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一文读懂结构化思维,让你思考更清晰、表达更有力、工作更高效

不知道你有没有遇到过这样的情景:

你看上了一辆车,想征询朋友的意见,你问他“这款车怎么样”。对方给你讲了这款车的优势和劣势,讲了和这款车同类车型的对比,讲了很多实测记录,但是最后就是没有告诉你是否值得购买。

下属给你汇报工作:目前市场竞争太激烈,我们不得不采取低价策略,市场占有率虽然上升,但收益却逐年下降,所以,利润率逐年下降是没办法的事。你却发现几家竞争对手的公司,却保持着每年5%的利润增长,下属的说辞和解释完全站不住脚。

是什么使表达的内容不够精准?是什么使表达的方式不够清晰?是什么不能让对方记住并理解我们所说的话?答案就藏在结构化思维中。

全文思维导图如下:

01、什么是结构化思维

人的大脑天生喜欢接收一些有规律的信息,如果信息没有规律,大脑不能进行自动的分拣和归类,就会让人产生错乱感,抓不住重点,摸不出核心,得不出结论。要让思维清晰、表达有力,“结构化思维”是不可忽视的工具。

结构化思维就是面对某个问题时,能够通过某种结构,将问题拆解成一个个你能理解的部分。

我们来看三组数字,要求只能看10秒钟,并且记住它们:

第一组:2、4、6、8、10、12、14、16

第二组:2、4、8、16、32、64、128、256、512

第三组:1、4、9、16、25、36、49、64、81、100

第一组数字我们根本不需要花10秒就能轻松记住,绝大多数人都能看出这组数字是“2的倍数”。

第二组数字也不难,它是“2的指数”。

第三组数字一眼不太容易看出规律,但只要你仔细观察,就会发现这组数字是“计算1-10的平方,把计算的结果按顺序排列起来”,也就是1的平方是1,2的平方是4,3的平方是9,以此类推10的平方是100。

从这个记忆测试,我们可以感受到,发掘事物背后的规律,要比死记硬背的效率更高。通过寻找数字背后规律来记忆数字,就是结构化思维的一种表现。

结构化思维是一种从无序到有序的思考过程,用直观的视觉图示表达出来就是“金字塔结构图”。

金字塔的顶端是需要的解决问题,中间层是支撑解决问题的不同方面,最底层是支持不同方面的原因或理由。

所以,结构化思维就是要能建立一个“先总后分”的立体化分析方式,先看到待解决问题的关键方面,然后往下一层层进行分析,从而实现总体到局部的鸟瞰,而不是拘泥于细节的思考或表达。

02、如何识别和筛选信息

要通过构建金字塔结构图形成结构化思考,识别和筛选信息是第一步,即为金字塔结构的中间层和最底层寻找足以支撑和说明问题的信息

不论是我们主动收集来的信息,还是被动接受的信息信息到我们手里时,都是杂乱无章的,需要进行识别和筛选。

有效地识别和筛选信息,有三个重要维度:结论、理由、事实。

结论即中心思想,它是观点,即从一定的立场或角度出发,对事物和问题的看法。它通常出现在“因此、所以、由此可知、我要说的重点是…”等词语后面,同时也很容易出现在“开头和结尾”。

比如,“领导,这季度的销售额下降了3%”,这就是一个结论,至于为什么下降,就是接下来要说的“理由”。

理由即支撑和验证结论的原因,它能判断一个结论是否有价值,通常出现在“原因是、鉴于、有以下原因、论据是……”等词语后面。

比如,这季度的销售额下降3%是因为竞争对手采取了低价策略、原材料成本上升、销售人员数量严重不足。这些都是支撑“销售额下降3%”这个结论的理由,但这些理由是否属实,是否真实存在,需要“事实”进行验证。

事实即客观存在、不带有任何感情色彩的信息

比如导致“这季度销售额下降3%”的原因是之一是对手采取了低价策略,那么就要找出对手采取低价策略的客观事实,比如同一品类商品,对手公司在原有价格上下调了10%。只有找到了客观事实,才能支撑“对手采取了低价策略”这个理由,否则这个理由不具有说服力。

结论、理由、事实三个部分缺一不可,任何一个层面的信息不完备,或者三者之间不存在逻辑关系,这条信息都可能是假信息

所以,在我们收集、识别或筛选完信息后,要对这些信息进行真假判断。理由和结论必须要有客观事实做以支撑,并且事实和理由,理由和结论之间要有可以被证明的逻辑关系。

识别和筛选信息是基于结构化思维的纵向思考,即从金字塔结构图中最顶端的结论,到中间层的理由,以及最底层的事实,进行逐一梳理。

光有纵向思考是不够的,还需要对横向的信息进行归纳和整理,即对每一个层级的信息进行分类和排序。

03、如何归纳和整理信息

纵向思考中的各类信息需要满足逻辑关系,横向维度中的信息则需要分类,因为一个分类里相似的事物,更容易被人记住。

信息的归纳和整理需要遵循MECE法则,即相互独立,完全穷尽。各要素之间要保证互不交叉,也不遗漏,也就是“不重不漏”。

如何利用MECE法则进行信息分类,有五种方法:

