步往前倒推,直到当前的情况和环境,从而轻松地制定计划中的各个里程碑。

设立里程碑对计划的执行很有帮助。倘若设置得当,还能帮到团队。通过将工作分解成短期事项和切实的目标,从而保持团队的积极性。这样一来,就不需要等到项目完成才能感受到成就感了。

在两个里程碑之间不要留过长或过短的间隔。一般而言,间隔两个星期比较有效。

例如,在写论文的时候,不要急于以章节的完成度来设立里程碑事项,因为有时候可能需要几个月时间才能完成一章节。可以每两周设定一个小的里程碑。比如设定应该完成的字数,达成目标后适当奖励自己。

5:由于有些任务或里程碑相对较为艰巨,可以将大型任务分解成各个小任务,方便管理和执行。

当你被一项大型任务压得喘不过气时,考虑把它分解成几个容易处理的小任务,从而减轻自己的焦虑,也让任务更加可行。

例如,文献综述是论文的基础,通常是比较难完成的章节。为了完成这一章节,在开始写作之前就需要做大量的研究和分析。

你可以把这一章分成三部分,分别是研究、分析和写作,甚至可以根据需要阅读的特定文章和书籍将其划分为更小的部分,并且为其中的分析和写作阶段设定最后期限。

6:制定计划表。列出达成里程碑所需要完成的任务。列表本身的用处并不大。只有把每项任务中的特定实际行动时间表都列出来,然后严格执行,这样计划表才能真正发挥作用。

例如,写论文时,先将文献综述这一章分解成一些小的版块,根据每一版块的特点,就能确切地知道需要完成的内容有哪些,并且还能为这些内容设定切实的完成时间表。或许是每隔一到两天就阅读相关的书籍,然后进行分析,最后写出论文内容。

7:为每一件事设定时间表。缺少了具体的时间表和最后期限,所有工作都可能无法按时完成,甚至有些任务可能永远完成不了。

无论在行动计划中每个阶段制定了什么样的事项,一定要为每件事都定下时间表。

例如,如果你知道自己的阅读速度大约是每小时2000字,而要看的书是一万字,那要读完这本书就要预留至少五个小时。

在这期间,可能至少要吃两顿饭,每隔一到两个小时要有一次短暂休息来缓解大脑疲劳。另外,还至少要加上一个小时,避免期间可能发生的任何意外中断。

8:可视化展示。罗列出具体的行动事项以及具体时间表后,下一步就是清晰直观地呈现行动计划,从而对整个计划有个全局概念。你可以使用流程图、甘特图、电子表格或其它类型的工具来展示计划。

将这个可视化展示放置在容易看到的地方——如果可以的话,甚至可以贴在办公室或书房的墙上。

9:及时标记已完成的项目。将已完成的项目及时进行标记,不仅可以提升自己的满足感,还能保持对计划进度的了解,以免忘记已经完成的事项。

当你需要和其他人一起执行这个计划时,这一点显得尤其重要。如果需要和其他人一起工作,考虑使用共享的在线文档,这样每个人都可以随时随地查阅计划进度。

10:在达成最终目标之前,都不能中断任务。一旦设定了行动计划并和工作团队共享(如果是团队工作),里程碑也已经设定好了,接下来就简单了。你只需要每一天都采取行动实现预设的目标

11:迫不得已需要修改行动日期的时候,就大胆修改吧,但记得不要放弃自己的目标。有时候可能会出现一些特殊情况或意外事件,阻碍你按时结束任务、完成工作并达成目标

就算真的要改期,也不要气馁。调整计划,继续努力实现目标,继续前进。

部分

2:时间管理

1:找个合适的规划工具。无论是应用程序还是书,你需要找个规划工具安排每周、每天和每个小时的行程。另外,要确保这个工具便于使用和读取,否则就不太实用了。

研究表明自己亲手写下的东西(例如用纸和笔),会使实际去做的可能性大大增强。因此,最好的方法是用实体笔记本规划自己的时间。

2:不要写待办事项清单。现在已经有了一长串的事情要做,但什么时候才能真正做到呢?待办事项清单其实不如任务安排那么有效。安排任务反而会按照既定的时间去完成它们。

当把时间都分割成了小段并分配不同的任务,拖延的可能性就降低了不少,因为每一个任务都只分配到一段时间,一个任务之后紧跟着下一个任务。许多时间规划助手都包含将任务安排精确到每小时。

