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如何提高你2023全年计划的掌控力?

文 / 陈幸仔

YouCore运营

每年年初复工,我估计你很大可能跟我一样,第一件事就是制定今年的工作计划

不知道你今年制定计划时的心情如何?是否还记得一年前的2022年年初,你制定年度工作计划的场景呢?

去年刚制定年初目标和计划时,你可能踌躇满志。

为了更好地掌控计划的进程,你可能甚至将目标和计划细化到了每月、每周、每天。

计划制定完成后,你感觉倍儿棒,觉得一切阻碍和困难都不是问题。

但随着春节后第一个月工作的开展,计划似乎就一步步失控了。

先是预想的一个关键任务效果不达预期,当周的目标和计划就没完成;

接着一个月、两个月、三个月,每个月的实际情况距离计划越来越远;

虽然,期间你也尝试着去努力纠偏,可似乎总是有各种各样的因素阻碍着你的行动,不知不觉就到了年底,一切已成定局。

为什么你制定的计划总不如预期?它是如何一步步走向失控的?如何避免计划失败,提升你的掌控力呢?

抓住计划失控的三大关键原因,并对症下药,你就能提高你在2023年的掌控力。

01、计划失控原因一:混沌系统

任何一件高难度的事,都是一个复杂系统,由各种因素构成,任何一点因素发生变动,呈现到系统层面上,都可能产生不可预估的变化,无法用简单线性因果关系来预测结果。

这就像《黑天鹅》里提到的“火鸡幸福指数”。

假设你是一只火鸡,被农夫养在美国的农场。在过去的120天里,你都很幸福,因为农夫每天都给你吃的。

随着时间的推移,你的幸福指数线性上升,你认为这种幸福会永远地延续下去。但很不幸,明天就是感恩节了(感恩节要烤火鸡吃),因此火鸡的幸福指数戛然而止。

一个一年的计划,也是高度不确定的复杂系统,你编制计划时再认真、再努力,也无法保证产生你想要的结果。

那编制计划时,如何克服这种混沌呢?

两个方法:

1、遵循近细远粗的原则

2、增加计划的弹性

1)遵循近细远粗的原则

一个年度计划,近期的1个月计划编得稍微详细些,第1周的计划甚至可以具体到每天,但第2个月的计划就需要粗放些,第3个月及往后的计划就可以更粗放了。

随着计划的往前推进,再以此为原则,滚动细化最近一周、最近一月的计划

2)增加计划的弹性

绝大多数人在编制年度计划时,往往会高估自己的执行力,制定的目标和任务日程都偏乐观。

这样的年度计划就缺少弹性,只要发生一点点意外情况,压根就无法再照着执行,甚至连调整都无法调整,整个计划都需要推翻重来。

这种没有弹性的计划,就失去计划的价值了。

相反,越有经验的人,编制计划时就越有弹性。

这样在发生不可预知的变化后,就有足够的时间和资源来调整计划,消除混沌系统的影响,反而最终能达成计划预期的目标。

计划的弹性主要体现在两个方面:

◆ 时间弹性

留出至少20%的空白时间,用于应对部分任务的延期或计划外的新增任务。

◆ 风险弹性

在编制计划的同时,就做好风险识别与评估,为这些风险提前准备对策,并预留应对的资源。

02、计划失控原因二:自发无序

德国数学家克劳修斯提出过一个熵增定律,他指出:

一个封闭孤立的系统,总是趋向于熵(系统的无序性)增,最终达到熵的最大状态,也就是系统的最混乱无序状态。

也就是说,事物自发运转,不掺杂任何外力的情况下,总是倾向于无序运转的。

比如,一个房间,如果你不打理,只要过一周,就会满地都是掉发、灰尘,衣服随意丢在沙发上、椅子上。

混乱无序才是必然的,有序都是我们精心打造的结果。

现代社会这么文明有序,其实都是因为我们大家驯服了自己的兽性,结束了无序的争斗,共同精心经营维持的。

计划也是如此,遵循自发无序的熵增定律。

大部分人在做新计划的时候,总是期望计划能按预期顺利发展,当执行计划的预期不一致后,不少人就会自责,进而就放弃按计划执行的意愿了。

其实大可不必。

因为计划都是基于一定的内外部系统的环境假设开展的,根据熵增定律,这些内外部的系统都会自发地变得更无序,因此不按计划进展才是常态,按计划顺利进展反倒是小概率。

对于制定好的计划,心态上要接受“计划执行一定会出现偏差”。

计划制定后,如果100%不会出现执行偏差,那就不需要什么计划的管理、监控和调整了。

正是因为计划几乎100%会出现执行偏差,所以才有了这么多计划管理、监控和调整的方法。

所以,计划执行出现偏差后,无需自责,坦然接受即可。

你要做的是,认真分析导致计划执行出现偏差的原因是什么,并针对性地调整。

03、计划失控原因三:被动习性

人最舒服的状态就是,能坐着绝不站着,能躺下绝不坐着。

在面对计划执行出现偏差后,我们总是倾向于耗费最小的能量,即采取被动随性的方式去应对。

这就会进一步助长系统的无序扩张,让计划越来越脱离你的控制范围。

计划越失控,你的无力感就会越强,越想放弃。

因此,对于计划执行出现偏差后,心态上要接受,同时行动上要及时做纠偏调整。

这个纠偏分为两个方面的纠偏:

1、调整自己的执行

2、正式变更计划

1)调整自己的执行

假如发现自己懈怠了,那就要找一找外部监督或激励,重新激发出自己的状态;

假如发现自己方法用错了,那就要调整为新的方法来执行

2)正式变更计划

有人在计划执行出现差异后,明明知道是计划本身不合理的问题,却依然不调整,继续死守计划

这种死守计划的做法,一是因为怕麻烦。

毕竟无论是编制计划、还是修正计划,都是高强度的脑力活动,违反了我们最舒适的被动习性。

这时就需要你反人性,哪怕再不愿意动,也要动脑来修正下计划

死守计划的第二个原因,是因为理解错了尊重计划的本质,以为尊重计划就是对计划一点都不能调整。

其实尊重计划里的“尊重”,并不是说计划一点都不能变更。

计划都是基于一定的假设来编制的,一旦这些假设发生了变化,就需要变更计划执行新的基准,否则计划执行的差异大到了完全无法执行的程度,就完全没有价值了。

只不过这个基准不允许随意变更,而是必须走正式的计划变更流程才行。

对于变更后的计划,就需要再严格遵循。

04、总结

有难度的事,往往是复杂的、不确定的、多变的,因此出现失控是必然的。

年度计划编制和执行,恰恰就是这么一件复杂的、不确定的、多变的有难度的事。

对于这样的事,就需要你克服混沌系统、自发无序和被动习性的影响,采用更为科学的方法来编制、执行与调整。

具体的做法就是:

1、遵循近细远粗的原则,编制空白时间足够、有着充分风险应对的弹性计划

2、心态上接受“计划执行一定会出现偏差”。

3、积极调整计划执行的偏差,既要调整自己的执行,在必要的时候又要敢于正式变更计划

2023,新的一年,我们一起提高自己的掌控力!

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