Cado · 1小时前 · 技能Get
想提高工作效率，做得多不如做得巧。
编者按：“时间就是金钱，效率就是生命。” 提高效率，是职场人士永恒的探索，也是我们获得更多自由时间，不断自我提升，跟上时代发展的前提。想要提高工作效率，首先要找准工作入手点。本文作者根据自己的工作经验，总结出了10条根本原则。本文编译自medium的原题为“How to Be Productive: 10 Ways to Actually WorkSmarter”的文章。
不久之前，我总结了一下如何工作更高效的心得：根据自己这些年来的经验，我在提高工作效率方面的方法。我把它们写成邮件，定期发给自己，以便在效率低下，或者工作不顺心的时候，起到提醒作用。
工作不能光是埋头苦干，也要想办法巧干。以下是我提高效率的十条“戒律”。
#1 别着急追逐目标 先建立系统
从小，身边的人就教导我们设立目标，追求目标：读书就想着取得好成绩，运动就奔着做专业运动员，工作后就盼着升职。你拼尽全力，期待着自己能够达到目标。
但是，很多目标其实超出我们的控制范围。想要达成目标，不仅要人和，还得有可遇不可求的天时地利。我们无法控制未来，无法控制他人的行动，经济状况和整个社会环境。现实当中有太多我们控制之外的变量。所以，比目标更重要的是建立工作系统。在系统之中，你关注的是所有自己掌握之内的部分。
“系统”指的是“可重复的过程”。让自己的博客增加500个粉丝是目标，而一天码500字就是可重复的过程。跑完一场马拉松是一个目标，每周跑四天，每天半小时则是可以重复的过程。减掉10斤是个目标，改变饮食习惯，每餐吃得更健康则是系统。
与其庆祝成功，不如奖励努力。每次小的进步，长期累积起来，就会积沙成塔。
这就不得不提到“利滚利效应”了（Compound Effect）。
#2 利用好“利滚利效应”
埋头苦干" src="https://pic.36krcnd.com/201808/01124100/j7v2rg4poefq4q4b.jpeg!1200" data-img-size-val="1280,853"/>
“利滚利”是世界上第八大奇迹。凡事能摸透它的人就能赚，而琢磨不透的人就会亏。——爱因斯坦
复利，本是金融和经济学的概念，指的是前一阶段利息加入本金计算新利息，钱生钱，利滚利的过程。如果增长率为每月10%，本金100，第一个月末共110，第二个月末121，第三个月末约133。每个月的利息实则越来越多，第一个月10，第二个月11，第三个月13。
复利现象不仅限于金融领域，而是会影响生活的方方面面。如果你在工作中每天都关注系统，每天都努力做得更好，那么随着时间流逝，你的努力可能换来指数式的增长。
就拿知识为例。每天读几页书，你会慢慢地将自己学到的知识联系起来。
“每天都要阅读500页。知识就是这样积累起来的，就像利息一样，越滚越多。”——股神巴菲特
如果你每周都能发几篇文章，很快，你就有一系列文章供读者阅读，也让读者更容易发现你的存在，并享受你创造的内容，花更多时间浏览你的网站。
如果你每周能将一个任务自动化，很快，你就有时间去做更重要的事，帮助你提高产出。随着你不断优化任务完成的过程，并且结合此前积累的知识，撞糟心的解决方案，你做事的速度也会越来越快。
你的优势越多，你习得的下一个优势就会带来更多的回报。每天只要有1%的增长，一年下来，总增量会达到接近原来的38倍。
#3 追踪自己的输出，而非输入
想要提高效率，第三个黄金法则就是关注自己的输出，而不是输入。在第一个规则中，我提到，要想进步，不应盯着目标，而是建立系统，控制住自己能控制的部分。但是，在努力的同时，应该找对努力的方向，不要用蛮力，所以我们要知道自己需要达成什么。
