本文由《中国发展简报》的创刊主编Nick Young先生，为不久前在西部地区举办的一次国际会议进行咨询而作（该会由福特基金会资助）。有兴趣的读者还可以在以下网页找到更多的关于PowerPoint制作技巧的信息：
www.univs.cn/newweb/univs/hfut/2006-04-17/595648.html
http://tech.163.com/05/1128/10/23L1BQ000915AA.html
www.pcworld.com.cn/how_to_use/1/2006/0218/3859.shtml
http://tech.tom.com/1380/1385/2004621-106212.html
http://jwc.njutcm.edu.cn/guizhang/jiaoshi/05.html
www.univs.cn/newweb/univs/hfut/2006-04-17/595648.html
如果使用得当，PowerPoint是一个非常有用的沟通工具，但是我们也应该记住，这只是一个辅助手段，而不是你——交流主体——的替代品。糟糕的是，如果使用不当，它可能会加大你和听从之间的距离，从而削弱沟通的效果。
为了更好地认识这一点，让我们先来了解一下人类的手势、身体语言、特别是人类的眼睛在日常人与人之间交流中所起到的重要作用。脸部表情通常要比语言能传递出更多的感情，而眼睛是我们最重要的表达关切的工具。注视某人的眼睛是让你和对方建立联系的最有效的方法。在日常生活中，当我们情绪激动时，无论是表达爱意，愤怒，愉快还是请求时，眼睛自然而然地扮演了非常重要的角色。简而言之，在沟通和交流中，人类的眼睛远比PowerPoint更加基础，更加有效！
几乎在所有公开演讲中，和你的观众或听众有个人的、直接的交流都是非常重要的。最出色的公开演讲者会频繁注视观众，直接对着他们发表演说。通过这种方式，他们也会很自然地赢得尊重，让听众更好地倾听他们的发言。
与此相反，如果演讲者太专注于他的笔记本电脑（或者其它笔记，或者麦克风），又或者他们只是太害羞，不好意思环顾房间，直面观众，这样可能就很难控制观众，他们的注意力也容易分散。人们就会开始在笔记本上涂鸦，开小差想其它事情，或者和邻座交头接耳，而不会去听演讲者到底在说什么。（如果房间为了突出屏幕而把灯都关了，变的很暗，这种情况就更容易出现。）你的交流风格起不个人化，越有距离感，观众就越容易进入“关闭”状态，不再听你的演讲。如果你对此不够注意，过分依赖技术手段，就会拉大你和观众之间的距离。
以下12点希望能够帮助你避免在使用PowerPoint演讲时会出现的主要纰漏，以及如何充分利用这一手段，增强演讲效果。
1）不要试图把所有的演讲内容都放到PowerPoint幻灯片里。在PowerPoint刚出现的时候，有人想用它来代替演讲稿，把大块大块的文字贴到幻灯片里。这种方法对观众来说最不合适。特别是在你站在那里，逐字逐句读那些幻灯片上的文字的时候，你的观众很可能会觉得烦燥无聊。
论文，特别是那些学术性很强的论文，格外需要广博的知识和深入的思考能力，这PowerPoint永远无法替代的。但是论文和书籍一样，最好是在安静的场合和情况下阅读，不受外界的干扰：比如在家里的沙发上，或者坐在图书馆的桌子前面。如果你向一个大会递交了一篇论文，组织者一般都会把论文全文分发给与会人员，供他们在会后仔细阅读。但是现在大部分会议都强调互动和交流，很少有人可以有一个小时或者更多的时间，让他完整地朗读他的论文。
因此，充分利用这20分钟左右时间，最好的办法就是把你想说的内容中的主要观点总结提炼出来。这就需要Powerpoint来发挥作用了，因为它非常适合以简单易懂、一目了然的方式来强调关键点，数据，结论和行动纲要。
2）用幻灯片来展示你演讲的结构。无论你的幻灯片设计得如何巧妙，它都不可能说出所有你想说的话。最好用这些幻灯片来列出标题，给读者一个清晰的框架，让他们了解你演讲的内容。这些幻灯片也能对你起到指引的作用，让你在要点之间保持清晰的思路。它们也能对你的观众起到地图的作用，让他们知道你在带他们去什么地方。
每张幻灯片应该只有三或四行字，千万不要超过六行。虽然幻灯片的数量可能不一样，但是最好不要把所有你要说的东西放在一起。要抓住重点。
