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高效人士的问题解决术:三步骤一次解决所有工作难题

文/森秀明

“想说的话没办法好好说明……”

“觉得自己说得够清楚了,对方却还是听不懂……”

不少职场人士都有相同的烦恼。

在公司内部会议上发表意见、对客户作简报、向主管报告、派工作给下属、准备资料……要搞定这些职场上常见的场面,都需要向对方正确表达自己的想法。

因为工作成果不佳,无法突破现状而发愁,在其他方面应该也会碰到瓶颈,例如:

花了很多时间和精力,却得不到应有的成果。

觉得自己已经做得很完美了,旁人的评价却很低。

想说的话都说了,对方听完之后,也没有任何实际行动。

这些情况,追根究底,最后一定会发现同样的问题——你并没有说出对方想知道的内容。换句话说,你并没有回应对方的需求,所以对方当然不会认真听你说话。没有达到沟通的效果,不管做什么也不会有成果。

像这样的人,还有一些共同的特征:

总是单方面陈述自己的意见;

资料准备好之后就照本宣科;

不听对方说话。

你自己,或身边的人有没有这种情况?

如果出现这种情况,其实都是因为“没想清楚”。无视对方的需求,只站在自己的立场思考,就要求对方接受自己的想法,完全不顾听者的感受。

不管从事任何行业、职业,沟通不良都会导致工作成果不佳,也一定会惹出麻烦。你必须尽快改善这种状况。为了解决问题而进行的沟通,你如何“思考”将是关键。

面对一项任务,你如何思考将影响最后的成果。工作成果不佳,都是因为“没想清楚”。所以,和对方沟通,或是开始制作资料之前,“思考”比什么都重要。

只要掌握正确的思考方式,就能清楚知道自己该采取什么行动。你可以找到正确的路,以最短距离抵达目标。

在工作中,经历过各种令人进退两难的困境,经过一次次的考验,日本资深顾问森秀明归纳出了如何正确思考的三步骤:“整理”“分解”“比较”,可以帮助我们扩大视角,清楚表达,发挥影响力!

1、整理:正确掌握每一件事实

事实就是根据你的目的,选择不同的法则、结果、事例、情报、数据等等。把事实一件一件分开来,正确掌握每一件事实的规模和内容,这就是面对难题的第一步——整理。当我们面对问题时,不要慌乱,应该先整理出问题中的关键信息,找到每一件事实

我们可以看看具体的例子:

当我们需要做好某个产品的宣传策划时,“在现有渠道,该产品的销售额已经面临瓶颈”这个问题是事实,“通过不同的活动进行宣传,提升产品知名度”这项计划也是事实,“公司对宣传投入的预算大概为10万元”这个数字也是事实……

不管是任何工作,都会有不同的问题、计划、数字出现,你也可能有许多见解和想法,更是常常会有新点子随机出现,但是我们必须要对这些事实进行整理。

这些事实有大有小,我们需要区分轻重主次。换句话说,就像在收拾归纳自己的衣橱一样,必须按照衣服的季节和大小进行整理。

另外,在与人沟通时也是一样,如果你想要对方能够接受你给出的信息,认同你说的话,那么,在你说出口之前,你需要先在大脑中迅速整理自己想要说的内容,然后有条理地表达出来,只有这样,你才能让对方接收到清楚有条理的信息,对方才有可能明白你在说什么,也才有可能去思考你给出的内容并认同你。

2、分解:没有遗漏、没有重复地划分事实

一份有问题、让人看了也摸不清头绪的资料,就像让人抓不住重点的沟通一样,都是因为以自我为中心。

有些人制作的策划书总是能赢得对方的青睐,有些人说话总是能得到赞同,他们究竟有什么办法呢?

这个时候,我们就需要进行第二步——分解

当你整理完成想要表达的信息和资料后,我们还需要通过分解,对事实进行没有遗漏、没有重复地划分。

听起来,分解好像很简单,但是,能不能正确分解事实,对工作成果影响很大。根据目前的工作情况,我们有两种方式可以进行事实分解

A. 由上而下思考法:在深入探究问题之前,我们可以先根据问题建立大纲。比如,如果你需要制作策划书,那么你可以先思考“会通过的策划书有什么关键信息”,先建立大致的假说之后再进行调查。或者当你进行采访时,可以把对方说的内容都记下来,等到结束再去思考对方所说的重点。

B. 由下而上思考法:这是指我们在探究问题时,先搜集各种数据和资料,然后再将数据和资料分组,整理后得出结论。例如,当你面对采访对象时,会把对方的重点记下来,而不是对方说什么就记什么。

这两种方式我们可以应用在日常工作和交流中,但是不管采用哪一种方法,得到的结论都是一样的,你可以选择自己擅长的方法。但是一定要遵守基本原则,从正确的角度搜集、整理事实分解的没有遗漏和重复,这样才能找到正确的答案。

3、比较:以同样的角度比较事实

分解事实之后,我们就可以对这些事实进行比较。比较是把相同单位的事实放在一起对照,从差异中得出自己的结果。我们也可以在同类型的事实中,找出共同点。

我们在进行量化比较时,图表可以让结果看起来更清楚,所以我们可以通过图表的形式,发现差异,找到问题的解决办法。

比较有很多好处,我们在工作中最重要的就是清楚看出“接下来要采取什么行动”。比较事实,我们才能最终得出解决办法。

综上所述,对方无法理解自己想说的事,往往有三种原因:

原因 1:没有好好“整理”对方说的话或发生的现象;

原因 2:没有把事情“分解”成容易处理的大小;

原因 3:没有通过“比较”,清楚呈现自己想告诉对方的意思。

反过来说,只要培养“整理”“分解”“比较”的技能, 就能充满自信地面对任何工作上的难题。

工作上要持续成长,提高工作质量,需要不断地“重复”这三步骤,只有这样,才能让自己的想法不断进化,在重复几次后,还可以得出更精准的答案。

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