Excel从新手到高手
2.2.2 导出数据
在表格传输的过程中，如果遇到计算机中没有安装办公软件的情况，将无法打开 Excel 表格。为了避免这种情况的出现，可将表格导出为其他格式，如PDF 格式，以方便其他人员的查看与编辑。下面介绍导出数据的几种常见方法。
1．将表格导出为 PDF 格式
在工作中可能需要将做好的 Excel 数据交给领导 , 为了避免在文件传送过程中格式发生错乱 , 可以先将 Excel 表格转换成 PDF 格式后再进行传送。下面将“入职登记表 .xlsx” 工作簿导出为 PDF 格式，其具体操作步骤如下。
STEP 1 展开“文件”列表
打开“入职登记表 .xlsx”工作簿。
STEP 2 选择导出格式
1 选择【文件】/【导出】命令；
2 在“导出”栏中选择“创建 PDF/XPS 文档”选项；
3 在“创建 PDF/XPS 文 档” 栏 中 单 击“ 创 建 PDF/XPS 文档”按钮。
STEP 3 将表格发布为 PDF
1 打开“发布为 PDF 或 XPS”对话框，选择表格的保存路径；
2 在“文件名”文本框中输入表格名称“入职登记表”；
3 单击“发布”按钮。
STEP 4 查看发布效果
此时，计算机中将自动显示 PDF 格式的“入职登记表”文档。
2．将工作簿导出为模板
在工作中有时可能会经常使用一个固定格式的表格 , 如“员工基本资料”“员工入职登记”
等。可以将这些常用表格导出为模板，以此来提高工作效率。下面将“入职登记表 .xlsx”工
作簿导出为模板，其具体操作步骤如下。
STEP 1 导出为模板
1 选择【文件】/【导出】命令；
2 在“导出”栏中选择“更改文件类型”选项；
3 在“更改文件类型”列表框中选择“模板”选项。
STEP 2 确认文件类型
确认所导出的表格类型无误后，单击“更改文件类型”列表框底部的“另存为”按钮。
秒杀技巧
快速更改工作簿类型
打开“另存为”对话框后，在“保存类型”列表框中可以快速选择所需的工作簿的类型，如网页、启用宏的工作簿、XPS文档等。
STEP 3 设置导出路径
1 打开“另存为”对话框，选择工作簿的保存路径；
2 在“文件名”文本框中输入“入职登记表——模板”；
3 单击“保存”按钮。
发送工作簿的方式有多种，可以将工作簿作为附件进行发送，也可以将工作簿以 PDF 或
XPS 文档等方式进行发送。下面将“入职登记表 .xlsx”工作簿以附件形式进行发送，其具体
操作步骤如下。
STEP 1 选择共享表格方式
1 选择【文件】/【共享】命令；
2 在“共享”栏中选择“电子邮件”选项；
3 单击“电子邮件”栏中的“作为附件发送”按钮。
STEP 2 发送邮件
1 此时，“入职登记表”工作簿自动以附件的形式添加到邮件中，在“收件人”文本框中输
入接收邮件的地址；
2 在“邮件正文”文本框中输入邮件信息；
3 单击“发送”按钮，即可将工作簿以附件形式发送到指定邮件地址。
操作解谜
创建 Microsoft Outlook 配置文件第一次使用Excel的电子邮件功能时，系统可能会提示用户创建Microsoft Outlook配置文件，方法是：①在控制面板中单击“用户账户和家庭安全”超链接，在打开的界面中单击“邮件”超链接，打开“邮件设置”对话框，单击“显示配置文件”按钮；②打开“邮件”对话框，单击“添加”按钮；③在打开的“新建配置文件”对话框的“配置文件名称”文本框中输入“Microsoft Outlook”；④单击“确定”按钮。
新手加油站 ——数据的显示与输出技巧
1．打印标题
当表格内容很多时，将被打印成多页，而在打印时 Excel 默认只在第 1 页显示表格的标题。如果要在每页都显示表格标题，可通过“页面设置”对话框进行设置，其具体操作步骤如下。
1 打开要打印的工作簿，然后打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”文本框右侧的“收缩”按钮。
2 打开“页面设置 - 顶端标题行 1”对话框，在表格中选择标题内容，然后单击“展开”按钮，返回“页面设置”对话框，单击其中的“打印预览”按钮确认设置。
3 进入“打印”界面的预览模式，浏览表格的多页内容，可看到每页表格上方都显示了标题行内容。
2．打印表格中的背景图案