以下就是一个研究项目的幻灯片模板。（“--”代表一行文字）。研究项目本身可能非常复杂，但是你不可能在幻灯片里表达那么复杂的内容。因此，最好利用幻灯片把演讲组织得清晰、连贯。这能让听众找出他们最感兴趣的部分，在问答和讨论环节就这些部分提出自己的问题。（在组织得最好的那些会议上，主办方会预留很多时间给大家进行这样的交流！）
3）不要在演讲时逐字逐句按照幻灯片朗读。这完全没有必要，而且对观众的智力也是一种侮辱，因为他们自己也会看。另外这还会占去你宝贵的时间，你应该充分利用时间来扩展你想表达的观点。（请一定要注意到，在上面这个例子中，一共有34个要点[每个“——”代表一个要点]，分别在 10张幻灯片中。即使你有30分钟时间来做这个演讲，你也不会有时间做不必要的重复。）
4)在扩展幻灯片里的要点时，请尽量不要照本宣科按照你的笔记来念。大声朗读书面材料总是让人觉得很无趣，而且对观众来说，这也比听一般的演讲更加费劲。笔记和PowerPoint幻灯片一样，能够提醒你接下来要说什么，但是“现场”交流，也就是说你像和朋友吃饭的时候闲聊那样轻松随意地说话，总是要比宣读事先准备好的文稿效果要好很多。这样能让你的听众觉得你是在和他们进行对话，他们就有可能更加集中注意力，并且能对演讲作出回应。这样做还能让你针对面前的观众进行有的放矢的演讲。举例来说，在听了几场会议上的讨论和演讲之后，你也许想在演讲的最后几分钟花点时间强调一下你认为重要的或者特别相关和有趣的一到两个要点，你也许想很快地回顾一下已经被广泛讨论的问题或观点。如果演讲稿是事先写好的，就没有这种灵活性了。
5）不过，尊重时间规定也是非常重要的。大多数会议的时间都很紧张，主持你演讲的人通常会严格限制你的时间。因此，你就需要谨慎地安排时间：不要把所有的时间都花在第一张幻灯片上，然后却发现你没有时间来介绍其它观点了。要对你演讲能够涉及的范围有一个清醒的认识，把你必须要说的关键点放在重要的位置。究竟是重点解释一到两个主要观点还是牺牲细节介绍更多的内容呢？你必须在这两种方式中作出选择。
6）当你准备好PowerPoint幻灯片之后，最好事先“试驾”一把，也就是事先操练一遍，最好能够在几个了解演讲主题的朋友或者同事面前进行练习。这样的排练能够帮助你在安排控制时间方面做的更好。而观众对你的反馈也会给你灵感，改进演讲。你也最好提前到达会场，在演讲之前了解会议室和观众的情况。这能让你进行最后的调整，包括检查投影仪上的幻灯片，这样你就知道在房间不同角落看幻灯片的效果和清晰程度了。
7）如果可以，用图表来演示数据。PowerPoint的一大优势就是能够轻松地利用Excel等表格工具来制作各种柱状图、图表、饼图，用来演示数据。但是一定要合理地使用这些功能。只是为了“装饰”演讲或者让它看起来更“丰富”而插入大量图表是没有意义的。一定要让数据和你探讨的话题有关系。另外，明确标明数据的来源也是至关重要的。说明数据的出处是对观众的一种尊重——因为这让他们可以根据数据的来源去分析数据的可靠性。
8） 请记住PowerPoint只是一个“多媒体”媒介。当你在幻灯片中插入视频、录音或者音乐片断时——比如你想列举一个问题（或者解决方法），或者某个社区看待或研究某个问题的方式——这些多媒体手段往往会取得很好的效果，帮助你吸引观众的兴趣和注意力（也给你自己几秒钟的休息时间）。但是，类似这样的多媒体片断（和表格、图形一样）也只能在具有相关性的时候才可以使用，而不要单纯为了让演讲更花哨才添加这些多媒体内容。如果装饰性的东西太多，就会分散、而不是吸引观众的注意力。此外，这也是PowerPoint使用的高级阶段。如果你还没有完全掌握这种技能，也没有高质量的素材，那就不要进行尝试。如果你做不好，也不要使用多媒体手段。不过数码照片使用起来很方便，而且对“初学者”和“中等程度”的PowerPoint使用者来说，照片也是一个对演讲非常好的补充。
9） 使用那些有故事的照片。避免使用以下这些照片：开会、参加某个会议的代表合影、项目领导人和官员签署协议、企业高层递交捐款支票以及专家参观项目等。这些都是很容易视觉化的照片，也就是说我们不用看照片就能想象出当时的场景。也许可以尝试去找那些确实能够说明你所传达的信息的照片：比如项目前和项目后的对比，能够形象地展示你所说问题的图片，无论是环境退化、基础设施薄弱、卫生项目中厕所的技术改进、或者某种农作物得到了特别的培养等等。另外要明白的一点就是大多数照片都可能有不一样的理解方法。你无法确定观众是不是对照片持有和你一样的看法，因此你需要花一点时间来解释你认为照片中有趣的部分，这也相当于口头的配图文字。比如说，以下这张照片我已经在几个不同的演讲中用过了：
