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时间矩阵思维:什么意思、例子案例、如何运用培养、意义启示

事情冗繁、时间太少、加班赶工,是许多工作者面临的困境。此刻请暂缓仓促的步调,回头检视一下自己的工作方法:面对接踵而来的任务,你是想到什么就做什么?还是哪件事比较紧急、压力比较大,就先做哪件事?

工作者应该认识到的现实是,在同一个时段里,你只能做一件事。所以选择了一件事务,就是放弃执行其他任务。这个选择,就是工作者为工作排定的顺序,通常是依据以下五个判断标准:

(1)工作量:工作必须花费的时间或心力多寡。

(2)难易度:与工作者是否擅长该项工作有关。一般而言,需要发挥想象力、策划力、创造力,或重要性、技术性越高的事,难度较高;行政或例行事务的工作则相对较容易。

(3)复杂度:工作所牵涉人员、部门、预算及其相关因素的多寡。

(4)重要性:工作影响所及的范围大小,可能是涉及的目标或资源很大或很多,也可能是关系到公司、部门或个人的目标及未来发展。

(5)紧急性:通常由交货或完工的截止日期来判定,或是短程、近期内必须见到成效的事务。

一般而言,多数人几乎都会从紧急的工作做起,其次是重要的工作,因为紧急的工作有燃眉之急,必须立即解决;重要的工作则是至关重要的,需要持之以恒地努力完成。不过,如果在紧急和重要这两个判断标准之外,再加上工作量、复杂性和难易度的交互作用,很容易就会让人乱了方寸。

人们之所以无法快速准确地建立工作的优先顺序,主要是因为缺乏明确的信息,包括具体交代完成的期限和做这项工作的理由或原因,还有就是人们会受到自身好恶的驱策,往往会优先做想做的事,延缓应该做的事。

针对这一点,工作者首先要做的是:完整记录自己一周的工作,并在接受任务时,拒绝越快越好的模糊指示,而要追问,什么时候需要?为什么要做?这就是所谓的工作记录表。工作记录表是为了管理日程而制作,就像日历一样。不管是使用有日期的记事本,或是自己做都可以。工作记录表的内容其实就是按照工作类型,写上当天必须完成的工作。每天按表执行就能省下不少时间,更不怕工作有所遗漏。一旦工作告一段落就可以确定下次任务的日期,并写上预定的工作内容,预期开始的时间点等。

至于如何克服惰性及好恶等心理因素,重要的是优先处理关键性和难于处理的事务。有些工作、活动或计划,或许难度很高、单调无趣,却能为职业生涯或个人生活带来帮助,因此就要优先处理直接影响最高目标的行动项目。人性的好恶与建立优先顺序的关系是很密切的。但我们通常遇到的情况是:即使排定了顺序,人们还是会先做些轻松的工作,而将棘手的重要工作搁置一旁。不过,一定要注意:只做些简单工作,并不能使你从职场中脱颖而出,只有完成了重要的工作,才会有升迁与加薪的可能。

有时候,排定完的工作顺序,会很容易被上司或客户临时插进来的紧急工作打乱。这时,你最好先确认“这件任务真的很紧急吗?”。如果是,自然就要中断手边的工作,优先处理紧急的工作。若非紧急事务,则务必要确认“完成期限是何时?”,以将临时新增的任务排进工作清单里。要记住:“突发事件”未必是“优先任务”。

时间管理的理论多半在强调效率、分秒必争,结果导致人们被满满的行程绑死,也促使一些人从根本上否定时间管理,转而强调个人管理,将重心从排行程,转移到产出与产能的平衡上。

时间矩阵思维指的是依据紧迫的(urgent)与重要的(important)两条轴线,将耗费时间的事务划分为四类:急迫、重要的事情;不急迫、重要的事情;急迫、不重要的事情;不急迫、不重要的事情。(如右图)透过事物的紧迫性和重要性决定自己的工作顺序。急迫的事通常显而易见,也可能有趣,让人必须或想要立即处理,却未必很重要;重要性则与目标有关,凡是有价值、有利于实现个人目标的事务,就是要务。不过,人们很容易将时间与心力投注在急迫的事情上,误以为凡是紧迫性的事务,都是重要的,但其实懂得舍弃不重要的事,而专心于不急迫、重要的事情上,同时避免这样的事情因为拖延而变成急迫、重要的事情,才是个人管理的真正意义。

关键少数分析法,又称为80/20法则或ABC分析,是意大利经济学家帕列托在研究19世纪英国人的财富和收益模式时发现的,大部分财富流向少数人手里,即20%的人口,拥有约占80%的财富。帕列托的研究后来被广泛用于各个领域。同理,如果将这个法则应用到工作的分类与排序上,仍然适用。那么每个人的日常业务中,必定有特定几项任务,会对结果或成败造成关键性的影响或贡献。找出这些关键任务,优先执行并且努力做到最好,就能用最省力的方式,获取最高的成果。

因此,你需要有一定的勇气,大胆选择未来、着眼于机会(而非忙于解决问题),找出真正重要的事,将最珍贵的资源,投入于明日的机会。

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