快好知 kuaihz

有效率的秘书在收集资料做报告时,会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤

  一、 对事方面

  在研究这些资质特点之前,应知道这些资质特点皆需费时,非一蹴可几。新进秘书往往渴望自己的能力强、速度快,因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。秘书对时间及速度的重视是可理解的,但如果不具备以下五项的资质,经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面,增加主管之困扰。

  对事方面的资质有五项:准确性;好判断力;工作效率;机智性;主动性。现分别说明如下:

  (一)准确性

  准确性在此五项中,排行最前,可见其重要性。秘书每天的工作,都可能会有错。每打一定,每写一字,都有可能错。然而,有效率的秘书每天都做准确的工作。没有准确性,秘书的工作毫无意义。事实上,不准确的工作比不做还糟,因它所带来的麻烦,可能要花更多的时间去清理。

  但要如何才能算是准确性呢?即是每件细节都很精确。这是需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤,就能做出准确的工作:

  —小心完成每件工作。

  —小心核对每个细节

  —小心改正所有错误

  —小心检查修正过的细节

  在制作文件,如果需要列出价格时,秘书要小心地打字,小心地检查价格是否正确,小心修正任何错误,然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑,如果没发现任何错误,而一再检查,是否很费时。不,绝不。如果检查十次,还未发现任何错误,但在第十一次才发现错误,所花的时间还是值得的。准确性,即是小心地检查过,小心地改正过,小心地再检查过的小心的工作。

  

  (二)好判断力

  每位主管都要求秘书有好的判断力。如果秘书总是道歉说:“对不起,这件事我未想到”,那么,就必须培养此特质。幸运地,这是可以培养训练的。这了要有好的判断力,可遵循下列四个步骤:

  第一步骤:想想看你正在做什么

  现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思;即是,集中精神。所以,思考是训练好判断力的绝对要素。

  第二步骤:看看是否该采取行动。

  如果能集中思考,便知是否该采取行动。例如,是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到,找主管去。不错过任何采取行动的机会。

  第三步骤:研析各种因素。

  当你需要采取行动时,研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素,值得再斟酌。

  第四步骤:当机采取行动

  依各种因素,衡量该采取的行动。然后,在适当的时机,采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。

  《情况一》

  主管交待秘书去写一封信。当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后,再去请示主管,原来主管弄错了。秘书的正确判断,省下很多麻烦,也获得主管的赞许。

  《情况二》

  主管感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。秘书判断分析,觉得良机不可失,况且主管只是感冒而已。所以,秘书决定去电告知主管,但首先准备客户的齐全资料,以备主管询问。最后,主管称赞秘书的好的判断力。

  

  (三)工作效率

  工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时,有些秘书能处理好很多件任务;有些秘书则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话,那差别就在于做事有无工作效率。

  有效率的秘书在收集资料做报告时,会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤:

  ─把整个资料分成许多单元

  ─把每单元资料分别写在纸条上

  ─把每单元依其来源来分类

  ─把纸条依系统排列

  ─把相关的单元归类成档

  用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如,主管出差,他希望秘书作电话记录。秘书则必须能筛选电话,并把每通电话的重点记在便条纸上,以便主管回来,即可一目了然,这就是工作效率。

  (四)机智性

  机智性来自“再升”(rise again)之意。对于一个秘书,机智意即:在传统因袭的方式进行不通时,转向其他的资源或方法,以求解决。主管有时会指派难以完成的任务。秘书,甚至在心里颓丧时,必须保持乐观的态度。在遇困难时,不放弃,而试着找其他可行之道,再尝试,直到成功。

  有位主管想找一份资料,但在档案里,遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长,就决定去找这位会长,但即发现电话簿没登记。所以秘书打电话到他家,间接得知他办公室的电话号码,再打给他的秘书,而获得那份资料。其实秘书早就可以放弃了,但没有。机智是设法找出不同的解决办法,直到成功为止。

  

  (五)主动性

  主动性即是能预见该做的事。没有指使,便主动地去做。所有秘书工作皆需要主动性去完成:指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。

  主动性可分为二种方式:

  —为主管的方便。(服务性)

  —为主管分忧解劳。(业务性)

  第一方式:

  有位秘书把客户来信给主管看时,通常把先前相关的通信资料附上,以利主管参考。主管可能没时间看它,但他喜欢这样,以利得知来龙去脉,并做出最佳之决定与指定。

  第二方式:

  秘书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长。秘书把报导剪下并附上自己先拟的祝贺函,一起呈给主管。不管主喜不喜欢这封祝贺函,他一定会感激秘书的主动性的。

  

本站资源来自互联网,仅供学习,如有侵权,请通知删除,敬请谅解!
搜索建议:有效率  有效率词条  下列  下列词条  步骤  步骤词条  可靠  可靠词条  秘书  秘书词条