每天写作，如果不带任何目标，那只能算是练习。如果你真想做成什么事情，就需要让自己达到一定的输出量，比方说，每周更新一篇博文。毕竟，之所以要建立系统，就是为了达到某个输出量。
你可以把输出想作自己的“完成品”、“成果”，考虑成果和系统之间的关系。每天写作是一个系统，而文章或书记就是成果。
记住，成果和目标不同，因为我们已经控制了系统中的变量。博客一个月涨粉500是个目标，但是你无法控制读者到底关不关注你，你只能控制自己的更新和文章。
工作得到升职是个目标。但你不能控制老板，让TA给你升职。你能做的就是让自己变得出色，变得无法忽视：你的努力方向可以是接下来三个月交付10个项目。这么一来，变量就到你的控制范围内了。
了解成果和目标之间的区别，是找到现实、可实现之目标的关键。这么一来，大部分目标都可以较不费力地实现。
然而，光是知道怎么工作，还不足以提高你的生产力。你得知道自己该把精力放在哪里。
#4 80/20原则——打蛇打七寸 擒贼先擒王
帕累托法则，就是大家熟知的80/20法则。这也是我日常做决定时参考的法则。
埋头苦干" src="https://pic.36krcnd.com/201808/01124305/rpy25jmyvwhabccm.jpeg!1200" data-img-size-val="485,372"/>
帕累托法则指出，约仅有20%的变因操纵着80%的局面。也就是说：所有变量中，最重要的仅有20%，虽然剩余的80%占了多数，控制的范围却远低于“关键的少数”。 约瑟夫·朱兰首先提出该原则。
决定大局的，往往在于一些小的细节。
在工作的过程中，你可以是不是回顾一下，看看自己的时间，精力和金钱是否用对了地方，有没有给你带来最大的回报。
你有没有把精力放在能带来最大回报的任务上？
你对所有客户都是平均用力，还是把精力留给最大的客户？
分散你注意力的事物，是不是主要就几个？手机？社交媒体？
一旦你发现了有效的工作方向，就该在这个方向上下两倍的功夫。比如：
在这个优化工作效率的群体里，大部分关注着都是来自某几个特定的来源（共有20多个不同的来源）。根据80/20法则，我就应该把精力放在这几个特定的来源上，才能争取到更多人的关注。
如果你有疑惑，就参考80/20法则。它能帮你想清楚什么才是你生活和工作中最重要的，给你打来新的发现。
有个小心得：每天80%的工作，可以用20%的时间完成。很多人的这个黄金时段是在早晨起床之后。一日之计在于晨，你需要利用好早上起床后的高效时间。
我们的工作记忆，清醒程度以及专注力的高峰，一半出现在醒来后的几小时里，在10点左右达到高峰。这是大脑自然的高效时段。
如果你能降最重要的工作安排到这个时间段，就能事半功倍。最好把精力放在深度工作上，进入工作状态后，你就能好几小时不受干扰，专心工作。
你可以用“番茄工作法”帮助自己进入专心致志的工作状态，找到自己的“flow”。番茄工作法一半将工作分成3到4段，每段25分钟，每25分钟休息5分钟。如果你能专心较长时间，也可以做2个番茄，连续工作50分钟后，休息10分钟。
每天早上我一般会做2到3个50分钟的专注写作。所以在中午的时候，文章一般就写好了。要么写好了直接发，要么保存之后修改，剩下的就当是练手了（毕竟要注意工作的系统性）。
如果你养成每天早上做深度工作的习惯，哪怕只是半个小时，你的努力也会日积月累带来复利。
刚开始的时候，可能很难连续集中精力25分钟。但是，专注力可是你最宝贵的资源，是可以训练的一种能力。在今天这样一个注意力普遍分散的时代，专注力可是关键能力。所以，排除工作中的干扰，也十分重要。
#6 排除干扰
埋头苦干" src="https://pic.36krcnd.com/201808/01125808/ypiyzbucly8m3pn8.jpeg!1200" data-img-size-val="640,414"/>