1、二分法,即A和非A。

比如从生理角度划分,人可以分为男人和女人,这就是完全穷尽,并且相互独立的划分。如果将人分为男人和已婚女人,就不能完全穷尽,因为不是所有女人都是已婚。

2、过程法,即按照事物的发展时间、顺序、流程对信息进行分类。

比如,前面我们提到的“商务谈判的十个技巧”,可以分为“谈判前、谈判中、谈判后”三个阶段,将十个不同的技巧分门别类放入其中。

3、要素法,即证明事物的各个方面的特征。

比如,高效能人士的七个习惯,优秀员工的六个品质,公司组织结构图等。

4、公式法,即按照公式设计的要素分类。

比如,销售额=单价X数量。

5、矩阵法,即采用2X2矩阵对事物进行分类。在采取矩阵法时,需要确立两个维度,然后让两个维度进行交叉,形成2X2矩阵,也就是形成四种不同的情况。

比如。时间管理四象限,是从“重要程度”和“紧急程度”两个维度出发对事物进行分类,分成了“重要又紧急”“重要不紧急”“不重要但紧急”“不重要也不紧急”四类。

以上MECE的五种分类法,需要根据具体待解决问题的特性,决定采用哪一种。

除了这五种常规的分类方式,在特定情境之下所建立的一些模型,同样可以帮助我们完成信息的归纳和整理。

比如,在制定战略时常采用的“SWOT”模型,从内部的优势和劣势、外部的机会和威胁四个方面进行信息整理。再比如,营销决策中常用的“4P模型”,从产品、价格、渠道、营销四个方面进行分析。使用现有模型可以有效规避信息遗漏的现象,确保对待解决问题进行全面的分析。

识别筛选信息和归纳整理信息,绝大多数是金字塔结构中的中间层和底层需要做的工作,有了这两层的基础,才能完成提炼结论的最后一步,即你想要用理由和事实说明什么问题。

04、如何提炼信息结论

在写作中,结论就是体现中心思想的主题句;在沟通中,结论就是最终的结果或下一步的行动建议。

结论通常是基于理由和事实所提炼出来的,它是一个自下而上的过程,而不是先提出一个结论,然后根据结论去寻找理由和事实。

要通过已经被放入金字塔结构中的信息进行最顶层的结论提炼,有两个重要方法:

1、归纳法

归纳法是从特殊到一般的思维方式,即根据多个个别事物的特殊性来概括出同类事物的特征。换句话说,就是在识别信息、整理信息的基础上,找出各个信息要素之间的共性。

找出共性的方法有两个:一是描述性概括,即找出事物属性的共性;二是行动性概括,即找出事情结果的共性。

一个好的结论,通常是两种寻找共性方法的结合,既满足事物属性有共同点,又满足事情结果有共同点。

比如,你想要提升职位,可以提出“我满足晋升条件,可以胜任高级职位”的请求,然后列举近些年做出的主要贡献和工作业绩,并且将这些贡献和业绩对应到公司的晋升条件和要求中,以证明自己可以胜任。

2、演绎法

演绎法是通过推理得出结论,最经典的就是亚里士多德的三段论演绎法,他把思维的推演分为“大前提、小前提、结论”三个部分。

大前提是事物的共性,小前提是具体事物,结论是具体事物的性质,它是从一般到特殊的思维过程。

例如,所有人都会死,这是大前提;苏格拉底是人,这是小前提;苏格拉底一定也会死,这是结论。采用演绎法特别需要注意的是大前提必须是客观事实,否则无法从一般过渡到特殊。

比如,你想提升职位,可以先列举大前提,即公司关于晋升的各项规定或要求,接着你要列出小前提,即通过具体事例证明自己己经满足晋升条件,最后你要给出结论,即明确表达“我满足这些条件,可以胜任更高的职位”。

利用演绎法进行说服,成功的机率往往很大,因为它是有理有据,无可争议的。但是如果你所提出的大前提并非客观事实,比如“同事们都说我适合当领导,应该升职”,这种极为主观的大前提就不能说服任何人了。

归纳法和演绎法是两种最为重要的提炼结论的方法,归纳法更适用于文字表达中,演绎法则更适用于语言沟通中。不同情境,我们需要采取不同的方法进行结论提炼。

写在最后

结构化思维是通过结构看问题的思考方式,主要分为纵向的信息识别和筛选,以及横向的信息归类和整理,得出最终结论

这个思考的过程可以利用金字塔结构图表示,它不仅能够帮助我们判断结论是否具有可信度,同时,可以帮助我们透过众多信息体现核心结论

当我们能够带着结构化思维去看问题、看世界时,我们的思考会更清晰、表达会更有力、工作会更高效、生活会更清爽。

来源:网络

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