每次当我展示这张照片的时候，我就会解释说这张照片摄于青海的一个村子。在照片中，当地的村干部正在和一位很少下基层的镇上来的领导（右，一方面也是为了陪我）交谈。然后我会指出我觉得这张照片有趣的地方：妇女和儿童在背景中作为旁观者出现，毫无疑问的是，他们也希望这场讨论能给他们带来好处，但是他们自己却并不积极参与这场讨论。这不是所有人看到这张照片时，首先会注意到的问题。但是只要把他们的注意力引导到这一点上来之后，就会产生很好的效果。
10） 不要让太多的效果分散观众的注意力。第一次使用PowerPoint时，人们总是想用不同的色彩图案、字体以及声效来让演讲更加生动。但是任何一个看过10多个PowerPoint演讲的人——当然包括每个参加过中国会议的外国人——那些幻灯片常常相当让人有些恼火（特别是那些声效）。简单最好。尽量不要使用那些在远处就不容易看清楚的色彩图案。（请牢记：观众不会和你从同一个文字角度来看幻灯片。比如说，从距离你的笔记本电脑80厘米的地方看，蓝色的背景下的白色字体很漂亮，但是当这些漂亮的字体通过投影仪照在屏幕上时，相隔五米开外的观众要看清楚这些字就很费劲了。）选择一个容易看清楚的简单的字体。不要使用任何22 号以下（最好是26号以上）的字体，因为这对远处的观众来说，很难看到。也请尽量抵挡住跳来跳去的卡通青蛙或者满屏幕到处飞的蝴蝶的诱惑，不要使用这样花哨的效果。也不要每次换幻灯片，都会发出奇怪的爵士声音。你的目标和方向永远都是交流沟通，而不是花样百出。
11） 请组织者不要把灯光调得太暗！ 特别是当你被安排在午餐后第一个进行演讲时，或者当天的最后一个演讲时，你也许会发现观众相当疲惫，随着灯光被调暗，他们的注意力也开始难以集中，有的人索性就睡着了！光线灰暗的房间让屏幕成为重心，而分散了观众对你的关注，尽管你其实要比计算机或者屏幕更加重要。尽量和组织者商量，争取一个两全其美的办法，这样你就不会受到技术的拖累。人们不但应该听见你说话，还应该可以看到你的人。而你也应该不断和观众进行眼神上的交流。不然，他们就好像是看一部事先录制好的录像，这样就完全失去了现场演讲的兴奋点。
12）做好结尾工作。大量的经验表明，人们认真听演讲的时候，他们的记忆力最好。因此，不要把最后几分钟的宝贵时间浪费在不重要的细节上。与之相反，应该充分利用这个机会展示——或者如果你已经提到过了，那就重新解释你想告诉大家的最重要的观点和信息。
太简单了？PowerPoint是否让我们变笨了？
有一个英文网站，在建议大家如何制作PowerPoint 幻灯片时，把它总结为四个词：字大、清楚、简单、连贯。
有的人认为这样的标准太过简单。比如说，耶鲁大学著名的信息设计教授 Edward Tufte就是一位长期反对PowerPoint的人士。他认为，PowerPoint 把复杂的信息简化为可能会引起误导的简单的信息。他还强烈反对美国的学校让孩子们制作每页只有40个字左右的PowerPoint幻灯片，而不是让他们学习更有价值的撰写完整的句子，表达更加复杂的观点。
其它批评意见则指出PowerPoint主要用于公司行为，特别是销售和市场部门，这些部门要说服听众某个产品的优点，或者说服他们采取一系列的行动。这些评论说，在研究社会问题时，它们不能被简单地被归结为几个项目符号，因此使用PowerPoint就有欠妥当。
这些反对意见确实指出了PowerPoint的局限性。但是如果人们能够认识到这些局限性，它还是一个有用的工具，可以用来为演讲提纲挈领，用简单易懂的方式来展示关键的数据和观点。只要它是其它沟通交流形式的补充——而不是替代品——那么它就是一种有用的工具。使用的最好的情况就是利用 PowerPoint来展示概况，作为讨论的出发点。因为这样做的话，人们就有时间来对问题作出反应，得出他们自己的观点。至于那些旨在交流观点和经验的会议，讨论这一行动本身就要比幻灯片更有价值。
简而言之，只要你认为PowerPoint只不过是一种替代黑板或者传统幻灯片放映机的更加便捷的手段，那么它就是你的朋友，而不是你沟通和交流道路上的敌人。