3:学会分配时间。合理分配时间可以让自己更确切知道一天可以利用的时间有多少。从优先级最高的事项开始,然后根据优先顺序逐步安排。

将以上方法运用到整个星期的时间安排上。从更宏观的角度来了解自己的日程安排,有助于提高日程安排的效率。

某些专家甚至建议,至少要对自己整个月的安排有个大概的了解。

有些人建议从一天中最后的任务开始逐步往前推算。假如在下午五点完成了工作或家庭作业,就从这个任务开始,一直往前推算,到一天中开始的时候,比如早上七点。

4:安排好休息时间。研究表明安排均匀地空闲时间能够提高自己对生活的满意程度。同时,事实也证明长时间工作(每周50个小时)实际上会降低工作效率。

睡眠不足会影响生产率。如果你是成年人,确保每晚至少睡七个小时,青少年则要睡八个半个小时。

研究表明把“策略性休憩”安排到一天的行程中,比如锻炼、小睡、冥想、做伸展运动等,可以提高效率和个人整体健康情况。

5:预留时间做一周计划。许多专家建议在一周伊始的时候,安排出一点时间静静坐下来,做一周的计划安排。这种情况下,你更能找出利用好每一天的最佳途径,从而实现自己的目标

厘清自己的工作或社会责任,如果发现日程太紧,说明需要舍弃一些不那么重要的计划了。

但这并不意味着需要放弃一切社交活动。人都需要一个支持自己的关系网络,所以,与好朋友保持联络,并经营好自己的亲密关系,这些都是很重要的。

6:懂得合理安排一天的行程。以前面写论文的例子来说,一天的行程大概是这样的:

上午7:00:起床

7:15:锻炼

8:30:洗澡,着装

9:15:做早餐,吃早餐

10:00:写论文(外加15分钟休息时间)

12:15:午餐

下午1:15:处理邮件

2:00:查资料并整理资料(含20至30分钟休息或点心时间)

5:00:总结,处理邮件,定下明天的目标

5:45 离开办公桌,外出采购日杂用品

晚上7:00:做晚餐,吃晚餐

9:00:放松,听听音乐

10:00:准备睡觉,在床上看书(30分钟),睡觉

7:不需要每天都安排同样的行程。你可以把任务分配到每周其中一两天。有时候,把任务分成几个小部分很有帮助,方便你之后以全新的视角重新看待和完成它们。

例如,可能你只在周一、周三和周五写论文和做研究,而周四则用来学习乐器。

8:日程安排中要预留问题处理时间。在为每个任务所分配的时间段中,要增加一点额外时间,作为某天效率较低或出现意外中断时的反应时间。一个不错的方法是给自己比预期多一倍的时间来执行任务,特别是当任务刚刚开始的时候。

当任务安排渐入佳境,或对某件事了如指掌后,就可以适当减少分配给任务的时间,不过最好还是预留一点缓冲时间。

9:灵活变通,同时要足够宽容。特别是计划刚刚开始执行时,要随时根据实际情况修改计划。这其实也是一个不断学习的过程。用纸笔记录时间分配是个不错的方法。

连续一两周将每天做的事情记录在规划工具里,对于计划的执行也很有帮助。通过这种方式来了解时间的使用以及每个任务所花费的时间。

10:适时断开网络连接。只在一天中的固定时间查看电子邮件或社交媒体。除此之外的时间都要严格要求自己断开网络连接。如果总是每隔几分钟就查看一次,很可能几个小时就这样浪费掉了。

必要时可以关掉手机,或者至少在你想专心工作的时候关掉它。

11:少做一点。这和上一个步骤有关联。找出一天中最重要的事情,也就是那些能够帮助你实现目标的事情,然后把精力集中在这些事情上。把不那么重要的事放在次要的位置,比如电子邮件和没什么意义的文书工作等等。

有专家建议不要在每天开始工作后的头一两个小时查看邮件。这样一来就可以专注在自己的首要任务上,而不会被邮件内容分散注意力了。

假如知道将有很多小任务要完成,比如处理电子邮件、文书工作、整理办公区等,可以在计划里面把这些小任务组合在一起,分配一段时间来集中处理,而不是让它们分布在一天的工作中。这样才不至于将一天的任务执行变得零散,或者打断其它需要更加专注的重要任务。

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3:保持积极性

1:保持乐观积极。要实现目标,就一定要保持积极性。对自己和团队的人要有信心,要以积极肯定的态度来对抗消极颓废的想法。

除了保持积极以外,你还可以通过与积极的人相处获益。研究表明随着时间的推移,我们会和相处时间最长的人养成一样的习惯。所以,要明智地选择同伴。

2:奖励自己。当自己完成一项里程碑时,这一点尤为重要。给自己实实在在的奖励。例如,当达成两周的两个里程碑时,奖励自己在最喜欢的餐厅吃一顿美味晚餐;或者在完成了两个月的里程碑时,奖励自己一次背部按摩疗程。

