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超效率手册:27个史上最全面的时间管理技巧

编者按:本文来自一站式办公文档管理平台 WPS+的微信公众号WPS+(ID:WPS-SaaS)。作为一款旨在提高大家办公效率的工具,WPS+在本文中分享了27个时间管理技巧,希望能助你完成超效率人生的完美转型。

我的生活理念和态度是“Get more from life”。要想做到这一点,就必须提升效率。希望本文分享的技巧和概念能为你在学习和工作中增添活力,提升动力,完成超效率人生的完美转型。

(一)克服拖延症

(1)周/日目标

列周/日目标是我发现的一个对抗懒惰特别行之有效的方法。周/日目标之所以有效是因为它把你要办的数不完的事分解开来了。你不是要一下子完成所有的事,而是要每天完成一定数量的任务。通过将大量任务拆分成每天的任务量,你会更容易说服自己投入工作。

(2)限定时间

设定一个时间。在任务完成之前或时间用完之前不许停止工作。这就是限制时间的本质,要想提高生产效率,必须面对这种“残酷”的考验。

(3)分解任务

不明确的大型任务是滋生拖延症的温床。为了尽快开始,你需要知道下一步该做什么。将大的任务分解成易于行动的小任务。

(二)保持活力

(4)日常运动

没有什么能比运动投资带来的回报大。不幸的是,在忙碌的生活中,运动是绝大多数人首先放弃的事情。时间有限的时候,花一小时在体育馆或是室外跑步都会觉得很可笑。但是,偶尔不运动会变成几个月不运动,然后很快,你就完全不再运动了。

(5)按周期工作

周期循环是能量管理的关键。你的身体应该按照“休息—恢复”的周期来工作。把工作看作一系列的短跑,而不是马拉松,会让你保持更加旺盛的精力。保持周期性的另一个方法是首先指定一个休息时间。给自己定一个规则,那就是无论什么事,都要有星期天(或一周的另外一天)。每晚给自己分出一些时间不去想工作的事情。通过把你的工作限制在一个更狭小的范围内,你就会被迫按周期来工作了。

(6)避免多任务处理

在完成一个任务的时候,你应该把全部注意力都集中到这个任务上去。人的注意力是有限的,所以,如果你把注意力投入到多个地方,你就会崩溃,而专注于一个任务会让你的精力沉浸为“心流”。“心流”是当你将每个精神资源都投入到一个任务上去,而达到忘我的一种精神状态。

(7)15分钟法则

15分钟是你对抗临时消沉所需要的全部时间。15分钟法则是说在任何你想放弃的时候,再多做15分钟。人的精力是上下波动的,难做的工作会榨干你的精力。通常,再坚持15分钟,你就会度过这个艰难的时期,恢复精神。

(8)给你的动力再次充电

动力是能量最重要的形式。如果你情绪低落,不管早上跑多远或者做多少个俯卧撑都没有用。但是,长年累月地保持动力是很难的。挫折、停滞和批评都会影响你进步的速度。定期给动力充电是十分重要的,这样我们就可以接触到能量源。保持动力的最好方法就是回顾你的目标。看看你的进步,阅读一下你当初设立这些目标的原因。

(四)把事情做完

(9)完成项目,而不是完成任务

生产力不是由你做了多少工作来衡量,而是看你真正完成了多少。你不用每天都忙忙碌碌,而应该把每一件具体的事都归入一个更大的框架或蓝图之中。否则,你只是在浪费时间,忙碌,却没有成效。

(10)设定最后期限

最后期限就是你时间上的预算。没有它,计划就会变成恶魔来侵蚀你的时间,让你迟迟无法完成。不好完成的任务往往做一半就丢在一边,目标看起来越来越远。最后期限就是把这个计划对你的价值做时间上的限定。没有它,你在花费时间时只会一时冲动,而不会深思熟虑,做好决定。所有的项目和任务都应该有最后期限。

(11)每周回顾

每7天给自己90分钟的独立思考时间。不放音乐,不看电视,不玩手机,不收发电子邮件。就你自己。每周回顾能确保你付出的努力都是值得的,而不仅仅是让自己忙碌。每周回顾应该评估一下你所做工作与最后期限的相符情况,还要评估一下你的错误和弱点有哪些。这样你就有机会在即将到来的一周内提升自己。如果你觉得最近几天没有动力,那就试着改正错误,别让坏习惯生根发芽。

(12)不要重新发明轮子

在你的项目里寻找捷径。通过预先做的解决方案,外包或移除一个特征,你可以省去一大部分工作。一个以任务为核心的人经常会忽略这些解决办法,这就是为什么我们要关注完成一整个项目,而不是只关注即将要做的事。

(13)被逼出来的生产效率

在压力之下产生生产效率是最佳的。高生产效率有点儿像练肌肉。除非你使劲拉你的“生产效率肌肉”,否则它们很可能会在惯性的作用下趋于松懈。这是说在提高生产效率之前,你需要安排你的日程表,把生产效率逼出来。效率不是凭空而来的。没有压力来逼迫你提高生产效率,很容易会浪费时间

(五)让你的日常工作自动进行

(14)30天试验

史蒂夫·帕沃利那推荐的30天试验是改变习惯的最好方法之一。这个方法背后的思想其实很简单:

