《高效时间管理模型》第四部分《时间管理的支柱》之《巧用工具》第1篇文章，敬请持续关注，谢谢！
一 使用工具的历史和必要性
人类文明的进化史，多以工具命名，石器时代、青铜时代、工业时代、信息时代，为什么？
古人类历史有200多万年，而现代人类智人约15万年前，在地球非洲大陆上出现。几万年的时间里，智人迁移的足迹遍布全球。据考古历史学家考证，当时古人类有十几个人种，各族种为了生存，不仅与自然斗争，更与其他人种斗争。
智人与其他人种最大的区别，就是对工具的使用，战斗武器、生活工具的使用领先其他人种，对抗其他只知道徒手和扔石头的人种，智人所到之处，其他人种因争夺资源能力差，逐一遭到灭绝，最后智人遍布全地球，人类文明开始发展。
6000到5000年前，古人类持续了200万年的石器时代结束，进入青铜时代，两三千年后进入铁器时代，直到19世纪我们进入工业时代。这次是自从人类学会使用工具以来，最大幅度的一次变革。
中华文明也正是在这次工具变革中，因闭关锁国没有跟上世界的脚步，遭到八国联军和日本侵华的一次次的屈辱。北京城外，大清铁骑、步兵和义和团，25万军队，被2万八国联军轻松摧毁，侵入帝都，铁骑在枪炮面前无力回天，帝都的六朝繁华在轮番劫掠中，终成废墟。
再之后两百年里，人类文明以爆炸式的速度前进，正因为工业时代带来的工具改革，生产力得到爆炸性提高，短短200年跨过了电气时代，一跃进入信息时代，人类一下子能够上天入地，似乎无所不能。
我们现在的人，身体上和两三千年前的老子、孔子时代的人相比，基本没变化，我们不见得就比古人聪明，而改变的就是我们使用的工具。
现在和古代的生活，可以说是天翻地覆的变化。孔子周游列国，动辄就是几年，现在飞机、高铁，十几分钟就能走古代几个月的路程；每人的手机，都能储存古代整个国家的藏书总量。
是什么带来这样的差距？就是工具！这就是人类文明阶段为什么要以工具来命名的原因。
每一次工具的变革，都伴随着人类思维的飞跃，生活品质的提高。现在是信息时代，信息的传播和知识的迭代异常地迅速，为了更好地适应这个时代，选择精良的工具，是至关重要的。
无论在什么样的工作环境中，高效率是所有人都在追求的职业目标。好的工具，可以让你的工作效率成倍提高，同时也可以让自己在工作学习与生活休闲中保持相对的平衡。
孔子曰：“工欲善其事，必先利其器。”管理时间，我们也要运用相应的工具，有了趁手的工具才能让我们做起事来事半功倍，工具其实在重新定义时间和成本。
一代人超越上一代人，永远都不是年龄，而是对工具的掌握。
1 从载体上分
A 纸类
包括：
笔记本（用作日记、清单管理等）
文件夹（用于清单管理、资料管理等）
台历、挂历（用于日程管理、清单管理等）
便签（用于提醒清单管理等）
……
B 手机和电脑
自带的：日历（日程管理和清单管理等），备忘录（清单管理、资料管理等）
下载的：各类APP或软件（满足各种各样的功能）
2 按功能划分
A 日程管理（记录有确定开始或截止时间的事件，如系统自带的、365日历、朝夕日历、奇妙日历等）
B 清单管理（记录没有明确时间安排但越快完成越好的清单类工具，如奇妙清单、滴答清单、Omnifocus等）
C 记录管理（用于记录时间消耗情况，如时间块、爱今天、ihour、moment等）
D 专注管理（用于跟踪专注情况，如Forest、番茄土豆、潮汐等）
E 习惯管理（用于帮助习惯养成，如微习惯、种子习惯、布谷布谷等）
F 精力管理（用于身体管理，如KEEP、SEVEN、喝水时间、蜗牛睡眠等）
E 资料管理（用于笔记资料的收集管理，如印象笔记、有道云笔记、备忘录、百度云盘等）
……
一般表现为：一定要找个完美的方法或工具才可以开始，用太多的时间去维护时间管理的系统。