有专家建议可以找朋友帮忙实行,把一定数额的钱拿给朋友,并告诉他只有当你在规定时间内完成任务,他才能把钱还给你,否则钱就归朋友了。

3:找到支持自己的关系网络。朋友和家人能够支持自己所做的事,这是很重要的。而能够和有相似目标的人建立联系同样很重要,因为这样一来,彼此就能相互监督了。

4:关注计划进展。研究表明取得进步是前进路上的最大动力。你可以在日程表上勾选已完成的任务,跟踪计划进度。

5:早睡早起。看看高效率人群的日程安排就可以知道,他们大多早早就开始一天的工作。他们在早上都有一些要做的例行事项,通常是一些让他们在上班前非常期待的事情。

积极开启新一天,可以做做运动,比如伸展运动、瑜伽或到健身房挥汗一小时,吃一顿健康的早餐,或者是花20到30分钟写写日记。

6:让自己充分休息。要持续保持积极性,休息是必要条件。如果一直处于工作中,精力会被耗尽。而充分休息则能防止自己疲惫不堪,从而避免因休息不足而产生问题,并为这些问题浪费的时间。

例如,暂时离开电脑桌,关掉手机,坐在安静的地方什么都不做。如果突然有想法冒出来了,拿笔写在笔记本上;如果没有,那就享受当下的安静和休息。

例如,可以试试冥想。关掉手机铃声,取消任何可能收到的通知提醒,接着在计时器上设置30分钟或者任何可行的时间段。然后静静地坐着,尝试理清自己的思绪。当脑海中浮现某些想法时,给它们标注归类,然后再任它们飘走。这是一种挺有用的冥想方法。比如,如果你想到了工作,轻轻地在内心说“工作”这个词,然后让它离开你的脑海,接着用同样的方法处理脑海里的其它想法。

7:发挥想象力。时不时花几分钟时间想一想自己的目标,以及实现目标之后的感觉。这可以帮助自己度过目标实现过程中的困难时期。

8:实现目标并非易事。值得拥有的东西通常都不容易得到,朝着目标努力的过程中,要解决的问题可能很多,要做的事情也很多。不管怎样,当事情或问题出现时,要接受它们的到来,然后想办法解决。

那些建议活在当下的大师们通常会劝人心平气和地接受挫折,就像是自己所做的选择一样。与其跟它们抗争或因此变得沮丧,倒不如接受,并且从中学习,在变化莫测的环境下努力找到实现目标的方法。

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4:确定目标

1:把自己想要的东西写下来。写在日记本或电脑的文本文档里面。如果对自己真正想要做的事情并非那么确定,这样做能有效理清思绪。

经常写日记,与自己保持对话,同时还能随时了解自己真正的想法。许多人都说写作可以帮助自己理清思绪,确认自己真正想要的东西。

2:做相关的调查研究。一旦对自己想做的事情有了想法,就可以去做相关调查。对目标做相关的研究,可以帮助你找到实现目标的最佳途径。

像知乎这样的在线论坛就是讨论大部分话题的好地方,尤其是当你想了解内部人士对特定职业的看法时,这里有非常多有用的建议。

例如,在写论文的时候,你难免会想知道这篇论文最终的用途会是什么。参考那些与你专业相近的人的做法,从中略知一二。通过这种方式,甚至有可能帮助你将论文转化为出版物或得到其它机会,进而对你的职业生涯起到积极作用。

3:充分考虑所有选项,然后选择最适合自己的。做了相关研究之后,你对每一种选择及其结果有了比较明确的看法,这样就更容易选择适合自己的途径来实现目标

4:要注意与目标相关的一些事情,在目标实现过程中可能产生的影响。其中包括一些可能会阻碍目标实现的事情。就论文写作而言,障碍可能包含精神疲劳、缺乏研究或一些意料之外的工作责任等。

5:要灵活变通。在执行过程中,目标可能会逐渐变化,因此要给自己以及目标都留出发展空间。也就是说当目标的实现变得更困难时,也不要轻易放弃。对某个目标失去兴趣了,还能稍作调整,而失去希望则意味着放弃,这两者之间是不同的!

小提示

上面这些计划制定和目标确认方式,还可以应用到更大更长远的目标上,比如选择职业。

如果你觉得时间安排听起来很无聊,不妨这样想:提前安排自己一天、几周,甚至是几个月的行程,这样就不必时不时决定下一步该做什么了,自己可以更专注于重要的工作,让头脑更具创造力。

警告

让自己充分休息,这一点无论怎么强调都不为过。过度劳累只会降低效率,让你缺乏创造力。

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