在默认情况下，为工作表设置的背景图案是不能被打印输出的。如果要使打印的工作表包含背景图案，则需要进行设置，其具体操作步骤如下。
1 在包含背景图案的工作表中选择【页面布局】/【页面背景】组，单击“删除背景”按钮，
将背景图案删除。
2 在工作表中选择需要打印的工作表区域（包括要留出显示背景的空白区域），按【Ctrl+C】组合键复制该区域。
3 新建空白工作簿，在【开始】/【剪贴板】组中单击“粘贴”按钮，在打开的下拉列表中单击“图片”按钮，将所选单元格区域以图片的形式插入到工作表中。此时，进入“打印预览”页面便可预览打印效果。
4 如果对插入图片的打印效果不满意，还可以通过“图片工具 格式”选项卡，对图片颜色、边框、样式等进行设置。
3．打印工资条
制作工资条是 HR 或财务人员最常用的 Excel 操作。下面通过排序法来制作工资条，其具体操作步骤如下。
1 打开制作好的“工资表 .xlsx”工作簿，首先在工资表相邻的空白列输入数字“1,2，…”用填充柄填充。注意与员工人数一致，作为做工资条的辅助列。
2 利用【Ctrl+C】组合键快速复制一份刚刚做的数据。注意，这里复制的数字要比之前输入的数字少一位（如之前输入的是“1，2，3，4”，则这里就输入“1，2，3”），然后按【Ctrl+V】组合键粘贴到紧接着的尾部。
3 利用【Ctrl+C】组合键和【Ctrl+V】组合键，在表格的底部复制多个与第二份数据个数一致的表头。
4 选择工作表中所有包含数据的单元格，单击【开始】/【编辑】组中的“排序和筛选”按钮，在打开的下拉列表中选择“自定义排序”选项。
5 打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“列（I）”选项，在“次序”下拉列表框中选择“升序”选项，然后单击“确定”按钮。
6 此时，工作表中将显示制作好的工资条，将辅助列删除。选择【文件】/【打印】命令，在打开的列表中进行打印设置，确认无误后即可打印工资条。
4．在页眉添加图片
在自定义表格的页眉时，除可以插入时间、文件名、页数等信息外，还可以插入图片，一般最常见的是插入公司的 Logo。方法是：打开“页面设置”对话框，在“页眉 / 页脚”项卡中单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，将鼠标光标定位到需插入图片的位置。单击“插入图片”按钮，在打开的“插入图片”对话框中选择“来自文件”选项，然后选择要插入的图片即可。
5．打印不连续的行或列区域
一般情况下，打印表格时是选择连续区域，或是整张工作表。如果需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，在工作表中按住【Ctrl】键的同时，用鼠标左键单击行号或列标，选择不需要打印的多个不连续的行（列），然后单击【开始】/【单元格】组中的“格式”按钮，在打开的下拉列表中选择“隐藏和取消隐藏”选项，再在打开的子列表中选择“隐藏行”或“隐藏列”选项，将选择的行（列）隐藏起来，然后再执行打印操作即可。
高手竞技场 ——数据的显示与输出练习
1．打印“质量问题分析表”工作簿
打开提供的素材文件“质量问题分析表 .xlsx”工作簿，打印工作表，要求如下。
● 打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡中将纸张方向设置为“横向”，“纸张大小”
设置为“A3”，“缩放比例”设置为“150%”。
● 在“页边距”选项卡中将“上”“下”“左”“右”的距离分别设置为“1.9”“1.9”“0.6”“0.6”； 将“居中方式”设置为“水平”和“垂直”。
2．打印员工工资条
打开提供的素材文件“员工工资条 .xlsx”工作簿，打印工资条，要求如下。
● 首先将“员工工资条 .xlsx”工作簿导出为“模板”。
● 打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡中，将“方向”设置为“横向”，“缩放”
设置为“80%”。
● 在“页眉 / 页脚”选项卡中的“页脚”下拉列表框中插入日期。
● 在“工作表”选项卡中将打印区域设置为“A2:O11”。
（待续）
