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终于找到用起来最顺手的每日计划和复盘的方...

【本文原创首发于个人日记公众号:李小墨的日记(ID: lxmmovie)】

1:

终于找到用起来最顺手的每日计划和复盘的方法!

感谢知识星球“小墨的日记圈”的同学蔡炜炜,他在一篇日记里介绍了这个方法以及他对这个方法的实践心得,我看完第二天马上就用起来,因为和我计划和复盘的思路不谋而合,但这个办法要完善和科学得多。

这个方法学习自《创业时,我们在知乎聊什么?》,是的,是一本讲创业的书,一个人要做的事情越大,他就越需要效率管理。

这个方法来自酷拉皮卡,作为产品经理,他感觉自己的工作时间好像永远都不够用。效率跟不上野心的状态,逼着他开始研究时间管理的理论和方法,混迹与各类时间管理、GTD网站、论坛,购买多种书籍,并结合自身情况反复实验各类方法一年多,他终于找到了一种提高工作效率的好方法。

这个方法简单来说就是每天以每小时为时间管理单位,每个小时回顾一次。

我之前的自我管理是以天为单位的,每天回顾一次,然后每周回顾一次。我发现,反省和制定下一步计划,可以让我清零和重启,不再焦虑、愧疚和手足无措,就算个人管理失控或者经历低谷状态,也可以快速帮我回到正轨。我还在这个过程中保持进化。

反省的频率,几乎可以决定一个人的效率。

那为什么不能再进一步细化,让反省每个小时发生一次呢?

2:

每小时反省一次?听起来是不是很麻烦?有工具就不会了,操作起来非常简单。

简单来说,你需要根据自己的情况,制作下面这样一张表格:

表格怎么服务于每日管理呢?

1)按照PDCA戴明环循环,将工作日志分为4个部分:计划、完成、检查、总结。

2)在“今日计划”里,将当日重要的任务列为必须优先完成工作项目,用特别标记标出(如红色或者星号)。

3)每完成一项工作,就在“今日计划里在该项工作上划删除线,同时在“今日完成”里填写,表示该项工作完成

4)今日完成区里的【临】代表临时的任务,不在今日计划里。

这是非常科学的,GTD经典之作《搞定》里,就是把每天的工作分为三类:计划事务、临时事务以及每天做计划和复盘的任务。

5)如果某项工作完成,就用红字标注,下班后统一放置在后期的工作计划里。

6)每天在检查区给自己打分。

A为优秀,完成全部工作任务,B为良好,完成大部分工作任务,C为合格,D为最差。

定期汇总分析,如果发现近期打分较低,就要考虑是工作任务过重还是临时任务过多,找到原因要想办法解决,免得压垮自己不说,工作任务也完成不了。

7)每天在“总结区”对今天的工作进行总结,成功的经验要加以记录并在后期的工作中推行,失败的教训要加以总结,避免以后再犯。

8)把自己的工作分为几个方面,进行分配。

如我的:

①写稿(两个公众号,两个星球,一个课程,一本书)

②运营(两个公众号,两个星球,一个课程,一本书)

③学习

④对外分享

9)我会在这个基础上,加一列精力状态,追踪自己的精力状态。

我现在不太喜欢用“时间管理”这个说法,而是喜欢用“效率管理”,为什么呢?因为效率才是我们的目的。为了提高效率,我们要懂得时间分配,还要懂得精力分配,要把每天最重要的事情放在精力最好的时候做。

你不需要每天做表格,你只需要第一天做好一个模板,以后每天复制一次就可以了。

除了表格和清单工具,还需要一个整点报时的工具。可以定闹钟,更方便的是报时APP,推荐报时喵。

但是用手机报时,很容易开始玩手机,所以我准备回杭州之后买一个机械番茄钟。现在在乡下快递不到,买起来比较麻烦。当然啦,我们不是工作机器,整点报时,也是一种休息的提醒。

所以1小时回顾一次一点也不麻烦,只需要一分钟时间,在表格里填上这个小时的工作完成情况,以及看一下下个小时要做什么,就行了。还可以顺势安排几分钟休息。

3:

别看只有一分钟,这一分钟却意义重大。

怎么说呢?

第一,每小时回顾一次,不再无意识地浪费时间;

第二,每小时做什么都非常明确,不再犹豫、拖延、三心二意;

第三,每件事需要花多长时间做完,心里有数,再做计划时,就不会因为过分高估自己,而导致任务多到根本完不成,一直感到愧疚和挫败。

这也是这个方法的注意事项,要留出休息的时间、要做合理的计划,我们很多时候焦虑并不是因为需要做的事情太多,而是因为我们总是做不到答应自己的事情,失信于自己。

这个方法,让想起了我们大学的校训“日思日睿,笃志笃行”,毕业五六年,我终于知道怎么做到这8个字了。

如果你也在寻找一个能帮助高效进行每日管理的小系统,这个就是了!光收藏没用哦,要马上用起来!

作者简介:

李小墨

前海南特区报记者,职业读书人,新书《请停止无效社交》全网热卖中。

个人读书公众号:深夜书桌(ID:shenyeshuzhuo)

个人日记公众号:李小墨的日记(ID:lxmmovie)

我相信,一个人的阅读史,往往就是他的思想成长史和能力发育史。

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