专注于一个月内连续培养一个习惯。

如果你忘记了或是出错了,重新设定时间,回到开始的第一天。

到第30天的时候,你的行为会被自动调节,不再需要费脑力。现在你可以在继续或是放弃中做选择了。

30天试验很简单,但效果是惊人的。我曾经用它来重新调整我的习惯,包括改变饮食、每日运动、实施行动管理方法、处理邮件等。30天试验通过专注的力量来发挥作用。通过专注于一个月内一个行为的改变,你可以利用意识资源的1%去塑造无意识加工处理的99%。

(15)一次培养一个习惯

一次改变多个习惯往往难以成功。因为只有专注,试验才能成功。请将30天的坚持专注于那1%上。如果将注意力分散到多个不同的习惯上,最后只能是一事无成。对很多人来说改变习惯很难,还有一个原因,那就是专注力不够。专注一个事情一天,或者一个星期很容易,但是坚持一个月,就需要毅力了。努力适应这个习惯。

(16)始终如一

调节一个习惯的时候,要确保这个习惯每天都一模一样。如果前后不一致,这个习惯就不会很好地养成。想象这样一个习惯:冬天在很深的积雪里走相同的一条路。一致性就意味着每天走一样的路。一个月以后,你就踩出了一条很深的道,走起来也容易多了。前后不一致的话,你就会踩出很多条路,走起来也没那么容易了。

(17)建立一个牢不可破的标准

为了取得30天试验的成功,我需要建立一个牢不可破的标准。这个标准就是,无论如何,你都要坚持到30天的最后一天。就算你最后决定放弃这个习惯,你也要坚持到底,不能放弃。有如此高的自律能力并非易事,但当你试着改变很难的习惯的时候,结果会让你大吃一惊。

(六)生产效率黑洞

(18)外包

放弃那些可做可不做的事。外包是一种流行的新趋势,因为它彻底改变了生产效率的本质。如果完成的工作可以换钱,你可以做不止一个人能做的事情。外包打破了你一定时间内做多少事情的限制。

(19)批量处理

批量处理是把相似的任务在同一时间一起处理的艺术。你可以在一天中的某一时间集中回复邮件,而不是整个下午都耗费在这件事上,时不时地回复一个。写作也是如此,我会在两天时间内集中写完相当于一整个星期的内容。对于学校作业,我也是一次性完成一个项目,绝不会持续几个星期。

(20)避免接触懒惰的人

态度是会传染的。如果整天跟你在一起的人生产效率不高,他们的坏习惯也会影响到你。虽然我不是建议立刻远离那些成就不高的朋友,但下面有一些方法可以用来增强你的优势:

生产效率高的人在一起。

找目标一致的人。

找有好习惯的朋友。

(21)寻找指数报酬

1%的增长,如果不停增长下去会比一次增长50%要好。如果你专注做那些能给你指数报酬的事情,你的生产效率会大大提高。

(22)忠言逆耳

没人喜欢被批评。即使你有铜墙铁壁,也会更喜欢赞美而不是别人对你工作的抨击。然而,如果你想要避免浪费时间,能够听取严厉的批评是非常关键的。

(七)做对的工作

(23)知道你想要什么

如果一个项目的结果并不明了,你会在很多无用的事情上浪费时间。清楚明了是大多数项目缺乏,也是几乎没有人能意识到的东西。在你开始一个大的任务或项目之前,先回答几个问题。如果你不能很快回答出来并给出一定的解释,说明你并没有花时间弄清楚自己想要什么。

我为什么做这个项目?

项目完成的时候我会收获什么?

为了完成这个项目,需要具备什么特性?

这个项目的主要目标是什么?

这个项目的次要目标是什么?

(24)帕累托定律

将近80%的结果都来自20%的原因,你收入的80%来自于你工作的20%,80%的工作都是在20%的时间里完成的。这种不平等不会总是80/20(也可能是90/10,70/40或50/2),但原理是基本相同的。你可以利用80/20法则来节省时间

(25)迅速失败

早死早超生,但是许多人固执地认为只要不失败怎么都行。你得到反馈越快,就算是项目失败的反馈,对你也越好。

(26)做一只刺猬

吉姆·柯林斯在他著名的《从优秀到卓越》一书中论证了做一只刺猬的重要性。在希腊寓言中,“狐狸知道很多事情,但刺猬知道一件大的事情”。刺猬在一件事上是卓越的,而狐狸在许多事情上是普普通通的。做一只刺猬要比做一只狐狸重要得多。想要在每件事上做到卓越,最后只能是什么事都没做好。选择有限的几个技能去学习是更好的策略。专注一个领域,你可以跟精通其他领域的人展开合作。但是如果你没有一个中心的领域,你就会失去与那些分清自己的长处优势的人为伍的资本。

(27)有目的地提高生产效率

说了这么多生产效率的事情,到底有什么用呢?只是节省一点儿时间或是多赚一点儿钱?对此,我想回答一下在开始部分我提出的问题:“你想要提高生产效率的原因是什么?”我想要给出我的答案:

工作有激情。如果你喜欢你的工作,生产效率会帮你得到更多你喜欢的东西。尽管生产效率能帮你避免无聊的工作,但这些建议还是更适合那些想要得到更多的人。

做有意义的事。在这本书里,我多次强调项目高于任务的重要性。原因不仅仅是项目能让人更有效率,而且更有意义。生产效率会帮你建立一些日后你引以为豪的事情。

不断进步。生产效率的乐趣在于,它不是当你完成了任务清单就停下来。更有智慧地工作能提升你的生活质量。

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