社交媒体容易分散人的注意力
总有事情分心，还怎么高效工作？你可以在生活和工作中加入一些空的时间段，在此期间清楚干扰，然后回到专心工作的状态。
干扰主要有三个大类：有形干扰（你拥有的物件），无形干扰（技术）和“人形”干扰。你可以自己拿出纸笔，将干挠你工作的事物都列出来。
有形干扰可以是桌上摆放的乱七八糟的物件，也可以是衣柜里太多闲置没穿的衣服，早上选择都要选半天。如果你花很多时间看电视，那电视就是你的干扰。
无形干扰，可以是来自手机的通知，也可以是上网没完没了、漫无目的的搜索，还有可能是设计太复杂，光是操作花的时间就比实际工作还多的应用或程序。
人形干扰，可以是“就占用你5分钟”的同事，也可以是你“光付出，得不到回报”的朋友。你可以事先跟身边的人商讨好，大家可以通过“非同步交流”，短信或者邮件，看到后回复就行。马斯克就说过，“我最喜欢邮件沟通。不管我去哪里，都喜欢不同步的交流方式，我写邮件可在行了。“
任何干扰你深度工作状态，对你追求的生活没有贡献的人、事、物，都算做干扰。
将日常生活中的干扰降到最低，这样你才能在有意义的事情上作出成果。当你工作异常专注，正全神贯注的时候，如果被一条广告信息打断，可能会很烦躁。
排除干扰的第一步在于识别工作中的干扰。然后，你就可以开始排除这些干扰，想办法不让自己那么容易接触到干扰源。
有效的时间管理，第一步就在于排除多余事物。想办法简化自己的生活。你的生活越简单，你就有越多空闲的时间，去处理真正重要的事情。
而无法排除的事物，你可以想办法将其自动化。
#7 将重复性任务自动化
现在人手一台的智能手机，比1969年美国宇航局的所有计算机的计算力加起来都要强大。在过去的几十年中，技术确实有了长足的进步。
不管你身处哪个行业，都难免要面对重复性任务。我们怎么将技术利用起来，让自己更高效呢？技术可以帮助我们将重复性任务自动化。首先，先将自己每周都需要做的任务全部列出来。然后想办法将这些任务自动化。你可以借助应用，或者建立自己的系统。
不管你是什么职业，最常见的重复性任务就是收发邮件。据加拿大卡尔顿大学的一项研究，典型的脑力工作者，平均花三分之一的上班时间在处理邮件，如果在家工作，有一半的工作时间都在处理邮件。我建立了一盒GTD Gmail系统，每天在处理邮件方面，能帮我节省很多时间，邮件只要几分钟就处理完了。平时常常用到的回复，也可以保存成模版。邮件方面，网上有很多节省时间的小技巧。
埋头苦干" src="https://pic.36krcnd.com/201808/01130014/qaz5uw9wmsjsalwf.png!1200" data-img-size-val="2048,1089"/>
如果你常常和表格打交道，可以试试Zapier，其中有很多自动化功能。
就算是将某个小方面自动化了，也能带来很大的区别。会议记录、一对一会谈 的记录表，都可以做个模版，多次使用。
省下了做繁杂琐碎任务的时间，你就可以关注工作中有创意、有成效的一面了。
#8 跟着数据走
我觉得，人们应该根据数据来做决策，并且坚持这样的做法。如果不跟着数据走，那你就是根据自己的情感行事，背后缺乏事实和证据的支持。网景公司前任CEO Jim Barksdale就这么说过，
“如果有数据，我们就看数据；如果我们只有各自的观点可供参考，那就都听我的。”
不是只有技术型企业才跟着数据走，看A/B数据的结果来调整决策。我们在生活中也可以通过A/B测试，来调整自己的决定，以取得最优的结果。
调整的过程，总是从质疑开始：我之所以这么想，是因为这是我自己的观点？还是其他人都这么说？这就是客观事实？还是我经过检验得到证实？
