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合作思维:什么意思、例子案例、如何运用培养、意义启示

无论是在工作中还是生活中,许多事不可能只凭借一己之力完成,这就需要具有合作思维,与他人合作,完成共同的工作目标。因此当你无力完成一项任务时,你就要转换思维,以合作思维去规划目标,分配任务。

想透过各种方法提升工作效率的人,多半是想尽可能地延伸自己的极限,以在有限、固定的时间里,处理更多的事情。在工作规模不大和难度不高的情况下,这样的想法和做法当然可行,工作者只要拼一下,就能独立完成任务。

然而,随着活动或计划的规模越来越大,或赶不及截止日期、碰上突发情况、有其他更重要的事要处理时,工作者就必须认识到,擅长委托他人、拜托他人,也是擅长规划的其中一个要素,因为单凭一己之力已不足以应对所有工作,所以必须学习“仰赖他人的力量”。

为了推行规模较大的计划,势必需要借助多方面的知识和技能,如果持续仅靠自己的力量,自己的能力界限,就会直接成为计划的界限。

工作分摊或委派给其他人,好处显而易见。“单兵作战”时,你必须完成一项工作之后,才能继续展开另一项工作。借助他人或团队的力量,则可以切换至“多轨并进”模式,同步展开多项任务,不但有助于缩短整个计划或活动所需的时间,也能够为个人争取到更多的时间,以处理其他更重要、更困难、非你亲为不可的工作

你或许认为,仰赖他人的力量不过就是请他人帮忙;尤其如果你是主管,不过就是把工作委派给下属。但是要做好委派工作这件事,还有赖委派者心态上的调整,以及技巧面的学习。

就心态来说,首先有些人表面上说是“不好意思拜托他人”,其实骨子里是个事必躬亲的完美主义者,连一个小细节也不肯放过。说得更明白一点就是不放心或不信任他人可以做得比自己做得更好,也害怕他人抢走了自己的风头与控制权。

但要知道许多杰出的工作者不一定本身能力很强,但他们都很清楚哪些事情是自己不会、不擅长的,应该交给他人去做或者不得不委托他人去做。那些愿意为我们伸出援手的同事、主管并不是一堆没有生命的石头,建立和谐、彼此互助的人际关系永远是提升工作效率的一大关键。

其次,有些人之所以不愿将工作授权给他人,是觉得与其花时间教人,干脆自己趁着这段教导训练的时间,把工作做完即可,以节省时间和精力,也不必在事后还要费心去纠正他人的错误。尤其是那些有能力的人常认为什么都可以独立完成,即使把部分工作委托给他人却又像恨不得抢回来自己做一般。这里不对、那里有错,连细微的事项都要一一指示。但如果什么事都揽在自己身上,最终只会让效率低下,陷入工作永远不会减少的恶性循环中。

实际上,越是优秀的工作者越应该善用沟通来取得协助。职场中的每个人都很忙,有效率地表达、聆听等技巧,不但可以让你保有自己的时间,也有助于节省对方的时间。

另外,他人或下属有可能比你自己做得更好,工作也更优异。因此在职场上信赖与托付是绝对必要的。找出自己关键的成功因素,然后有勇气找出不该自己做的事,再运用沟通获得协助,甚至委托其他人,就能专心致志于自己最擅长的领域。

当然也别忘了在专长领域内替队友补位,这不但是效率工作之道也是团队的成功之道。

调整了完美主义或英雄主义的心态,开始愿意将工作授权、部署给他人之后,紧接着要学习的便是分配任务的技巧。同样,一定也有很多人认为,“叫人做事,不就是张一张嘴,有什么难的?”问题在于,有时候你以为只要把工作分派出去,等着验收成果就可以了,但结果却经常事与愿违。将工作分摊出去的缺点就是:被交付任务的人如果迟延,将导致工作无法在期限内完成;或者委托他人处理的工作成果,无法达到自己的预期。

但是即使遇到这样的情况,千万不要轻易地恢复“还是自己来吧”的心态,而是要转而反省自己在委派工作时,真的说清楚、讲明白了吗?试想接受你委派工作的人,一定也有自己的工作规划,所以你所指派的任务,难免会扰乱对方的工作顺序。如果你希望自己委托他人的工作能尽速、确实地被完成,就要给予对方明确的指令及适当的期限,并在过程中随时监督进程,以及提供必要的协助。别忘了,将工作分摊或委派给他人,只是借助他人的力量完成你的工作,你还是工作品质优劣的最终负责人。

懂得运用身边各种领域的专业人才,适时地对外求援,也是成为善于安排工作的人的重要方法。而既然是寻求他人协助,而且目的在于让工作成果更好,或为自己节省时间,因此委托者不是将工作“倒”给他人,而要站在受托付者的立场设想,避开以下状况,以免出现越帮越忙的窘境。

(1)颐指气使:用“你只要照我指示的去做”的态度委托他人。

(2)缺乏通盘考虑:想到什么就下指示,交付的工作过于零碎或缺乏连贯性。

(3)未能充分授权:连一举一动都严格地要求,或是未能提供充分的资源及权限。

(4)交代后不闻不问:说声“拜托你了”之后,直到结果出来前才验收是否符合预期。

(5)指令模糊:未能告知工作的目标、目的,或重要性。

(6)时间紧迫:未能给予充分的时间。

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