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【效率管理】调整开会方式,更实际更高效!

大部分人厌恶开会但又避免不了开会,这时如何实现开更有效的会议就尤为重要。

  下面介绍三个非常规的会议,或者也叫另类会议,但有一个共同点:会议的效果很好,某种意义上甚至是相应公司取得成功的重要因素。

  一、乔布斯的集思会

  《乔布斯传》里提到,乔布斯每年都要带着他最有价值的员工进行一次百杰外出集思会议,决定公司每年最重要的事情。

  首先,乔布斯要挑选他认为最优秀的100名员工。然后,讨论下一步应该做的十件事情是什么?几经辩论之后,他们会最终确定前十大"最应该做的事"。乔布斯会把最后七件全部划掉,然后宣布:我们只做三件。总结来说就是:

  1.挑选最优秀的人参加会议

  2.让最优秀的人集思广益,讨论出足够多(至少10个)高质量备选方案;

  3.从10个备选方案中精选出最重要的3个去执行。

  在苹果公司,进行产品和工业设计走的也是同样的流程。据了解,苹果产品的设计有一个非常重要的流程,即10到3到1。也就是对于任何一项设计,苹果的设计师们首先要拿出10种完全不同的模拟方案,目的是为了让设计师们有足够的空间和压力去思考,放开了所有的限制去思考。然后,他们才会从中10个不错的方案中挑选出3个最好的,再花几个月的时间仔细研究这三个方案,最终才得出一个最好的设计方案。

  二、英特尔的一对一会议

  常规的思维中,我们以为开会应该是一群人一起讨论某个事,或是上级要下达某个指示等,但而在英特尔,有一个特别的会议形式:一对一的会议。形式灵活,效果明显。通常由经理人召集他的部属召开,这是维系双方从属关系最主要的方法。一对一会议主要的目的在于互通信息以及彼此学习。经过对特定事项的讨论,上司可以将其技能以及经验传授给下属,并同时建议他切入问题的方式;而下属也能对工作中碰到的问题进行汇报。

  一对一会议的几个关键点:

  1、一对一会议多久开一次,答案在于这个部属对工作的熟悉度。有效率的管理是根据部属对工作的熟悉度,而进行不同程度的掌控。如果他处理的是新项目,你应该提高和他开会的频率;反之,如果他对这个项目已经游刃有余,你可能一个月和他开一次会就够了。另外一个必须考虑的因素,则是在这项特定工作中事情变化的速度。举个例子,营销部门的开会频率可能要高于研发部门。

  2、一对一会议该开多久?这个没有明确的答案,但是作为上级,你必须让部属觉得时间充足到能够提出一些棘手的问题。

  3、会议进行的地点?英特尔给出的经验是在部属的办公室,或者离部属近的地方。借着到他的办公室,你可以顺便了解其他的事情,如:他做事是不是有条理?他会不会花很多时间找东西?他在开会时是不是一直有人或电话干扰?或者总体而言,他做事切入的方式如何?

  4、应该由下属负责会议议程及掌控会议的气氛。除此之外,部属还应准备一份会议纲要,这会促使他提出来讨论的议题,而且有了纲要,上司也可以在一开始就知道要讨论哪些事项,因而设定好会议进行的时间。这份纲要还能让部属知道哪些相关资料必须事先准备好,并在会议中让上司了解。

  5、一对一会议中,上司应该是个协调者,应该让下属能畅所欲言他的工作状况或有什么不顺的情形。德鲁克曾对经理人在这方面的职责下过很好的定义:"善用时间的经理人不必告诉部属他们的问题,但他知道怎么让部属将他们的问题告诉他。如何做到这一点呢?格鲁夫的秘诀就是:再多问一个问题。当经理人觉得他的部属已经讲完他想说的话时,他应该再多问一个问题,通过发问,让双方的思想进行交流,直到彼此都觉得已经"知无不言,言无不尽"。

  三、王永庆的午餐会议

  台湾的"经营之神"王永庆为了追踪和考察台塑各个单位的情况,也为了了解公司制度的执行状况,为台塑建立了一个"午餐汇报"的管理方式。他经常利用午饭餐来招待台塑各个单位的管理者。在吃饭的间隙,王永庆先听他们的报告,然后和这些管理者进行交流、沟通,提出很多犀利而又细微的问题。

  参加午餐汇报的人每次有三四十人,时间大约是两小时。台塑旗下的每个单位都有机会参加。一旦轮到谁参加,总管理处会提前一个月通知他们做好准备,然后拟定汇报的主题和议程。王永庆对运作过程中的每一个细节都了如指掌,在"午餐汇报"的过程中,他会以惯有的"追根究底"的方式不断追问,如果准备得不够充分或者对问题的研究不太深入,就可能会被问倒。

  "午餐汇报"有效的给管理人员施加了压力,促使他们必须对自己管理部门的大事小事都了解得十分透彻,对管理中有可能出现的问题进行深入的研究分析,才能顺利通过王永庆的考察。

  还是那句话,会议不可避免,但一定要让会议更高效。如德鲁克所言,经理人如果有25%以上的时间是用在会议上的,那么这是家不健康的企业。

  【评论】会议仅仅是“集会”,而真正高效务实的会议,带来的是“机会”。不管对领导还是下属,学会开会,都可以事半功倍。

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