在第五条规律中，我推荐大家把早上的时间分配给深度工作。这是因为，很多人在早上效率最高。如果你是夜猫子，喜欢在晚上安静的时候工作了，或者你跟常人不同，吃完午饭元气最满呢？要找到自己最高的时间，只有通过尝试才能发现。
如何测试？你要学会像科学家一样思考，按照科学研究的步骤来：
首先，制定实验的终极，目标——找到自己一天中效率最高的时段。
第二，建立假设：我的黄金效率时段是早9点到11点。假设必须具备可以验证、可以证伪的属性。也就是说，根据实验得到的数据，你可以支持或否定这个假设。
第三，设计实验：连续两周的实验期内，每天在表格中记录自己每小时的能量水平，从1到10 打分，以找到自己精力最充沛的时间段。
然后，进行实验，收集数据。
最后，分析数据，得出结论。你可以看看自己的表格。有了自己主观感受的数据，你就了证据支持，知道自己具体什么时间效率最高了。
你可以在以下几个方面做做实验，看看这些因素对你工作效率的影响有多大：喝咖啡/不喝咖啡、睡几个小时感觉最好，每天什么时间段锻炼，每天工作几小时成效最好，等等。
实验，实验，不断实验，找出最适合自己的工作方法。想要进步，就要不断努力尝试，还有一点运气。不断实验能增加超速成长的机会。
#9 将不关键的任务派出去
没有人是全能的。把精力放在自己擅长的事情上，其他任务都派出去，实则是有利于提高效率的。如果某个任务你执行起来不是专家，就不如找个懂行的人，他们做起来用的时间，还不用自己硬撑着做所耗的时间的零头。
除非你想学会这个新技巧，否则找个熟手的人，做起来会比自己做快得多。
比如，我不擅长设计，自己做要花好几个小时，也做不到让自己满意的地步。那我不如找个擅长设计的人，让他们帮我做。在我的工作中，我一般只负责自己擅长做的：写作和分析，其他任务全部分配给别人。
分配任务如果想要保证效率，就得确保自己找到合适的人，他们的核心技能过关，可以完成工作。对于最终要达到的结果，需要对他们做清晰的说明，给出详细的步骤，以便他们能做出确切的效果。
在私人生活中，也是同样道理。如果自己花时间完成一项任务的成本，超过了请别人来做，就选择请人。不管是打扫卫生、熨衣服还是开车。你要把时间花在对自己而言更有价值的事情上——学习烹饪，学习编程，自我提升等等。
把自己的时间花在刀刃上，时间是我们拥有的最宝贵的资源，没有之一。如果某项任务请人做成本更低，那就派出去。
#10 学会面对奋斗过程中的挣扎
在努力的过程中，有阳光灿烂，也有大雨倾盆。生活有起伏是很正常的。有时候你可能处处碰壁，只想回家躺下，盯着天花板，思考人生，反刍过去，自怨自艾，想着自己到底是哪里做错了。我们都有这种时候。
给专业人士的建议：倘若你的进度已经落后，就早点回家。花时间好好休息，恢复精力，第二天再战。在休息的过程中，或许大脑就默默得出了解决方案。
就算奋斗的过程很艰辛、痛苦，也应该学会且行且珍惜，因为在挣扎的过程是为后面的突破做铺垫。如果你按照第一个建议，把精力放系统上，长久看来，你一定会有进展。在《艺术之战》一书中，Steven Pressfield分享了这样一个小故事。
有人曾问英国著名短篇小说家毛姆，他是每天安排时间写作，还是灵感来了才写，毛姆回答，”我只在有灵感的时候才写，好在每天早上九点，灵感就会准时找上门来！“
最后，虽说旁边没有人给你加油打气，这条路你只能自己走，但如果你发现某个方法真的有效果，你就会觉得很神奇，很着迷。所以，学会享受每一次小的进步，不管是得到100个新粉丝，还是完成了自己的小项目，或者某天工作效率特别高，都可以给自己一点奖励。回报会让人欣慰，而进步的过程，每一步都可以走得精彩。
编译组出品。编辑：郝鹏程
本文翻译自 medium.com，原文链接。如若转载请注明出处。