时间管理初学者的最大问题就是一开始就想做得非常完美，不断尝试各种工具和软件，往往会陷入“工具的误区”。他们了解大量工具，样样都想尝试，做“工具的试验品”，但最后总会觉得自己总是被工具“牵着鼻子走”，在这上面花费了大量的时间，总觉得这个工具不适合，那个方法有问题，仿佛工具和方法有缺陷就不能用似的。直到耗尽自己的意志力，只能被迫放弃。
很多人一开始就照搬别人的方法，不管用就怀疑方法有问题，或者自己有问题。事实上是虽然我们可以通过书本课程学到很多时间管理的工具或方法，但并不存在一种可以放之四海而皆准的工具或方法。
高效时间管理模型
工具的本质是用“系统”解放“认知”。人脑和电脑一样，在同一时间能够处理的信息是有限的。而工具做的就是提前帮我们规划好，当事情大面积来袭时，我们可以更加从容的处理。所以，工具往往越简单越好用，因为只有简单，才能帮我们节省宝贵的认知资源。
如果问你：“什么是最好的工具？”你可能的回答是：“适合自己的，就是最好的”
但什么才叫做“适合”？什么才叫做“不适合”？什么时候应该选择或者放弃它呢？
“时间管理”涵盖的方法太多了，每个方法只能针对性的解决某一个问题，每个方法也有不同的搭配工具。
而且什么才是“适合”？所以我们首先要问自己的问题是：“我想用这个工具解决什么问题？”我从问题出发，而不是从泛泛的领域出发，也不追求一开始就完全适合我。
但用一段时间，如果出现以下三种情况，可能就是在提醒我们想考虑这个工具是不是不适合我了？
1 工具系统太繁杂，维护成本大：每天都要花很多时间去录入、修改、更新，或者是要频繁的把一个工具里的信息传到另一个工具，或者检视的频率太高。
2 产生了不信任感：感觉有工具和没有工具没有什么区别，想起来了就用用，想不起来就不用。
3 不能满足某个重要需求（而不是“不能满足所有需求”）
评判一款时间管理App是否好用，主要要考虑以下几点：
1 操作是否足够简单。用时间管理工具是为了节省时间，操作太复杂反倒浪费时间，那是最讽刺的。
2 是否支持云存储和多端同步。单机版的APP已经是上个时代的产品了，一旦换手机，什么都没了，很不方便。支持移动端和PC端也是很有必要的，不同场景需求不一样。
3 如果与团队相关，是否支持多人同步。开会、约见、面试……生活中很多日程是多人的，你守时人家不守时，浪费的是你的时间。如果不能打通人和人，日程管理的效果要大打折扣。
我给大家选择工具的建议：
1 新手不要改变习惯，当工作环境变化时一定要升级工具
刚刚开始实践时间管理的时候，选工具的时候建议不要改变你原来的习惯，比如说你习惯用笔纸，那么你就还用笔纸；如果你习惯手机，那就还用手机。不要眼红别人的工具。因为同时养成两个习惯，会增加实践时间管理的难度，比如同时养成列清单的习惯和使用新工具的习惯。
但是，当你的工作环境发生变化的时候，就要升级工具，其实连思维模式都要一起升级，比如你原来是一个执行者，然后升职了，变成一个管理者，那么原来只用笔纸的方法可能就无法适应，这时候你列清单的习惯已经养成，只是升级工具，也不那么困难。
2 可随身携带，随时进入录入状态
待办事项可能是随时产生的，比如在地铁上、睡觉前、散步时、等车时，所以你的工具需要能随身携带，并且随时就进入录入状态，否则，一个不能随时收集想法和待办事项的工具是靠不住的。
3 单一功能的工具就选一种
以上关于时间管理的功能分类提供了很多不同的APP，都是为了解决我们某一方面的功能需要的，先试用，尽快确定其中一种能满足现时需要的就可以了，多于两种工具维护成本就会增大很多，所以，请尽量断舍离自己对工具的占有欲。
4 不断迭代适合自己的方法，而不是工具
我见过一些人会把工具换来换去，更新迭代很快，其实应该迭代的是使用工具的方法（也就是脑袋），最好的工具永远是我们的大脑、我们的思维。
