当你面对一位完全陌生而又想让他了解和支持你的工作的人时，你递出去的一本小册子、一张小折页，就是你的另一个名片。
为什么会有这些宣传品呢？因为它是使命和价值观的体现和表达，它向外界介绍你和你的机构想达到的目的和方式，增加透明度，代表了形象和品牌。
当然，这些宣传材料的作用是无庸置疑的，是成功的奠基。而且对任何一个组织而言，不论是一家每年有百万预算或更多资金的大机构或基金会，或者是一个只有三五个员工、几万元活动经费的小组织，好的宣传品是同样重要的。它包含了被定义的工作目标，有助于理清使命，明确远景目标。
可能很多组织都在为启动或执行某个项目的经费发愁，根本不会把印制一张机构宣传单放在当前工作策略的第一位，这是可以理解的。但是，一旦条件许可，静下心来思考，用什么方式才能把你过去工作的成就和将来的计划更好地传达给你想要涉及的人群呢？对你的资助者，支持者，参与者和受益者甚至是对你一无所知的人而言，这是你与他们建立联系的一条纽带。
除了一份清晰简洁的机构介绍，大致还有其他一些宣传材料，虽然需要更多的精力和财力去设计和制作，但是可能很有效:
•定期通讯（年报）
•具体项目的宣传
•一封倡议信
•贺卡和年历
你需要考虑以下的问题：
•你要涉及的不同的受众可能需要不同的方法
•你将这些材料发放给谁？如何分发？需要花钱吗？
•到底真正需要多少材料？
•多长时间需要更新一次？
许多机构在小册子上花费巨资，却因为发放计划不明确，最后发现很多材料堆在办公室里不了了之。
好的宣传材料不一定需要花花绿绿的封面，有很多照片，花费昂贵的印刷成本。这可能给人留下这个机构有好多钱可以花的印象，而且真的浪费资源。
如果你能以简短的一千字描述你的工作，既非常便宜，又简洁、清晰，给人更好的印象。如果是吸引人的黑白印刷和照片，需要增加的时候也可以复印，效果很好。
